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Digitalberater für digitale Transformation

Prozessdigitalisierung

Die voranschreitende Digitalisierung nimmt einen wichtigen Stellenwert ein. Nicht nur in unserem privaten Alltag, sondern auch in der modernen Arbeitswelt verändert sie die Art und Weise wie wir kommunizieren und arbeiten. Arbeitsweisen werden schneller, Kommunikationsprozesse mobiler. Der Anspruch an Unternehmen: Auf digitale Veränderungen reagieren und für analoge Prozesse digitale Lösungen finden.

Die Zusammenstellung im Folgenden zu Prozessdigitalisierung soll Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Themenbereiche geben und Ihnen gleichzeitig auch die häufigsten Fragen zu Prozessdigitalisierung beantworten.

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Was ist Prozessdigitalisierung?

 

Bei der Prozessdigitalisierung geht es darum, analoge Prozesse praktisch zu digitalisieren und diese so trotz wandelnder Anforderungen wettbewerbsfähig und effizient zu halten.

Die Prozessdigitalisierung zielt hierbei nicht darauf ab, ursprüngliche Geschäftsprozesse lediglich pauschal zu digitalisieren, sondern diese mithilfe gezielter Transformationen sinnvoll neu zu definieren. Das macht sie zu einem notwendigen Schritt, um das eigene Unternehmen nachhaltig konkurrenzfähig und wirtschaftlich zu gestalten. Darüber hinaus zielt sie darauf ab, Kosten zu senken, bestehende Fehlerquellen zu beheben sowie Arbeitsabläufe schlanker und performanter zu gestalten.

Wie funktioniert Prozessdigitalisierung?

 

Die Umstellung von Stift und Papier auf digitale Schreibprogramme wie Word und Excel stellt zwar bereits eine Digitalisierung dar, ist meist jedoch keine optimale Lösung. Für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung gilt es vielmehr bereits vorhandene Systemlandschaften und Arbeitsstrukturen mit anforderungsgerechten Systemlösungen zu verbinden und produktiv umzusetzen. Das Ziel ist es hierbei, Workflows zu generieren, die transparent, flexibel und stabil sind und langfristig zur Verbesserung eigener Produkte und Dienstleistungen beitragen.

Dabei gibt es verschiedene Ansätze und Möglichkeiten, wie eine Prozessdigitalisierung durchgeführt werden kann. In der Regel ist diese jedoch ein mehrgliedriger Prozess, an dessen Ende die für Sie optimale Systemlösung steht. Hierfür führen wir zu Beginn eine Analyse bereits bestehender Prozesse durch, die dabei hilft, den Ist-Zustand Ihres Unternehmens probat einzuschätzen und Risiken sowie Potenziale zu ermitteln. Darauf aufbauend definieren wir mit Ihnen Ihre ganz individuelle digitale Lösung, was gleichzeitig zu einer Optimierung Ihrer Prozesse führt, denn: Schlechte Prozesse bleiben schlecht, auch wenn sie digitalisiert sind.

Unter Einbeziehung von Kundenanforderungen und Mitarbeiterfeedbacks ergibt sich dann eine Konzeption zur unternehmensspezifischen Prozessdigitalisierung. Das kann neben intelligenten Schnittstellenlösungen auch Prozessautomatisierungen beinhalten. Bei der Umsetzung werden diese dann als digitale Workflows implementiert und je nach vorhandener Systemarchitektur integriert.

Unsere PRinguin Experten setzen bei der Prozessdigitalisierung hauptsächlich auf webbasierte Lösungen mit dem Einsatz von verschiedenen Systemen wie beispielsweise PIM, DAM oder CRM.

Welche Themenschwerpunkte gibt es bei Prozessdigitalisierung?

 

Nur am Ball zu bleiben, ist nicht der einzige Grund, weshalb es immer wichtiger wird, Prozesse sinnvoll zu digitalisieren. Die Prozessdigitalisierung bietet eine breite Palette an Möglichkeiten, wie Digitalisierung in Ihrem Unternehmen realisiert werden kann: Ob Vertrieb, Marketing oder IT - überall kann durch die Transformation von analogen Prozessen in digitale bis hin zu automatisierten Workflows profitiert werden.

Wir haben im Folgenden zentrale Themenschwerpunkte im Bereich Prozessdigitalisierung für Sie zusammengefasst.

PIMCORE

Bei der Umsetzung einer effizienten Prozessdigitalisierung stellt die führende Open Source Software PIMCORE ein nützliches Tool zur gezielten Verwaltung Ihrer Daten und Inhalte dar. PIMCORE bietet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten wie CMS, DAM, PIM, MDM oder CDP, wodurch es optimale Voraussetzungen für eine individuelle Prozessdigitalisierung schafft.

Prozesse können mit PIMCORE so nicht nur zeitsparender, effizienter und weniger fehleranfällig durchgeführt, sondern je nach Bedarf auch langfristig immer wieder angepasst und modifiziert werden.

So können beispielsweise Dokumente digital an einem Ort gesammelt und archiviert werden, sodass ein schneller, abteilungsübergreifender Zugriff gewährleistet wird. Berge von Dokumenten, die vor und während dem Ablauf von Geschäftsprozessen entstehen, und umständlich analog verarbeitet, sortiert und abgeheftet werden müssen, werden so automatisch in performante Prozesse überführt, die Ihnen mehr Zeit für Ihr eigentliches Kerngeschäft verschaffen.

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Projektmanagement

Die Prozessdigitalisierung ist für praktisches Projektmanagement eine zeit- und kostensparende Lösung, da sie es ermöglicht, Arbeitsabläufe wirkungsvoller zu gestalten. So können mit dem richtigen Tool Projekte an einem Ort zentral erstellt, verwaltet und nachbereitet werden. Das steigert nicht nur die Transparenz bestehender Projektabläufe, sondern sorgt auch für einen erhöhten Wissenstransfer über Abteilungsgrenzen hinweg.

Als Projektmanager behalten Sie so den Überblick über Planung, Organisation und Evaluation in sämtlichen Projektphasen, wodurch Sie Zeit-, Ressourcen- und Arbeitsaufwand besser einschätzen können. Gerne erarbeiten wir hier zusammen mit Ihnen Ihre optimale Projektmanagement-Lösung, die Ihre Anforderungen optimal abdeckt.

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Produktinformationsmanagement

Mithilfe eines Produktinformationsmanagement (kurz PIM) können sämtliche Produktdaten Ihres Unternehmens zentral an einem Ort digital verwaltet, gepflegt und auf unterschiedliche Vertriebskanäle automatisiert ausgespielt werden. Das führt dazu, das Ihre Produktdaten nicht nur aktuell, konstant und verfügbar, sondern darüber hinaus für alle beteiligten Mitarbeiter leicht zugänglich sind.

Egal ob Marketingdaten, Mediendaten oder technischen Daten - mit einer individuelle PIM-Lösung lassen sich Produktdaten jeglicher Art schnell und sinnvoll verwalten. So können unter anderem Vertriebsprozesse beschleunigt (zentrale Rechnungsabwicklung, automatisierte Angebotserstellung etc.) und Routineprozesse automatisiert werden.

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Customer Relationship Management

Ein Customer Realtionship Management (kurz CRM)  ist ein nützliches Tool zur Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen. Hier können alle Kundendaten digital an einem Ort gespeichert werden, was allen Mitarbeitern einen direkten Zugriff ermöglicht. Beispielsweise können bei einem Anruf durch ein automatisiertes Erscheinen der Kundendaten auf dem Bildschirm, Anfragen oder Beschwerden schneller und besser abgewickelt werden. Da man so den Kunden nicht unnötig lange warten lassen muss, während man nach bestimmten Daten sucht, führt das zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Zudem können durch diesen digitalisierten Ablauf mehr Anrufe und Anfragen behandelt werden, was wiederum zu einem schnelleren und effizienterem Arbeitsablauf beiträgt.

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Web To Print

Mit Web To Print können Anwender über eine Weboberfläche auf vorgefertigte Templates zugreifen und individuelle Anpassungen im jeweiligen Corporate Design schnell und einfach vornehmen. Die individualisierten Druckerzeugnisse werden dann automatisch in eine druckfähige PDF-Datei verwandelt und direkt für den Druck zur Verfügung gestellt.

Mit Hilfe dieser Prozessdigitalisierung können wiederkehrende Routineprozesse wie die Erstellung von Visitenkarten, Broschüren, Flyer oder Briefbögen in automatisierte Workflow-Module umgewandelt werden. Das ist nicht nur zeit-, ressourcen,- und kostensparend, sondern dient darüber hinaus einem schnelleren Druck personalisierter Werbemittel. Eine digitale Web To Print Lösung kann individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden, damit Potenziale optimal ausgeschöpft und die richtigen Prozesse praktisch digitalisiert werden können.

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Digitalberater für digitale Transformation

Mit der digitalen Transformation hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, durch Digitalisierungsstrategien sowie dem Einsatz digitaler Technologien, Prozesse umzugestalten und zu digitalisieren. Durch die richtigen, digitalen Prozesslösungen können so  Arbeitsprozesse erleichtert und das eigentliche Kerngeschäft gestärkt werden. Beispielsweise kann der Vorgang einer manuellen Auswertung und Übertragung der Kosten von Google Ads Kampagnen in eine Exceltabelle durch Prozessdigitalisierung vereinfacht werden, indem dieser Vorgang ganz einfach automatisiert wird.

Damit die Digitalisierung von Prozessen erfolgreich und effektiv umgesetzt wird, ist es sinnvoll, sich mit Hilfe eines Digitalberaters einen Überblick über bestehende Prozesse, sowie die technischen Möglichkeiten zu verschaffen. Im Rahmen eines Digital Workshops lassen sich hier Chancen und Potenziale ermitteln sowie Risiken und besondere Herausforderungen eruieren.

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Kann Prozessdigitalisierung mein Unternehmen voranbringen?

 

Die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen spart viel Zeit und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, den Fokus auf wichtigere Aufgaben zu legen sowie effizienter, schneller und kostengünstiger zu arbeiten. Die Sorge, dass durch die Prozessdigitalisierung Arbeitsplätze verloren gehen, ist hier meist nicht begründet. Vielmehr stellt sie eine Chance dar, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern zu steigern und sich so als Unternehmen langfristig als attraktive Marke zu positionieren.

Der Wunsch nach einfachen und unkomplizierten Prozessen seitens potenzieller Kunden wächst mit der Digitalsierung immer mehr. Egal ob einfache Bestellvorgänge, intuitive Benutzeroberflächen oder schnelle Reservierungen - will man als Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben, gilt es bestehende Prozesse immer wieder neu zu hinterfragen und gegebenenfalls zu modifizieren. Denn über Erfolg oder Nicht-Erfolg eines Produkts entscheidet vor allem der Kunde und seine User Experience. Das macht Kundenzufriedenheit zu einem essentiellen Faktor innerhalb der Digitalen Transformation.

Wo und wie man mit dieser Transformation beginnt, kann zu Beginn wie ein schwer zu bewältigender Berg an komplizierter Arbeit und aufwändiger Umstellungen wirken. Ist das Rad jedoch einmal in Schwung gebracht, können Prozesse und Systemstrukturen im Laufe der Zeit anhand von KPIs immer weiter optimiert und wenn möglich sogar vollautomatisiert werden. So bleibt Ihr Unternehmen oben auf und erzeugt einen wirklichen Mehrwert für Kunden und Mitarbeiter.

Welches Budget wird für Prozessdigitalisierung benötigt?

 

So vielfältig die Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung sind, so umfangreich ist auch die Spannweite der zu investierenden Kosten. Je nachdem, welche Prozesse wie digitalisiert werden sollen, verändern sich dementsprechend auch Anforderungen an Budget und Ressourcen. Denn nicht jeder Prozess muss gleich vollautomatisiert werden. Oft reicht es auch, nur kleine Fixpunkte zu verändern, die das Rad ins Rollen bringen und bereits ganze Workflows für Ihre Mitarbeiter erleichtern. Obwohl man sich bei komplexeren Prozessen zwar oft in einem höheren Budget-Bereich befindet, ist eine Digitalisierung vor allem hier oft enorm profitabel.

Da sich Unternehmen und individuelle Prozesse voneinander unterscheiden, gibt es keine bestimmten Regeln, welche Prozesse mit welcher Intensität digitalisiert werden müssen. Daher ist es wichtig, sich genaue Ziele zu definieren und anhand dieser Ziele die Bausteine so zu verschieben, dass es für Ihr Unternehmen genau richtig ist.

Was ist besser - Prozessdigitalisierung selber durchführen oder Prozessdigitalisierung auslagern?

 

Je nachdem wie umfangreich die Prozesse sind, die digitalisiert werden sollen, fällt auch diese Entscheidung unterschiedlich aus. So gibt es unter Umständen bereits Kompetenzen im eigenen Unternehmen, die eine Prozessdigitalisierung einiger Prozesse selbst durchführen können. Jedoch kann es auch hier ratsam sein, sich von professionellen Experten beraten zu lassen, sodass nicht nur die richtigen Prozesse digitalisiert, sondern diese durch die Digitalisierung auch optimiert werden.

Wie bereits erwähnt, wird durch die Digitalisierung aus einem schlechten Prozess noch lange kein guter Prozess. Am vorherigen Beispiel der manuellen Übertragung der Kosten von Google Ads Kampagnen lässt sich das noch einmal gut aufzeigen: Der erste Schritt ist die Digitalisierung des Prozesses durch die Benutzung einer Excel Tabelle anstatt Stift und Papier. So ist er zwar digitalisiert, jedoch noch lange nicht optimal. Es ist noch immer ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Eine Möglichkeit zur digitalen Optimierung dieses Prozesses ist hier ihn zu automatisieren, sodass die Daten durch die Google Ads API automatisch in eine Tabelle eingetragen werden.

Durch die Prozessdigitalisierung bildet sich also der Grundstein für die Automatisierung von Abläufen. Es entstehen weitere Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und Kundenanforderungen besser zu identifizieren. Daher ist es ratsam, Prozessdigitalisierung gezielt anzugehen. Eine Auslagerung der Prozessdigitalisierung an spezialisierte Experten kann Ihnen dabei helfen, mit der richtigen Beratung Ihre individuelle optimale Lösung zur Prozessdigitalisierung zu finden.

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