Event Management System
Veranstaltungen effizient planen
Zielgruppen individuell ansprechen
Ein Event Management System (auch: Veranstaltungsverwaltungssystem) hilft dabei, Veranstaltungen, deren Besucher*innen und damit verbundene Prozesse zu verwalten.
Business-Events, Online Seminare, Trainings und andere Veranstaltungen können online mit einem EMS organisiert werden.
Unsere Expert*innen unterstützen Sie bei der Planung, Entwicklung und Umsetzung Ihres Event Management Systems.
Wer Veranstaltungen plant, weiß, dass Details in den Vorbereitungen gerne mal untergehen. Mit einem Veranstaltungsverwaltungssystem behalten Sie alle laufenden Prozesse im Blick. Innerhalb eines Systems können die entstandenen sowie die noch anfallenden Kosten eingesehen werden.
Zudem liefert Ihnen ein EMS den Überblick über noch offene Aufgaben, Aufwände und vorhandene Ressourcen. Definieren Sie individuell die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten und teilen Sie diese verschiedenen Personen zu.
Zusätzlich lassen sich auch Ablaufpläne erstellen, um so ein gezieltes Zeitmanagement einzuhalten.
Teilnehmer & Einlassmanagement
Mit einem EMS lassen sich Veranstaltungsteilnehmer*innen von überall aus managen. Auf Engpässe und Buchungsausfälle kann rechtzeitig reagiert werden.
Eine integrierte Zahlungsabwicklung unterstützt Sie bei einem unkomplizierten Einlassmanagement. Die Besucher*innen erhalten elektronische Tickets, die an der Einlasskontrolle über Barcodes oder Passbooks auf dem Handy, Tablet oder einem anderen mobilen Endgerät ausgelesen und kontrolliert werden können.
Ticketverwaltung & Einladungsmanagement
Verkaufen Sie die Tickets für Ihre Veranstaltungen einfach online, direkt von Ihrer Internetseite. Dabei verwaltet ein integriertes Ticket-System automatisch die Zahlungseingänge und verbucht zeitgleich die Anzahl der Besucher*innen. Dies verhindert eine Überbuchung und Doppelbelegung vorhandener Teilnehmerplätze.
Anhand vordefinierter Einladungslisten kann individuell auf Zu- und Absagen reagiert werden. So lassen sich bestimmte Zielgruppen individuell ansprechen und einladen. Die Einladungen für Besucher*innen sind von überall jederzeit einsehbar und verwaltbar.
Agenda & Referentenmanagement
Verwalten Sie bestimmte Zeitabläufe und Vorträge innerhalb der Software. Laden Sie Referent*innen und Sponsor*innen gezielt und exklusiv ein. Dabei lassen sich die Referent*innen für Ihr Event direkt mit den entsprechenden Kosten im Agendaplan verbuchen.
Dank anschaulicher Grafiken und Auswertungen steht jederzeit der Überblick über Kosten, Einnahmen und Teilnehmerzahlen zur Verfügung. So lässt sich die Planung auch nach der Veranstaltung auswerten und optimieren. Ausführliche Gegenüberstellungen helfen dabei, das Optimierungspotenzial der einzelnen Vorgänge zu erkennen.
Individuelle Dashboards
Mithilfe individuell anpassbarer Dashboards haben Sie immer im Blick was Ihnen bei der Planung der Veranstaltung wichtig ist.
Flexible Ticketverwaltung
Je nach Event können Sie unterschiedliche Tickets definieren und die maximale Teilnehmeranzahl verwalten.
Agendamanagement
Planen Sie unterschiedliche Zeitfenster für bestimmte Themen und Referenten ein. Bei mehreren Veranstaltungen können Sie die Referent*innen der jeweiligen Veranstaltung zuordnen.
Checkliste
Auf einen Blick sehen, welche Aufgaben noch anstehen und welche schon erledigt sind. Dabei können Sie wichtige und zeitabhängige To Dos sofort erkennen.
Online Registrierung
Über Online Registrierungen mit automatischen Teilnahmebestätigungen und Rechnungsversand vereinfacht sich der Workflow bei der Eventplanung.
Aufgaben definieren
Bevorstehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten lassen sich im Team sinnvoll zuteilen und erledigen.
Je größer die Veranstaltungen sind, desto mehr Organisationsaufwand ist damit verbunden.
Mit einem Event Management System organisieren und verwalten Sie unkompliziert und flexibel bevorstehende Veranstaltungen.
Unsere zertifizierten PRinguin-Expert*innen helfen Ihnen bei der Wahl einer passenden EMS Software. Mithilfe einer Bedarfsanalyse ermitteln wir Ihre spezifischen Anforderungen an das Event Management, um so Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Darüber hinaus stehen wir Ihnen nicht nur während der Umsetzung, sondern auch nach Projektabschluss unterstützend und beratend zur Seite.
Interdisziplinarität
Unsere PRinguin Expert*innen sind es gewohnt, in vielfältigen Branchen und Bereichen zu agieren. Dieses Wissen bringen sie ein.
Zuverlässigkeit
Als Digitalagentur arbeiten wir am Puls der Zeit, um unsere Kund*innen nachhaltig zu unterstützen.
Professionalität
Unser Team verfügt über zertifiziertes Fachwissen und richtet die Umsetzung individuell an Ihnen und Ihrem Unternehmen aus.
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