Event Management System
Veranstaltungen effizient planen
Zielgruppen individuell ansprechen
Ein Event Management System (EMS) ist auch bekannt unter Veranstaltungsverwaltungssystem. Es stellt eine Software dar, mit der sich Veranstaltungen, deren Besucher*innen und damit verbundene Prozesse verwalten lassen. Business-Events, Online Seminare, Trainings und andere Veranstaltungen können online mit einem EMS organisiert werden.
Wer Veranstaltungen plant, weiß, dass die kleinen Details in den Vorbereitungen gerne mal untergehen. Mit einem Veranstaltungsverwaltungssystem behalten Sie alle laufenden Prozesse im Blick. Innerhalb eines Systems können die entstandenen sowie die noch anfallenden Kosten eingesehen werden.
Zudem liefert Ihnen ein EMS den Überblick über noch offene Aufgaben, Aufwände und vorhandene Ressourcen. Definieren Sie individuell die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten und teilen Sie diese verschiedenen Personen zu. Zusätzlich lassen sich auch Ablaufpläne erstellen, um so ein gezieltes Zeitmanagement einzuhalten.
Mit einem EMS lassen sich die Veranstaltungsteilnehmer von überall aus managen. Auf Engpässe und Buchungsausfälle kann rechtzeitig reagiert werden. Eine integrierte Zahlungsabwicklung unterstützt Sie bei einem unkomplizierten Einlassmanagement. Die Besucher*innen erhalten elektronische Tickets, die an der Einlasskontrolle über Barcodes oder Passbooks auf dem Handy, Tablet oder einem anderen mobilen Endgerät ausgelesen und kontrolliert werden können.
Verkaufen Sie die Tickets für Ihre Veranstaltungen einfach online, direkt von Ihrer Internetseite. Dabei verwaltet ein integriertes Ticket-System automatisch die Zahlungseingänge und verbucht zeitgleich die Anzahl der Besucher*innen. Dies verhindert eine Überbuchung und Doppelbelegung vorhandener Teilnehmerplätze.
Anhand vordefinierter Einladungslisten kann individuell auf Zu- und Absagen reagiert werden. So lassen sich bestimmte Zielgruppen individuell ansprechen und einladen. Die Einladungen für Besucher*innen sind von überall jederzeit einsehbar und verwaltbar.
Mithilfe individuell anpassbarer Dashboards haben Sie immer im Blick was Ihnen bei der Planung der Veranstaltung wichtig ist.
Je nach Event können Sie unterschiedliche Tickets definieren und die maximale Teilnehmeranzahl verwalten.
Planen Sie unterschiedliche Zeitfenster für bestimmte Themen und Referenten ein. Bei mehreren Veranstaltungen können Sie die Referent*innen der jeweiligen Veranstaltung zuordnen.
Auf einen Blick sehen, welche Aufgaben noch anstehen und welche schon erledigt sind. Dabei können Sie wichtige und zeitabhängige To Dos sofort erkennen.
Über Online Registrierungen mit automatischen Teilnahmebestätigungen und Rechnungsversand vereinfacht sich der Workflow bei der Eventplanung.
Bevorstehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten lassen sich im Team sinnvoll zuteilen und erledigen.
Verwalten Sie bestimmte Zeitabläufe und Vorträge innerhalb einer Software. Laden Sie Referent*innen und Sponsoren gezielt und exklusiv ein. Dabei lassen sich die Referent*innen für Ihr Event direkt mit den entsprechenden Kosten im Agendaplan verbuchen.
Dank anschaulicher Grafiken und Auswertungen steht jederzeit der Überblick über Kosten, Einnahmen und Teilnehmerzahlen zur Verfügung. So lässt sich die Planung auch nach der Veranstaltung auswerten und optimieren. Ausführliche Gegenüberstellungen helfen dabei, das Optimierungspotenzial der einzelnen Vorgänge zu erkennen.
Je größer die Veranstaltungen sind, desto mehr Organisationsaufwand ist damit verbunden. Mit einem Event Management System organisieren und verwalten Sie unkompliziert und flexibel bevorstehende Veranstaltungen.
Unsere zertifizierten PRinguin-Expert*innen helfen Ihnen bei der Wahl einer passenden EMS Software. Mithilfe einer Bedarfsanalyse ermitteln wir Ihre spezifischen Anforderungen an das Event Management, um so Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Darüber hinaus stehen wir Ihnen nicht nur während der Umsetzung, sondern auch nach Projektabschluss unterstützend und beratend zur Seite.
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