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Event Management System

Veranstaltungen effizient planen

Zielgruppen individuell ansprechen  

Event Management System

Ein Event Management System (EMS) ist auch bekannt unter Veranstaltungsveraltungssystem. Es stellt eine Software dar, mit der sich Veranstaltungen, deren Besucher und damit verbundene Prozesse verwalten lassen. Business-Events, Online Seminare, Trainings und andere Veranstaltungen können online mit einem EMS organisiert werden.

Chaos in der Eventplanung? So behalten Sie den Überblick!

Wer Veranstaltungen plant, weiß, dass die kleinen Details in den Vorbereitungen gerne mal untergehen. Mit einem Veranstaltungsverwaltungssystem behalten Sie alle laufenden Prozesse im Blick. Innerhalb eines Systems können die entstandenen sowie die noch anfallenden Kosten eingesehen werden.

Zudem liefert Ihnen ein EMS den Überblick über noch offene Aufgaben, Aufwände und vorhandene Ressourcen. Definieren Sie individuell die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten und teilen Sie diese verschiedenen Personen zu. Zusätzlich lassen sich auch Ablaufpläne erstellen, um so ein gezieltes Zeitmanagement einzuhalten.

Teilnehmer & Einlassmanagement

Mit einem EMS lassen sich die Veranstaltungsteilnehmer von überall aus managen. Auf Engpässe und Buchungsausfälle kann rechtzeitig reagiert werden. Eine integrierte Zahlungsabwicklung unterstützt Sie bei einem unkomplizierten Einlassmanagement. Die Besucher erhalten elektronische Tickets, die an der Einlasskontrolle über Barcodes oder Passbooks auf dem Handy, Tablet oder einem anderen mobilen Endgerät ausgelesen und kontrolliert werden können.

Sie haben Fragen rund um das Thema EMS?

Ticketverwaltung & Einladungsmanagement

Verkaufen Sie die Tickets für Ihre Veranstaltungen einfach online, direkt von Ihrer Internetseite. Dabei verwaltet ein integriertes Ticket-System automatisch die Zahlungseingänge und verbucht zeitgleich die Anzahl der Besucher. Dies verhindert eine Überbuchung und Doppelbelegung vorhandener Teilnehmerplätze.

Anhand vordefinierter Einladungslisten kann individuell auf Zu- und Absagen reagiert werden. So lassen sich bestimmte Zielgruppen individuell ansprechen und einladen. Die Einladungen für Besucher sind von überall jederzeit einsehbar und verwaltbar.

Ihre Vorteile eines EMS auf einen Blick

Individuelle Dashboards

Mithilfe individuell anpassbarer Dashboards haben Sie immer im Blick was Ihnen bei der Planung der Veranstaltung wichtig ist.

Flexible Ticketverwaltung

Je nach Event können Sie unterschiedliche Tickets definieren und die maximale Teilnehmeranzahl verwalten.

Agendamanagement

Planen Sie unterschiedliche Zeitfenster für bestimmte Themen und Referenten ein. Bei mehreren Veranstaltungen können Sie die Referenten der jeweiligen Veranstaltung zuordnen.

Checkliste

Auf einen Blick sehen, welche Aufgaben noch anstehen und welche schon erledigt sind. Dabei können Sie wichtige und zeitabhängige To Dos sofort erkennen.

Online Registrierung

Über Online Registrierungen mit automatischen Teilnahmebestätigungen und Rechnungsversand vereinfacht sich der Workflow bei der Eventplanung. 

Aufgaben definieren

Bevorstehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten lassen sich im Team sinnvoll zuteilen und erledigen.

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Agenda & Referentenmanagement

Verwalten Sie bestimmte Zeitabläufe und Vorträge innerhalb einer Software. Laden Sie Referenten und Sponsoren gezielt und exklusiv ein. Dabei lassen sich die Referenten für Ihr Event direkt mit den entsprechenden Kosten im Agendaplan verbuchen.

Dank anschaulicher Grafiken und Auswertungen steht jederzeit der Überblick über Kosten, Einnahmen und Teilnehmerzahlen zur Verfügung. So lässt sich die Planung auch nach der Veranstaltung auswerten und optimieren. Ausführliche Gegenüberstellungen helfen dabei, das Optimierungspotenzial der einzelnen Vorgänge zu erkennen.

EMS für Ihr Unternehmen

Je größer die Veranstaltungen sind, desto mehr Organisationsaufwand ist damit verbunden. Mit einem Event Management System organisieren und verwalten Sie unkompliziert und flexibel bevorstehende Veranstaltungen.
Unsere zertifizierten PRinguin-Experten helfen Ihnen bei der Wahl einer passenden EMS Software. Mithilfe einer Bedarfsanalyse ermitteln wir Ihre spezifischen Anforderungen an das Event Management, um so Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Darüber hinaus stehen wir Ihnen nicht nur während der Umsetzung, sondern auch nach Projektabschluss unterstützend und beratend zur Seite.

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