Katalogdatenmanagement
Produktbezogene Daten verwalten
Produktkataloge einheitlich gestalten
Die Anforderungen an Produktkataloge haben sich im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stark gewandelt. Unternehmen müssen die großen Mengen an Produktdaten effizient, flexibel und vor allem elektronisch verarbeiten können. Das Katalogdatenmanagement regelt den elektronischen Einkauf von Gütern, die in Katalogen angeboten werden. Es bezeichnet den elektronischen Prozess der Verwaltung von Produktkatalogen und den zugehörigen Katalogdaten.
Produktkataloge bieten den Kund*innen die Möglichkeit, sich bei der Wahl des geeigneten Produkts einen Überblick über die Produktpalette, Produkteigenschaften und Preise zu verschaffen. Das Katalogdatenmanagement eines Unternehmens analysiert und verarbeitet die Produktkataloge, die von Lieferant*innen übermittelt werden. Daraus ergeben sich die eigenen Produktinformationen, die anschließend im eigenen Produktkatalog für die Kund*innen verfügbar sind.
Mithilfe des Katalogdatenmanagements ist es möglich, einen einheitlichen Produktkatalog aus den verschiedenen Lieferanteninformationen zu erstellen.
Die externen Lieferantendaten lassen sich einfach und schnell in den Produktkatalog integrieren.
Die Produktkataloge von Lieferant*innen werden auf relevante Produktinformationen geprüft.
Während der Prüfungsphase können die Produktinformationen klassifiziert, kategorisiert und mit verschiedenen Merkmalen beschrieben werden.
Das Katalogdatenmanagement entscheidet, welche Artikel im eigenen Sortiment aufgenommen werden und gibt diese zur Übernahme frei.
Die passenden Produkte werden automatisch ins eigene Sortiment aufgenommen.
In erster Linie geht es bei der Entstehung eines Produktkatalogs darum, die verschiedenen Produktdaten, die von den unterschiedlichen Lieferant*innen bereitstehen, zu vereinheitlichen. Sind die Informationen konsistent, können sie durch Zusatzangaben erweitert und optimiert werden.
Die Produktdaten sollen in einem System erfasst und verarbeitet werden, dabei werden jedem Produkt Kategorien, Bilder, Assets und Merkmale zugeordnet. Das Katalogdatenmanagement verfügt dabei über Berührungspunkte mit verschiedenen Software Programmen.
Die mit Abstand bekannteste Lösung im Katalogdatenmanagement ist Excel. Die Informationen lassen sich übersichtlich und in einer tabellarischen Form zusammenfassen und bearbeiten. Allerdings eignet es sich nicht für komplexe Produkte, wie beispielsweise mehrdimensionale Produktvarianten. Hier sind die Möglichkeiten von Excel schnell ausgeschöpft.
In einem Master Data Management sammeln sich alle Lieferanten-, Kunden-, Mitarbeiter- und Artikelstammdaten eines Unternehmens. Die für die Erstellung eines Produktkatalogs benötigten Daten können einfach aus dem MDM verwendet werden.
Das Supplier Relationship Management regelt gezielt die Abläufe zwischen Unternehmen und deren Lieferant*innen. Da es das Hauptziel dieser Lösung ist, sich um die Beziehung zwischen den beiden Parteien zu kümmern, bietet eine solche Software die Möglichkeit, die Katalogdaten der unterschiedlichen Lieferant*innen zu verwalten.
Zwar beschäftigen sich ERP Systeme überwiegend mit Unternehmensprozessen der Produktherstellung und Auftragsabwicklung, dennoch können in diesen Systemen diverse produktbezogene Daten verwaltet werden. Allerdings eignet sich ein ERP System bei einer vermehrten Anzahl an Produktattribute eher weniger, da es nur begrenzte Kapazitäten zum Speichern von produktbezogenen Daten besitzt.
Das Produktinformationsmanagement (PIM) ist eine Software, die sich speziell auf die Erfassung und Aufbereitung von Produktdaten konzentriert. Das PIM System sammelt Produktdaten aus mehreren Datenquellen sowie mehreren Formaten und vereinheitlicht sie. Dabei ist es in der Lage, komplexe Datensätze identifizieren, verbessern und an alle gewünschten Kanäle übertragen zu können. Online- oder Printkataloge gelten für die Software als eigene Kanäle. Einige PIM Systeme bieten sogar, dank der zentrierten Speicherung von Produktdaten, die Möglichkeit, direkt in der Software einen Produktkatalog zu erstellen.
Online Shop Systeme wie Shopify, Magento, WooCommerce, OXID eSales und Shopware gelten als Katalogdatenmanagement. Sie bieten den Kund*innen die Möglichkeit, sich nicht nur im Produktkatalog über die verschiedenen Artikel zu informieren, sie können sich das gewünschte Produkt direkt beim Anbieter bestellen.
Dank des Katalogdatenmanagements lassen sich die relevanten Produktdaten zwischen den verschiedenen Systemen austauschen. Hierfür kommen Schnittstellen oder bestimmte Dateiformate zum Einsatz. Das Katalogdatenmanagement verwendet die Standardformate XLS, CSV und XML.
Das Standardformat für das Katalogdatenmanagement ist XLS. Dabei handelt es sich um eine Microsoft Excel Arbeitsmappen-Binärdatei. Alle Produktdaten, Preise, Kundenbeziehungen, Kategorien und Metadaten können im XLS gespeichert werden. Dank der Kompatibilität mit Excel ist es möglich die benötigten Daten später vollständig zu übernehmen.
Comma Separated Values (CSV) ist ein reines Text-Format mit tabellarischem Aufbau. Dieses Datenformat wird in der Regel von vielen verschiedenen Systemen genutzt.
Komplexere Datenstrukturen lassen sich mit dem XML einfacher beschreiben. Für die Definition von Attributen verwendet es bestimmte Tags, also Auszeichnungen eines Datenbestandes mit zusätzlichen Informationen. XML ist ein textbasiertes Datenformat und kann daher mit einem beliebigen Texteditor geöffnet und erstellt werden.
Egal ob Online oder Print, verfügt ein Unternehmen über mehrere Produkte, ist ein Produktkatalog ein effektives Mittel, um die Kund*innen zu erreichen und den Umsatz zu steigern. Es ist sinnvoll dabei für effiziente Prozesse beim Katalogdatenmanagement zu sorgen. Allem voran stehen die qualitativen Produktinformationen. Bei deren Bereitstellung und Verwaltung kann es zu verschiedenen Hindernissen kommen. Eine Software ist hier das Mittel der Wahl, doch die passende Lösung für Unternehmen ist nicht immer leicht zu finden.
Unsere zertifizierten PRinguin-Expert*innen helfen Ihnen bei der Wahl einer passenden Software für das Katalogdatenmanagement. Mithilfe einer Bedarfsanalyse ermitteln wir Ihre spezifischen Anforderungen an das Kundendatenmanagement, um so Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Wir stehen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung zur Seite und sind auch nach Projektabschluss als unterstützender Ansprechpartner für Sie da.