Intranet Lösung mit Meerwert
Ein Intranet ist ein Netz, das nicht öffentlich zugänglich ist. Im Gegensatz zum Internet kann auf das Intranet nur ein bestimmter Nutzerkreis zugreifen, beispielsweise die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens. Als Digital Workspace bietet es der gesamten Belegschaft eine moderne Lösung zur Organisation von Arbeit. Ob großes oder kleines Unternehmen – die Einrichtung eines flexiblen Intranets bringt zahlreiche Vorteile mit sich.
Beispielsweise kann es zum Wissensmanagement innerhalb eines Unternehmens beitragen oder Mitarbeiter*innen E-Learning Möglichkeiten bieten. Das Intranet versorgt die Mitarbeiter*innen zudem mit unternehmensrelevanten Informationen und kann zur Kollaboration zwischen Mitarbeiter*innen genutzt werden. Das Social Intranet kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Mitarbeiter*innen effektiver zu vernetzen.
Wir zeigen Ihnen mögliche Funktionen sowie einen Leitfaden zur Einrichtung eines Intranets, damit Sie Ihre Arbeitsorganisation und Produktivität im Unternehmen stärken können.
Ein Verzeichnis bietet die Einsicht in Mitarbeiterinformationen samt Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Dies erleichtert das Finden von Ansprechpartner*innen oder ermöglicht einen schnellen Blick auf die Urlaubsplanung.
Mit der Aufgabenverwaltung wird das Intranet zur zentralen Stelle der Arbeitsorganisation und -verteilung. Es bietet allen Beschäftigten eine klare Aufgaben- und Zielsetzung und eine Einsicht in ihren Fortschritt.
Projektorganisation im Intranet erleichtert die standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Aufgabenverteilung. Zudem findet ein übersichtlicher Austausch von Dokumenten statt.
Die Strukturierung des Intranets nach Kategorien bietet allen Nutzer*innen einen systematischen Überblick und ermöglicht eine zielgerichtete Suche.
Die Sammlung und Verwaltung von relevantem Wissen in internen Firmen-Wikis tragen maßgeblich zum Know-How und zur Weiterbildung der Mitarbeiter*innen bei.
Die Unternehmensvernetzung findet im Intranet auf mehreren Ebenen durch Newsfeed, Chat- und Kommentarfunktionen statt. Dies schafft eine ideale Grundlage für den offenen und transparenten Austausch.
Intranet Lösungen müssen nicht immer aus Redmond kommen und extrem teuer sein. Es gibt zahlreiche lizenzfrei einsetzbare Open Source Lösungen eines Intranets für Unternehmen. Durch den offenen Quellcode können diese Intranet Lösungen perfekt an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst werden. Gute Erfahrungen haben wir als Agentur beispielsweise mit der Open Source Software Moodle für E-Learning Plattformen gemacht. Alfresco haben wir erfolgreich als Social Intranet implementiert, Resource Space und Nextcloud wurden für das Projekt- und Dokumentenmanagement eingesetzt. Für viele Projekte nutzen wir auch PIMCORE, eines der führenden Open Source PIM-Systeme.
Gemeinsam mit Ihnen können wir ein geeignetes, auf Ihr Unternehmen funktional zugeschnittenes Intranet festlegen und implementieren.
Planungsphase
1. Strategie: Zu Beginn ist es signifikant, die Unternehmensziele und das Budget für das Intranet zu definieren. Zu den Überlegungen in diesem Rahmen gehören die gewünschten Funktionen und Formate des Intranets. Schließlich muss es optimal zum Unternehmen passen und dieses positiv ergänzen. Ebenso sind die Erwartungen sowie Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen im Hinterkopf zu behalten. Danach folgt der Vergleich von Anbietern und Lösungen (z.B. Open Source), wobei wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen.
2. Rollen festlegen: Damit das Einrichten auch nahtlos abläuft, müssen klare Positionen verteilt werden. Hier sind klar definierte Ansprechpersonen von hoher Bedeutung, falls im Verlauf der Nutzung Probleme auftreten. Als technischer Support sollten vor allem Expert*innen gewählt werden, die sich mit dem System umfassend auskennen und idealerweise auch bei der Implementierung mitgewirkt haben. Eine vorausschauende Sicht hilft bei dieser Entscheidung, um zu erkennen, wer das Intranet nachhaltig pflegen und aktualisieren kann.
Set-Up-Phase
3. Einführung: Darauf aufbauend steht nun an, bereits vorhandene Unternehmensinhalte und -strukturen in das gewählte System zu übertragen und diese in eine benutzerfreundliche Systematik zu bringen. Auch hier sind die Mitarbeiterbedürfnisse im Hinterkopf zu behalten, damit allen Beteiligten im Unternehmen eine optimale digitale Arbeitsfläche geboten wird.
4. Einführungsschulung: Nachdem das System steht, sollten Sie die Nutzer*innen nicht ins kalte Wasser werfen, sondern eine umfassende Einführung bieten. Die Durchführung eines Workshops, welcher alle Funktionen erläutert, bietet den Mitarbeitern eine höhere Sicherheit im Umgang.
5. Lead By Example: Besonders in der Anfangsphase, sollten Führungskräfte und Manager*innen verstärkt das Intranet nutzen, um weitere Angestellte zur Nutzung zu motivieren. Nur so entwickelt sich der digitale Arbeitsplatz schließlich zur Gewohnheit.
Feedback- & Anpassungsphase
6. Feedback ermöglichen: Ein fortwährender Prozess ist das Einholen von Rückmeldungen und Verbesserungsvorschlägen. Vor allem Anfangs ist die Erfolgsmessung ein wesentlicher Bestandteil der Nutzung. Anhand von Umfragen kann die Qualität sowie die Benutzerfreundlichkeit des Systems bewertet werden.
Müssen Anpassungen vorgenommen werden? Sind Funktionen vorhanden, die nicht genutzt werden? Fehlen Funktionen? Ist die Produktivität seit der Nutzung des Intranets gesunken oder gestiegen?
Die Antworten auf diese Fragen passen das Intranet immer wieder einige Schritte näher an das Unternehmen an und bieten somit eine optimale Arbeitsplattform für alle Nutzer*innen.
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