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Ihre Digitale Expedition

PRaktisch digitalisieren

PRozesse optimieren

Mit PRinguin digitalisieren

Digitalisierung für KMU

"Digitalisiert's eich!" lautet die Forderung an alle Unternehmen. Und das ist natürlich auch dringend notwendig.

Viel zu oft wird aber nicht über konkrete Maßnahmen für die Digitalisierung gesprochen, sondern stattdessen Buzzword-Bingo gespielt. Disruptive, Agile, ERP, CRM, Cloud, Augmented Reality... über all die Möglichkeiten und Fachbegriffe kann man fast den Sinn der Digitalisierung vergessen:

Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und Arbeit schneller und angenehmer zu machen.

Daher ist das Motto bei PRinguin:

PRaktisch digitalisieren - statt nur theoretisch Begriffe zu wälzen und PRozesse optimieren - statt blind schlechte Prozesse digital abzubilden.

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bedeutet die Umwandlung analoger Prozesse in eine digitale Form oder Arbeitsweise und ermöglicht die Vernetzung von Unternehmensprozessen. Oft muss dazu der Arbeitsplatz völlig neu ausgerichtet, neue Technologien angeschafft sowie Arbeitsweisen verändert werden.

Um Ihnen den Übergang zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zu erleichtern, fokussieren wir uns auf die Optimierung einzelner Prozesse und digitalisieren nur das, was auch digitalisiert werden muss, indem wir eine praktische Herangehensweise bevorzugen.

Problem beim theoretischen Ansatz zur Digitalisierung

Das Problem beim theoretischen Ansatz zur Digitalisierung ist, dass oft nur über die technischen, allgemeinen Lösungen gesprochen und mit Buzzwords hin und her geworfen (CRM, ERP, Cloud etc.) wird, ohne die eigentlichen Probleme zu erkennen und anzugehen – meist angetrieben von Herstellern einer bestimmten Software. Im Mittelpunkt sollte jedoch nicht einfach die Implementierung der bestmöglichen Software stehen, die zwar die Digitalisierung umsetzt, jedoch die gesamte Arbeitsweise über den Haufen wirft. Stattdessen sollte das konkrete Probleme mit konkreten Lösungen digitalisiert und optimiert werden.

Denn es gilt: Nicht alles, was digitalisiert werden kann, soll auch digitalisiert werden und nicht immer benötigt man große Softwarelösungen zur Digitalisierung.

Erzählen Sie uns von Ihrer Herausforderung.

PRaktisch digitalisieren

Wir setzen stets praktisch an - was ist das konkrete Problem und kann Digitalisierung hier eine Lösung sein? Wenn ja muss in den wenigsten Fällen gleich die ganze Firma neu strukturiert, ein neues ERP-System eingebaut oder eine disruptive Geschäftsstrategie entwickelt werden, die alle alten Geschäftsfelder über den Haufen wirft. Oft reichen einfache digitale Maßnahmen, um ganze Workflowketten zu verbessern.

PRaktisch digitalisieren - was bedeutet das?

Um die eigenen Workflows und Arbeitsabläufe praktisch zu digitalisieren, bedarf es zunächst eines Verständnisses für die eigenen Problemlagen und Bedürfnisse. Im nachfolgenden Abschnitt haben wir daher typische Problemfälle für Sie zusammengestellt, anhand derer Sie selbst eruieren können, ob auch Ihnen das ein oder andere Problem vertraut vorkommt.

Im Laufe des Unternehmensalltags sammeln sich meist Unmengen von Daten an, die sich nicht selten an mehreren Orten und bei verschiedenen Nutzergruppen befinden. Das macht ein effizientes und zielorientiertes Arbeiten oft schwer, da entsprechende Daten erst langwierig gesucht, angefordert und im schlimmsten Fall neu eruiert werden müssen. Das muss nicht sein, denn mit den richtigen Tools können Arbeitsabläufe hier erheblich beschleunigt werden. Kein langes Suchen mehr, das sowohl Zeit als auch Nerven kostet.

PRaktisches digitalisieren:

  • Digitale Daten (Bilder, Videos, Dokumente etc.) zentral an einem Ort verwalten
  • Digitale Daten automatisiert an mehrere Kanäle ausspielen
  • Redaktionelle Freigabeprozesse zentral steuern
  • Produktinformationen (Farbe, Material, Muster etc.) für mehrere Shops aufbereiten

Ihr Ergebnis:

  • Daten, die aktuell, vollständig und qualitätsgesichert sind
  • Steigerung der Datenqualität durch sinkende Datenredundanz sowie Datenvalidierungs- und Datenqualitätsberichte
  • Beschleunigung der "Time To Market", indem Daten noch schneller bereitgestellt und genutzt werden können
  • Schnelle Stammdatenverwaltung mit der Hilfe von flexiblen Datenmodellen
  • Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit

Bei einer Vielzahl an unterschiedlichen Bereichen kann man schnell den Überblick verlieren, vor allem, wenn Inhalte an mehrere Kanäle, Entscheider und Abteilungen ausgespielt und weitergeleitet werden sollen. Nicht selten verliert man dann Zeit durch das umständliche Klären von Zuständigkeiten, das Suchen entsprechender Inhalte oder das langwierige Übertragen von Daten in Excel-Tabellen. Am Ende hat man meist doch etwas vergessen oder übersehen, da Daten entweder veraltet waren oder nicht regelkonform abgelegt wurden. Dem lässt sich jedoch mit gezielten Digitalisierungsschritten entgegenwirken.

PRaktisch digitalisieren:

  • Digitale Zeiterfassung von Arbeitszeiten und Projektständen
  • Zentrale Verwaltung aller gültigen Werbemittel und Printprodukte
  • Softwaregestütztes Produktmanagement
  • Gezieltes Fuhrparkmanagmement
  • Einfaches Importieren von Daten via Drag & Drop
  • Regelkonformes Archivieren
  • Rollenbasiertes Teilen und Versionieren von Dateien

Ihr Ergebnis:

  • Vermeidung kostspieliger Fehler durch Fehlplanungen
  • Minimierung des Koordinationsaufwandes
  • Mehr Raum für strategische Aufgaben und zielgerichtete Kollaborationen
  • Effiziente Planung von Deadlines, Workflows und Aufgabenplänen
  • Überblick über bestehende Prozesse und Rollenverteilungen

Kundendaten sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Daher ist es besonders problematisch, wenn diese veraltet, unvollständig oder fehlerhaft sind. Die Folge sind dann meist unzufriedene Kunden, verzögerte Projekte oder schlimmer noch, eine nachhaltige Schädigung des Firmenrufs. Damit es nicht soweit kommt und man im Kundendialog die Oberhand behält, können schon kleine Veränderungen und Prozessoptimierungen genügen.

PRaktisch digitalisieren:

  • Digitale Visitenkartenerfassung
  • Automatsiertes Erstellen und Drucken von Rechnungen, Lieferscheinen und Angeboten
  • Kundendaten zentral an einer Stelle pflegen, verwalten und aktualisieren
  • Übersicht über die bisherige Kundenkommunikation (Stichwort: Kundenhistorie)
  • Projektzugehörigkeiten sicher verwalten
  • Digitale Versand- und Liefererfassung
  • Digitaler Vertragsabschluss und digitale Signatur

Ihr Ergebnis:

  • Optimale Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen
  • 360-Grad-Ansicht der eigenen Kunden
  • Rundumversorgung und zielgerichteter Service für den Kunden
  • Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen kundenorientiert zu gestalten
  • Besseres Beziehungsmanagement zu Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern

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PRozesse optimieren

Ein schlechter Prozess bleibt schlecht - auch wenn er digitalisiert wird. Früher wurden beispielsweise Anzeigen analog in Zeitungen geschaltet - die Kosten dafür dann in ein Büchlein übertragen, um einen Überblick über die Marketingkosten zu behalten.

Heute schaltet man stattdessen Online Werbung - und trägt die Kosten in eine Tabelle ein, auf die auch die Kollegen Zugriff haben. Prozessschritt digitalisiert.

Leider ist der Prozess aber nach wie vor alles andere als optimal - bei der manuellen Übertragung durch die Mitarbeiter können analog wie digital Fehler passieren und die Tätigkeit kostet nach wie vor viel Arbeitszeit und macht wenig Spaß.

Ein Lösungsansatz wäre hier die Optimierung des Prozesses durch Automatisierung - die meisten Anbieter für Online Werbung bieten Schnittstellen (API), über die die Kosten extrahiert werden können. In die Excel-Liste können die Kosten dann automatisch von einem kleinen Programm übertragen werden - ohne weitere Arbeitszeiten und natürlich ohne das Risiko von menschlichen Fehlern.

Das oben genannte Beispiel zeigt, dass die alleinige Digitalisierung eines Arbeitsschritts oft nicht ausreichend ist. Es werden viel mehr digitale Maßnahmen benötigt, die Arbeitsweisen nicht nur vom Papier auf den Bildschirm bringen, sondern die diese auch besser und möglichst fehlerfrei gestalten.

Daher bieten wir mit unserer praktischen Herangehensweise maßgeschneiderte Lösungen, die Unternehmen helfen, Zeit zu sparen und Prozesse zu optimieren.

PRozesse Optimieren - Lösungen finden

Um die eigenen Prozesse zu optimieren gibt es eine Vielzahl an effizienten Software- und Schnittstellen-Lösungen, die individuelle an Ihre Anforderungen angepasst und Ihren Vorgaben entsprechend entwickelt werden können.

Ein Product Information Management System, kurz PIM, ist eine Software, die die Verwaltung, Pflege und Verwendung von Produktdaten ermöglicht. Einmal eingegeben und angereichert können Produktinformationen so in verschiedenste Formate gebracht und via unterschiedlichster Vertriebskanäle verteilt werden. Durch die zentrale und medienneutrale Datenverwaltung sind alle Inhalte darüber hinaus nicht nur aktuell und konsistent sondern auch für jeden Kanal in jeder Sprache verfügbar. Mehr erfahren


Ein Digital Asset Management (DAM) ist eine Software, die das Speichern, Organisieren und Teilen digitaler Inhalte, sogenannter Assets, an einem zentralen Ort ermöglicht. Diese Assets können hierbei überaus vielfältig sein und von Bildern, Videos und PDFs bis hin zu InDesign- oder Office-Dokumenten, Grafiken, Musikdateien oder Textbausteinen reichen. Mehr erfahren


Eine Digital Experience Platform, kurz DXP, ist eine maßgeschneiderte Lösung, die es einem Unternehmen sowohl intern als auch extern ermöglicht, auf innovative sowie personalisierte Weise zu kommunizieren - und das in allen Kanälen, Regionen und Sprachen. Wie das Wort "Platform" bereits impliziert, lässt sich eine DXP beliebig anpassen, erweitern und in andere Systeme integrieren. Mehr erfahren


Unter der Bezeichung "Web To Print" versteht man im Grunde die internetbasierte Erstellung von personalisierten Druckerzeugnissen. Kernfunktion ist hierbei die Individualisierung bereits angelegter Vorlagen (sog. Templates) durch den jeweiligen Endbenutzer, die dann in einem nächsten Schritt automatisch in eine druckfähige PDF-Datei umgewandelt und ausgegeben werden können. Individuelle Druckerzeugnisse im jeweiligen Corporate Design lassen sich so schnell und effizient auch ortsunabhängig herstellen. Mehr erfahren


PRinguin Experten-Workshops

Digitalisierung - den zweiten Schritt nicht vor dem ersten gehen

Um herauszufinden, welche Ihrer Prozesse Potenzial für Optimierung und praktische Digitalisierung haben, gilt es sich zunächst mit eigenen Workflows, Zielsetzungen und Problembereichen auseinanderzusetzen. Hierfür sollten alle Beteiligten Personen- und Nutzergruppen miteinbezogen werden, damit nicht an wesentlichen Touch Points vorbei entwickelt wird. Das spart sowohl zeitliche als auch personelle Ressourcen und gewährleistet schon im Vorfeld eine stringente Zielsetzung sowie produktive Entwicklungsschritte.

Unsere zertifizierten PRinguin Experten greifen Ihnen hierbei unter die Arme und entwickeln mit Ihnen im Rahmen eines Experten-Workshops eine erfolgreiche langfristige Strategie, mit der Probleme verschiedener Themenbereiche im Unternehmen selber bearbeitet und gelöst werden können. Unsere Workshops orientieren sich dabei an Ihren individuellen Bedürfnissen und werden von uns passgenau an Ihre unternehmensspezifischen Voraussetzungen und Herausforderungen zugeschnitten. Neben einer Bedarfsanalyse kann hierbei eine Diskussion sowie Definition benötiger Funktionen im Fokus stehen, auf Basis derer dann die eigentliche Entwicklung und Implementierung digitaler Lösungen fußt. So stellen Sie sicher, dass weder an Ihren Mitarbeitern noch an Ihren Kunden kostspielig 'vorbeientwickelt' wird und Ihr Unternehmen auf einer einheitlichen digitalen Platform agiert.

Schritt für Schritt lassen Sich so auch Ihre Prozesse optimieren und praktisch digitalisieren.

PRaktisch digitalisieren,

PRozesse optimieren

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