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Digitalisierung im Mittelstand

Die richtige Systemlandschaft für KMU

Passende Systeme finden

Digitalisierung: Die ideale Systemlandschaft für den Mittelstand

Digitale Systeme für bessere Arbeitsprozesse gibt es mittlerweile viele. Ist man auf der Suche nach einem passenden System, fliegen einem Abkürzungen wie PIM, DAM, CRM, MDM und viele weitere regelrecht um die Ohren. Wo große Unternehmen und Konzerne fast schon mit einer Leichtigkeit das eine Allround-System an der Hand haben, stellt es Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) zunehmend vor Herausforderungen. Welche Systemarchitektur sich für Ihre Anwendungen am besten eignet, erfahren Sie in diesem Magazinbeitrag.

Wachsen an Herausforderungen

Immer mehr mittelständische Unternehmen haben den Wandel der Zeit erkannt und sind rechtzeitig auf den Zug des digitalen Systemmanagements aufgesprungen. Angetrieben von einer anfänglichen Notwendigkeit, zeigen sich jetzt vor allem in der derzeitigen Corona-Pandemie die vielen Vorteile wie beispielsweise Ressourceneinsparungen, effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen und neue Vertriebswege.

Während die einen Unternehmen ihre Erfolge feiern, stehen andere vor vielen Fragen:

  • Hat sich die eigene Investition wirklich gelohnt?
  • Sind die technischen Tools ausreichend miteinander verknüpft?
  • Kann das neue System auch nachhaltig den zukünftigen Anforderungen gerecht werden?

Feststeht: Ein Großteil der KMU in Deutschland stehen noch am Beginn eines ganzheitlichen Digitalisierungsprozesses. Um den Anschluss nicht zu verpassen, benötigen sie Unterstützung bei der Systemauswahl und -kombination sowie bei der technischen Umsetzung und Betreuung.

Ein weiteres Problem: Neben Budget- und Ressourcenplanungen fällt es Verantwortlichen oft schwer, die Vorteile einer optimalen Systemlandschaft auf den Unternehmenserfolg zu übertragen. Dabei lassen sich durch vernetzte Systemlandschaften nicht nur die Kundenbedürfnisse besser erfüllen, der Ausbau eigener Online-Vertriebskanäle unterstützt zudem die Neukundengewinnung sowie eine enge Händlerbindung durch gezielte Serviceleistungen.

Von weiteren Vorteilen profitieren

Eine optimale Systemarchitektur bringt nicht nur strategische Vorteile mit sich. So lassen sich mit Hilfe einer effizienten Gestaltung von Prozessen und Workflows in der Summe Personalkosten und unnötige Infrastrukturkosten deutlich einsparen. Eine zentrale Datenverwaltung sorgt zusätzlich dafür, dass sich Datensilos auflösen und gleichzeitig eine strukturierte Sicherung relevanter Daten so unkompliziert wie möglich gestaltet. So können Mitarbeiter*innen auch Abteilungsübergreifend Informationen erhalten oder selbst Daten mit anderen teilen.

Unterstützung im Digitalisierungsprozess?

Alle Vorteile auf einen Blick:

Kundenpflege und Neukundengewinnung

Mithilfe von Prozessbeschleunigung durch Echtzeitkommunikation lassen sich Kund*innen intensiv pflegen und langfristig neu gewinnen.

Verbesserte Arbeitsprozesse

Echtzeitsynchronisationen über alle Bereiche und Systeme hinweg ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Arbeitsprozessen.

Vertriebskanäle fördern

Digitale Systemlandschaften fördern langfristig den Auf- und Ausbau des eigenen Online-Vertriebs über viele verschiedene Kanäle hinweg.

Zentrale Verwaltung

Mithilfe von Schnittstellen lassen sich alle wichtigen Informationen zentral verwalten, egal ob Kundenkontakt, Projektstände oder Mitarbeitermanagement.

Personal- und Infrastrukturkosten

Mithilfe von plattformübergreifenden Systemlandschaften lassen sich Personal- sowie Infrastrukturkosten sparen.

Datensicherheit und Datenschutz

Eine sichere Verwaltung von sensiblen Daten lässt sich individuell steuern und gewährleisten.

Drei elementare Säulen einer funktionierenden Systemlandschaft

Zahlreiche Faktoren nehmen Einfluss auf den Erfolg einer Systemlandschaft. Im Einzelnen können diese Strukturen im Unternehmen Ziele, Herausforderungen und Erwartungen an die neue Leistungsfähigkeit sein. Im Allgemeinen gibt es ein paar grundlegende Aspekte, die für jedes KMU relevant sind. Eine funktionierende Systemlandschaft basiert im Wesentlichen auf drei Säulen: Menschen, Kanäle und Daten. Für einen reibungslosen Ablauf müssen diese drei ideal miteinander verknüpft sein. Erst dann können KMU ihre Kund*innen entlang ihrer gesamten Customer Journey mit zielgruppengerechten Inhalten versorgen. Konkret heißt das:

  1. Kanäle und Anwendungen müssen an den Bedürfnissen der Menschen ausgerichtet sein. Nur dann nehmen diese die Kommunikation via gezielter Marketingkampagnen überhaupt wahr. Gleichzeitig lässt sich mit gezieltem Marketing mit möglichen Partner*innen, Kund*innen und anderen Stakeholdern in Kontakt treten.
     
  2. Egal ob Online Shop, CMS, PIM, DAM, MDM bis hin zu CRM, für einen flächendeckenden Zugriff auf Daten müssen die Kanäle miteinander verknüpft sein. Neben Arbeitserleichterungen garantiert dies auch ein professionelles Controlling.
     
  3. Das Tracken von Anwendungsdaten wie beispielsweise Userzeiten oder die Verhaltensweise entlang der Customer Journey bieten ein Abteilungsübergreifendes Wissen und bringen gleich mehrere Vorteile mit sich. Die Daten unterstützen Verantwortliche effektiv bei Entscheidungen und ermöglichen ein schnelles Reagieren in brenzligen Situationen.
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Diese drei Säulen sollten KMU als Grundlage bei der Wahl eines passenden Systems berücksichtigen. Selbstverständlich spielen auch individuelle Faktoren eine große Rolle, so richten sich solche Lösungen nach den einzelnen Anforderungen, Bedürfnissen und Gegebenheiten in den entsprechenden KMU. Für Unternehmen steht eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen zur Verfügung, die sich mit den passenden Schnittstellen ideal kombinieren lassen. Mithilfe von Managementsystemen können Verantwortliche informieren, beraten, verkaufen, Kundenbeziehungen vertiefen und neue aufbauen. Doch welches System braucht ein KMU für welche Aufgaben? Hier ein Überblick der gängigsten Systeme:

Systeme für...

Master Data Management (MDM)

Ein MDM speichert und verwaltet alle relevanten Stammdaten des KMU zentral. Bei Bedarf stellt es diese Daten in einer sogenannten Single Source of Truth gebündelt zur Verfügung. So lassen sich Dubletten und fehlende Informationen vermeiden. Jetzt mehr erfahren!

Digital Asset Management (DAM)

Für digitale Inhalte auf Internetseiten oder im Online Shop häufen sich in der Regel unzählige Daten. Ein DAM bündelt, speichert und verwaltet digitale Inhalte und Mediendateien. Ähnlich wie das MDM erstellt auch dieses System einen Single Source of Truth. Im Vergleich lassen sich mit einem DAM deutlich mehr Dateiformate speichern und verwalten. Jetzt mehr erfahren!

Product Information Management (PIM)

Streng genommen stellen auch Produktinformationen eine umfangreiche Palette an Daten dar. Ein PIM System sorgt für die zentrale Speicherung, Verwaltung und Ausspielung von Produktinformationen. Jetzt mehr erfahren!


E-Commerce Shopsysteme

Unternehmen, die im Online Handel tätig sind, benötigen ein maßgeschneidertes E-Commerce Shopsystem, welches den Online Shop in die Systemlandschaft integriert. Eine optimale Plattform automatisiert die Abwicklung der Kaufprozesse.

(Enterprise) Search Lösungen

Egal ob Kund*innen oder Mitarbeiter*innen, die Suche nach Informationen auf einer Internetseite oder in einem Online Shop kann sich schnell zu einer nervigen Angelegenheit entwickeln. Intelligente Suchfunktionen unterstützen User*innen dabei, in kürzester Zeit die für sie relevanten Informationen zu erhalten.


Content Management System (CMS)

Content Marketing ist ein wichtiger Bestandteil für die meisten KMU. Dabei muss guter Content auch gut verwaltet und präsentiert werden. Mithilfe eines CMS lassen sich verschiedene Inhalte und Medien verwalten. Content Management Systeme gibt es mittlerweile viele auf dem Markt, der Trend geht zu einem Headless CMS.

Repository

Mithilfe eines Content-Repository können nicht nur digitale Inhalte, sondern auch alle zugehörigen Management- und Zugriffsmethoden verwaltet werden.   

E-Mail Marketing Tool

Eine gutes E-Mail Marketing Tool unterstützt bei der Planung, Erstellung und Versendung von Newslettern. Dabei garantiert es eine zentrale Verwaltung aller versandrelevanter Daten in einem System.


Customer Relationship Management (CRM)

Eine gute Kundenpflege ist das A und O für ein Unternehmen. Für einen reibungslosen und digitalen Kundenkontakt sorgen CRM Systeme. Je nach Software können diese Verkäufe und Umsätze prognostizieren, die Verkaufsproduktivität messen und wichtige Daten für eine optimale Kundenbindung verwalten. Jetzt mehr erfahren!


Enterprise Ressource Planning (ERP)

Mithilfe von ERP Systemen können KMU alle vorhandenen Ressourcen im Unternehmen verwalten und im Blick behalten. Unabhängig davon, ob es personelle Ressourcen, Betriebsmittel, Materialien oder Lagerbestände sind. Jetzt mehr erfahren!

 


Welche Systemarchitektur ist denn nun die richtige für Ihr KMU

Bevor sich KMU für eines oder eine Kombination aus mehreren Managementsystemen entscheiden, ist es wichtig, bereits im Vorfeld ausreichend Zeit in die Analyse der genannten Ziele zu investieren. Berücksichtigen KMU folgende Tipps, lassen sich die richtigen Systemlösungen Schritt für Schritt herausfinden.

  1. Ziele und Anforderungen des Unternehmens
    Legen Sie bereits im Vorfeld fest, welche Funktionen ein bestimmtes Tool erzielen muss. Zentrale Fragen sollten dabei lauten: Was sind die unternehmerischen Ziele? Welche Ansprüche erfordern die eigenen technologischen Ziele? Wie sehen die Ziele des Marketings aus? Halten Sie diese Erkenntnisse detailliert fest.
     
  2. Kombination und prüfen von Schnittstellen
    Häufig macht es Sinn, mehrere Systemlösungen miteinander zu verknüpfen. Doch nicht immer ist dies möglich, prüfen Sie daher bei der Wahl eines Systems immer auch das Schnittstellenmanagement. Können zwei bestimmte Programme mit einander interagieren oder sind sie nicht miteinander kompatibel?
     
  3. Mitspracherecht der Mitarbeiter*innen
    Entscheiden Sie nicht alleine über die Wahl der verschiedenen Systeme. Können Mitarbeiter*innen Tools nicht richtig nutzen, verfehlen diese ihre Wirkung. Beziehen Sie daher relevante Abteilungen und deren Mitarbeiter*innen in den Entscheidungsprozess mit ein. So kann das gesamte Unternehmen von der Digitalisierung profitieren.

 

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Im Digitalisierungsprozess nicht alleine

Ein Digitalisierungsprozess kann vor allem KMU vor große Herausforderungen stellen. Neben der Wahl der richtigen Systemlandschaft steht häufig auch die Frage der Finanzierung wie ein Elefant im Raum. Doch KMU müssen nicht alleine vor diesem Problem stehen. Um die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen mit ihrem Förderungsprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Finanzielle Zuschüsse sollen KMU dabei unterstützen, mehr in digitale Technologien sowie in die Qualifizierung der Beschäftigten zu investieren. 


Erfahren Sie mehr zum Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“.


Schnell sein lohnt sich, mit dem Digitalbonus Bayern erhalten Unternehmen bis zum Jahr 2023 zudem eine Förderung für digitale Strategien. Unterstützt werden sollen vor allem kleine Unternehmen in Bayern. Die Fördergelder stehen überwiegend für digitale Prozesse, Prozesse und Dienstleistungen sowie der IT-Sicherheit zur Verfügung.

Information zum Digitalbonus Bayern und der Antragsstellung finden Sie hier.

 

Wer nicht wagt, der nicht gewinnt

Die richtige Lösung wird KMU meistens nicht auf dem Silbertablett präsentiert. Inwieweit sich bereits vorhandene Komplettlösungen erfolgreich einsetzen lassen, hängt von den individuellen Beschaffenheiten der KMU ab. Neue Systeme bedeuten auch immer eine Veränderung des Arbeitsalltages. Dieser Prozess erfordert eine gute Kommunikation und möglicherweise auch ein genaues Changemanagement. Fakt ist, klein- und mittelständische Unternehmen sollten unbedingt den Sprung zur übergreifenden Digitalisierung wagen und diese mit vorantreiben. Denn sie bildet das Fundament für ein erfolgreiches und zukunftsfähiges Geschäft .

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