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Prozessoptimierung

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Prozessoptimierung

Funktionierende Prozesse sind der Kern eines jeden Unternehmens. Insbesondere, wenn diese aber einen hohen Grad an Komplexität erreichen, schlägt sich das meist auf Qualität und Funktionalität von Produkten und Dienstleistungen nieder. Die Lösung ist hier eine kontinuierliche Prozessoptimierung, die dabei hilft sämtliche Prozesse eines Unternehmens flexibel, agil und nachhaltig zu gestalten.

Die Zusammenstellung im Folgenden zu Prozessoptimierung soll Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Themenbereiche geben und Ihnen gleichzeitig auch die häufigsten Fragen zu Prozessoptimierung beantworten.

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Was ist Prozessoptimierung?

 

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, bestehende Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse zu verbessern und dadurch Optimierungspotenziale zu ermitteln. Die Prozessoptimierung gestaltet sich hierbei selbst als fortlaufender Prozess, den es kontinuierlich zu gestalten und zu bewerten gilt. Ziel ist es dabei, die Qualität eigener Prozesse zu erhöhen und selbige wirtschaftlich zu gestalten. Das umfasst neben den Bereichen Kommunikation, Kosten, Durchlaufzeit oder Ressourcen auch die Aspekte Produktivität, Flächen oder Auslastung eines Unternehmens.

Versteht man einen Prozess als die Gesamtheit von aufeinander einwirkenden Vorgängen in einem System, dann leuchtet es schnell ein, warum Prozessoptimierung niemals nur ein punktueller Eingriff in bestehende Abläufe sein kann, sondern vielmehr als fester Fixpunkt im unternehmerischen Mindset verankert werden sollte.

Wie funktioniert Prozessoptimierung?

 

Prozessoptimierung ist die Grundlage für eine wirkungsvolle betriebswirtschaftliche Ausrichtung. Hierbei gibt es verschiedenste Methoden, die im Rahmen einer Prozessoptimierung zum Einsatz kommen können. Diese unterscheiden sich meist in Methoden zur reinen Ideenfindung, in einmalige Methoden und in kontinuierlich eingesetzte Methoden. Bei aller Verschiedenheit zielt jegliche Form der Methodik im Umfeld der Prozessoptimierung jedoch darauf ab, vorhandene Prozesse, Teilprozesse oder Unternehmensbereiche zu prüfen und durch entsprechende Änderungen die Qualität eigener Produkte und Leistungen langfristig zu verbessern.

Dafür gilt es, zunächst eine fundierte Prozessanalyse vorzunehmen, im Zuge derer vorhandene Prozesse beschrieben und passende KPIs eingeführt werden. Daraus ergibt sich in einem nächsten Schritt die Entwicklung einer Landkarte eigener Prozesse, anhand derer Störanfälligkeiten sowie Stagnationen im Datenfluss enthüllt werden können. Darauf aufbauend erfolgen dann individuelle Zielsetzungen, die es spezifisch, realistisch und messbar zu halten gilt.  

Viele Prozessoptimierungsschritte werden dabei von unten, durch einen sogenannten Bottom-Up Prozess ausgelöst, bei dem Mitarbeiter oder andere Nutzergruppen notwendige Veränderungen anregen und zur Diskussion bringen. Darüber hinaus gibt es aber auch die Top-Down Optimierung, die von oben, sprich durch das Management, eingeleitet wird. Bei beiden Vorgehensweisen ist ein entsprechender Raum für Diskussion hilfreich, der dabei hilft, Maßnahmen von Anfang an transparent zu gestalten und den Nutzen für einzelne Abteilungen herauszustellen. Dieser kann dabei von einem optimierten Materialfluss, über schlankere Fertigungsprozesse bis hin zu einer passgenauen Auslastung gehen.

Welche Arten von Prozessoptimierung gibt es?

 

Prozesse sind vielfältig. Dementsprechend gibt es unterschiedliche Bereiche, innerhalb derer Prozessoptimierung als Schwerpunkt gesetzt werden kann. Diese reichen von Forschung und Entwicklung, über Marketing, Vertrieb und Einkauf bis hin zu Verwaltung und Distribution. Je nach Bereich kommen dabei unterschiedlichste Aspekte zum Tragen.

Prozessoptimierung für Projektmanagement

Ein Projekt ist in der Regel ein einmaliges Vorhaben, das sich durch einen festen Anfangs- und Endpunkt, durch definierte Mittel und Maßnahmen sowie durch eine individuelle Zielsetzung auszeichnet. Während ein Projekt meist etwas Punktuelles ist, das entweder ein neues Produkt oder aber eine komplexe Leistung zur Verfügung stellen will, ist der Prozess der Modus Operandi im Hintergrund. Er ist geprägt durch Wiederholung, Automatisierung und eine gewisse Routine, die dabei hilft, Projekte zielsicher und kosteneffizient abzuschließen.

Hierbei kann es im Zuge des eigenen Projektmanagements zu unterschiedlichsten Fehlerquellen kommen, die nicht selten zu unnötigen Kosten- und Terminüberschreitungen führen. So kann beispielsweise die Zuarbeit von Projektbeteiligten unvollständig oder nicht im vorgesehenen Zeitraum erfolgen, was meist an Zeit- oder Ressourcenmangel liegt. Ein weiters Problem ist oft das Aufrechterhalten von Motivation und Leistungsfähigkeit während des Projekts, insbesondere, wenn Prozesse als umständlich und nicht zielführend empfunden werden. Mitarbeiter und Beteiligte erhalten hier oft nicht die Chance, Projektabläufe optimal zu gestalten, da der definierte Prozess im Vorfeld bereits am eigentlichen Aufgabenbereich vorbeigeht, was nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die Zufriedenheit des entsprechenden Kunden in Gefahr bringt.

Prozessoptimierung für Projektmanagement setzt es sich darum als Ziel, Prozessschritte individuell zu strukturieren und zu dokumentieren. Es schafft ein Umfeld, in dem Prozess- und Projektbeteiligte gleichermaßen von einer bestmöglichen Kommunikation und von einem effizienten, abteilungsübergreifenden Austausch profitieren können. Terminüberschreitungen und teure Nacharbeiten können so oft bereits schon im Ursprung ihres Entstehens vermieden werden. Darüber hinaus lassen sich knappe Ressourcen mit deutlich weniger Anstrengung im Blick behalten, was Planung, Steuerung und Umsetzung benötigter Maßnahmen erheblich erleichtert. Ziel ist es dabei immer durch ein individuelles Prozessmanagement den Erfolg des eigenen Unternehmens nachhaltig zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Prozessoptimierung für Produktinformationsmanagement

Bilder aus dem Marketing, technische Informationen aus der Produktion, gepaart mit pflegeintensiven Excel-Tabellen mit undurchsichtiger Rollenverteilung? Da ist Chaos in den eigenen Produktdaten fast vorprogrammiert. Die Folge: Redundante Abläufe und unnötige Arbeitsstunden, die Energie und Ressourcen vom eigentlichen Kerngeschäft abziehen. Damit das nicht passiert ist es hilfreich, relevante Produktinformationen mit einem effizienten System zentral und transparent zu verwalten.

Prozessoptimierung für Produktinformationsmanagement (kurz PIM) hilft dabei, Produktdaten korrekt, aktuell und auffindbar zu halten, damit alle Beteiligten im Prozess mit einer einheitlichen Datenbasis arbeiten können. Im Mittelpunkt steht hierbei meist eine an den Anforderungen des eigenen Unternehmens ausgerichtete Software, die ein nachhaltiges Produktinformationsmanagement ermöglicht. Egal ob Stammdaten, Herstellerdaten, Produktmerkmale oder Assets (wie Bilder, Zeichnungen oder Dokumentationen), in einem PIM System lässt sich ein reibungsloser Austausch all dieser Daten herstellen. Das entlastet sowohl Mitarbeiter als auch Abteilungen und trägt langfristig erheblich zur Prozessoptimierung Ihrer Datenverarbeitung bei.

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Prozessoptimierung für Content Management

Ein vorausschauendes Content Management hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Schon lange geht es nicht mehr darum, den potenziellen Kunden durch plumpe Angebotstexte und platte Kaufaufforderungen zum Kauf zu nötigen. Vielmehr steht ein informatives und hochwertiges Content Angebot im Fokus, dass potenzielle Kunden zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit der richtigen Information überzeugt. Damit das gelingen kann braucht es wirksame Prozesse im Hintergrund, die sowohl Content Produktion als auch Distribution maßgeblich unterstützen und dabei helfen, eingehende Leads automatisch weiterzuverarbeiten.

Die Basis stellt hier ein Content Management System (kurz CMS), mit dessen Hilfe sich Inhalte zentral und einfach verwaltet lassen. In diesem Sinne ist es die Content Zentrale, die bei der Erzeugung und Wiederaufbereitung von Inhalten unterstützt und redaktionelle Workflows vereinfacht. Damit Inhalte langfristig und dauerhaft qualitativen Mehrwert bieten, gilt es eine Prozessoptimierung für Content Management von Anfang an mitzudenken und in die eigene Content Marketing Strategie miteinzubeziehen. Kompetent eingesetzt führt Prozessoptimierung hier zu einem deutlich höheren Output bei gleichbleibendem Einsatz vorhandener Ressourcen.

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Prozessoptimierung für E-Commerce

Digitale Geschäfte langfristig rentabel gestalten? Mit Sicherheit keine leichte Aufgabe. Steigende Kundenansprüche nach konsistenten Einkaufserlebnissen an sämtlichen Touchpoints stellen Hersteller und Shopbetreiber zunehmend vor große Herausforderungen. Das bloße Anbieten von Produkten und Dienstleistungen reicht hier oft nicht mehr aus. Im Zentrum steht vielmehr der Einkauf als Erlebnis, nutzerfreundlich und individuell.

Damit das gelingt braucht es verlässliche Daten, mit deren Hilfe sowohl Einkäufer als auch Kunden gezielt zu ihren Wunschprodukten geführt werden können. Sie sind essentiell für die Nutzerfreundlichkeit und die Vertrauenswürdigkeit eines Online Shops, was letztlich zu einer steigenden Conversion Rate führen kann. Zusätzlich sinkt durch eine aktuelle und ausführliche Produktkenntnis auch die Umtauschquote, was unnötige Retourekosten senkt.

Doch nicht nur die Produktdaten sollten im E-Commerce ausreichend gepflegt werden, sondern auch die im Online Shop angebotenen Funktionalitäten. Ein einfacher Bestellvorgang und unkomplizierte Kontaktmöglichkeiten spielen hier ebenso eine Rolle wie eine tadellos funktionierende Suchfunktion, verschiedene Bezahlmöglichkeiten oder ein übersichtlicher Warenkorb.

Prozessoptimierung für E-Commerce berücksichtig all diese Bereiche und hilft Ihnen dabei, produktspezifische Kundenkommunikation auf all Ihren Kanälen zu gewährleisten. Im Fokus können hierbei unterschiedliche Prozesse stehen, so beispielsweise Ihre Budgetverwaltung, eventuelle Rabattregeln, eigene Genehmigungsprozesse oder individuelle Kundensortimente. Durch eingehende Analyse lassen sich hier sehr oft ungenutzte Potenziale erschließen, die unter anderem Lagerhaltungskosten, Rücksendekosten oder auch Herstellerzeiten erheblich optimieren können.

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Prozessoptimierung für Corporate Identity

Das äußere Erscheinungsbild macht einen Unterschied. Das gilt nicht nur für Personen, sondern in besonderem Maße auch für Unternehmen. Will man hier aus der Reihe an Konkurrenten hervorstechen braucht man eine Unternehmensidentität, die sich abhebt ohne dabei abgehoben zu sein. Diese Unternehmensidentität, auch Corporate Identity genannt, umfasst all jene Aspekte, die einem Unternehmen ein Gesicht verleihen: Logo, Farbgebung, Wording, aber auch Design, Kommunikation und Verhalten.

Eine gute Corporate Identity bleibt im Kopf und transportiert Werte, Visionen und Überzeugungen eines Unternehmens. Es verleiht ihm sein ganz eigenes Wesen, schafft Authentizität und Persönlichkeit. Konsequent umgesetzt steigert es so den Wiedererkennungswert und erhöht zusätzlich den eigenen Bekanntheitsgrad.

Will man hier ein einheitliches Auftreten gewährleisten, sollte die Corporate Identity in allen Abteilungen und auf allen zur Verfügung stehenden Kanälen durchgängig verwendet werden. Das ist meist leichter gesagt als getan, denn oft werden entsprechende Regeln nicht schriftlich festgehalten, sondern kursieren nur vage im Unternehmen. Die Folgen reichen hier meist von designtechnisch abweichenden Werbe- und Kommunikationsmaterialien, über ein uneinheitliches Auftreten gegenüber Kunden und Lieferanten bis hin zu zeitintensiven Nachbesserungen im Produktbereich.

Prozessoptimierung für Corporate Identity will genau diese Fehlerquellen vermeiden. Sie berücksichtigt unternehmensspezifische Eigenheiten und hilft Ihnen im wahrsten Sinne Ihr Gesicht als Unternehmen zu wahren.

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Prozessoptimierung für Online Marketing

Egal ob Online Werbung, E-Mail Marketing, Suchmaschinenoptimierung oder eigener Online Shop – die Möglichkeiten von Online Marketing sind vielfältig. Je nach Unternehmen gibt es hier verschiedenste Optionen, die sinnvoll sein und einen wirklichen Mehrwert erzeugen können. Die Ziele reichen dabei von der Steigerung der eigenen Markenbekanntheit, über eine gezieltere Neukundengewinnung bis hin zu einer besseren Kundenbindung oder Platzierung in den Suchmaschinen.

Je nachdem für welche Ziele und Vorgehensweisen man sich dabei entscheidet, rücken unterschiedliche Prozesse in den Fokus, die zielführend sein können und genau abgestimmt sein sollten. Insbesondere wenn mehrere Abteilungen an einer Lösungsfindung beteiligt sind, gilt es hier den abteilungsübergreifenden Austausch zu fördern und entsprechendes Know-How zu bündeln. Erreicht wird dies durch intelligente Prozess-, Tool- und Systemlösungen, die dabei helfen, den Wissenstransfer im Unternehmen zu fördern und Projekte effizienter abzuschließen. Damit bestimmte Prozesse dabei nicht rund um die Uhr betreut werden müssen, kann es zusätzlich hilfreich sein, bestimmte Teilbereiche zu automatisieren, damit diese weniger Ressourcen in Anspruch nehmen.

Eine Prozessoptimierung für Online Marketing schafft hier die entsprechenden Voraussetzungen für eine gezieltere Ressourcenplanung und damit einen höheren Umsatz. Sie hilft dabei Kampagnen, Content und Keywords im Blick zu behalten und regelt Rollenverteilungen und Freigabeprozesse.

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Kann Prozessoptimierung mein Unternehmen voranbringen?

 

Die Prozessoptimierung dient dazu, die Qualität Ihrer Prozesse und damit auch Ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie also langfristig effizient, kostengünstig und wirtschaftlich bleiben möchten, ist es sinnvoll eigene Prozesse und Vorgehensweisen immer wieder einem kritischen Blick zu unterziehen und entsprechend zu hinterfragen. Der Erfolg Ihrer Maßnahmen hängt dabei zu einem großen Teil von Ihrer eigenen Unternehmenskultur ab. Wie transparent sind Ihre Prozesse für Ihre Mitarbeiter? Wie sehr werden Initiative, Kreativität und Innovation gefördert? Wo gibt es Schmerzpunkte, die Motivation und Arbeitsweisen hemmen?

Wenn diese Schmerzpunkte visualisiert, beschrieben und im Rahmen einer entsprechenden Prozessanalyse verortet wurden, können diese schrittweise verbessert werden. Dabei sollten Sie immer darauf achten, dass Anlass, Ziel und Erfolgsmessung der Prozessoptimierung zu jeder Zeit klar formuliert und festgehalten werden. Hilfreich ist es auch, wenn Maßnahmen so gesetzt werden, dass sich schon zu Beginn erste, frühe Erfolge einstellen. Das steigert die Motivation und hilft Ihnen dabei Ihr Unternehmen langfristig nach vorne zu bringen.

Werden entsprechende Schmerzpunkte jedoch ignoriert oder Arbeitsumgebungen langfristig zu statisch gehalten, können unter Umständen schwerfällige Datentransfers, unzufriedene Mitarbeiter und dadurch letztlich erhebliche Wettbewerbsnachteile drohen.

Welches Budget wird für Prozessoptimierung benötigt?

 

Je nach Voraussetzung können manche Maßnahmen der Prozessoptimierung sehr umfangreich sein und aus einer Vielzahl an Einzelmaßnahmen bestehen. Je nach Intensität der zu optimierenden Prozesse kann das entsprechend Budget erfordern, um nachhaltige Lösungen zu schaffen.

Das muss aber nicht immer der Fall sein. So individuell Ihr Unternehmen ist, so individuell kann auch die Optimierung Ihrer Prozesse ausfallen. Oft reicht hier auch schon das Drehen an kleinen Stellschrauben, um Projekte effizienter abschließen und Kundenwünsche schneller erfüllen zu können. Hier lässt sich demnach keine allgemeinverbindliche Angabe machen, da immer vom konkreten Einzelfall aus agiert werden muss.

Wichtig ist hier jedoch, gezielt vorzugehen. Das bedeutet unter anderem, einen zeitlichen Rahmen festzulegen, die Ausgangssituation zu klären und gemeinsam Ziele zu erarbeiten. Eine ehrliche Beurteilung der bisherigen Qualität ist dabei genauso wichtig wie eine kontinuierliche Auswertung der erzielten Ergebnisse.

Was ist besser - Prozessoptimierung selber durchführen oder Prozessoptimierung extern durchführen?

 

Egal ob Serviceleistung, Geschäftsprozess oder Produktionsleistung – bei der Prozessoptimierung geht es darum, Ressourcen optimal einzusetzen und eigene Potenziale auszuschöpfen. Verfügt man hier über eine ausreichende Methodenkenntnis und über genug technisches Wissen lässt sich das durchaus intern anstoßen und weiterführen. Kommen dann noch ausreichend Kapazitäten bei Mitarbeitern und Workflows dazu, umso besser.

Steht man als Unternehmen hier jedoch vor enormen Herausforderungen kann es Sinn machen, sich frühzeitig einen kompetenten Partner ins Boot zu holen. Gerade der Blick von außen kann hier nämlich das Risiko von teuren Fehlinvestitionen minimieren und einen neutralen Aufschluss über den tatsächlichen Ist-Zustand geben und das unabhängig von internen Spannungen oder Einzelmeinungen. Dabei sollte die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister immer auf Augenhöhe stattfinden und im Grunde eine größere Form der Teamarbeit darstellen. Ein ehrlicher Umgang und ein transparentes Vorgehen helfen Ihnen hier dabei, zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand Ihrer Prozessoptimierung zu bleiben und unmittelbar zu merken, wenn diese in eine falsche Richtung geht.

Einmal angestoßen kann eine in den Köpfen entsprechend verankerte Prozessoptimierung dann auch in die eigenen Hände genommen und fortgeführt werden.

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