PRaktisch digitalisieren im Baugewerbe
Bauprojektmanagement sicher gestalten
Bedarfsanalyse für mehr Planungssicherheit
Systemlösungen, Schnittstellen und Prozessdigitalisierung – wer sich mit der digitalen Entwicklung neuer Prozesse beschäftigt, der stolpert früher oder später über diese und noch weitere Begriffe. Der digitale Wandel schreitet in Deutschland in großen Schritten voran und macht vor kaum einer Tür mehr halt. Bereits in unserem letzten Magazinbeitrag beschäftigten wir uns mit Herausforderungen im Handel und wie diese mit digitalen Lösungen bewältigt werden können.
Auch in der Baubranche ist der digitale Wandel, im Vergleich zu anderen Branchen, nur sehr langsam zu verzeichnen. Dabei zeigen sich auch hier häufig individuelle Probleme, die sich mit digitalen Lösungen beheben lassen. Doch wie können diese Lösungen aussehen und wie lassen sich Prozesse im Baugewerbe so digitalisieren, dass ein eindeutiger Mehrwert entsteht? Antworten auf diese Fragen finden Sie im zweiten Teil unserer Magazinartikelreihe ,,Praktisch Digitalisieren im Mittelstand‘‘.
Ist von Prozessdigitalisierung die Rede, wird eines besonders betont: Die Wichtigkeit die eigenen Unternehmensprozesse an das digitale Zeitalter anzupassen, um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch vor welchen spezifischen Herausforderungen steht das Baugewerbe und wann ist es sinnvoll diese mit digitalen Lösungen anzugehen?
Die Anforderungen an das Baugewerbe sind enorm gestiegen
Waren früher die Einsatzgebiete von Baufirmen noch sehr überschaubar, hat sich im Zuge der mobilen Entwicklung, der Außendienst als zentraler Bestandteil im Baugewerbe etabliert. Das bedeutet aber auch, dass die einzelnen Mitarbeiter*innen viel Zeit darauf verwenden, von einem Ort zum anderen zu kommen und häufig auch schwere Transport- sowie Auf- und Umräumarbeiten durchführen müssen, bevor sie sich der eigentlichen Baustelle widmen können.
Im allgemeinen Projektmanagement führen diese langsamen Arbeitsprozesse nicht selten dazu, dass das vorgesehene Budget überschritten wird und die Fertigstellung großer Projekte zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Zudem können Änderungen während des laufenden Projektes, die nicht ausreichend kommuniziert werden, zu weiteren Problemen im Baugewerbe führen. Die enorme Sammlung an Informationen über Kund*innen, Baupläne, Änderungen, Planungsprozesse, Materialien und Organisation der selbigen verursacht oft ein unüberschaubares Datenchaos. Digitale Lösungen können hierbei Abhilfe schaffen und die individuellen Herausforderungen und Probleme im Baugewerbe unterstützen oder sogar komplett lösen.
Digitale Lösungen für den Bau
Bauprojekte effektiv zu managen ist keine leichte Aufgabe. Der Bauleiter muss fachübergreifende Kenntnisse in den Bereichen Finanzen, Recht, Kundenverwaltung, Organisation und Sicherheitsmanagement aufweisen. Zudem ist er dafür verantwortlich, dass Projekte nach Plan verlaufen, termingerecht und innerhalb des Budgets in Abhängigkeit von bestimmten Spezifikationen und Bauvorschriften.
Neben seinen handwerklichen Aufgaben endet der Arbeitstag meist noch am Schreibtisch. E-Mails beantworten, aktuelle Daten in Bautagebücher überführen, Abnahmeprotokolle abtippen, Mängellisten erstellen, Werkzeug sowie Materialien bestellen, Fotos ablegen und sortieren – all diese Aufgaben erfordern einen hohen zusätzlichen Zeitaufwand.
Für eine gezielte Unternehmensorganisation bietet sich eine individuelle digitale Komplettlösung als Bauprojektmanagement an. Dabei lassen sich spezifische Anforderungen gezielt in einer Software umsetzen. Je nach Bedürfnissen können hier die einzelnen Aufgabenbereiche gesondert definiert werden:
Kundenmanagement
Egal wo man sich gerade befindet und woran gearbeitet wird – Kund*innen rufen zu jeder Zeit an und stellen Fragen, benötigen Informationen oder einen Rat. Für Handwerker*innen ist es nahezu unmöglich, alle wichtigen Informationen rund um die Baustelle im Kopf zu haben. Dank eines zentralen Customer Relationship Management Systems lassen sich alle Kundeninformationen an einem Ort sammeln. Zu jeder Zeit, von jedem Ort aus ist der Zugriff auf Baupläne, Aufgaben und Termine möglich. Dies spart nicht nur Zeit, es trägt zusätzlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.
Kostenmanagement
Während eines Projektverlauf lässt sich leicht der Überblick über die vorhandenen Kosten verlieren. Durch verlangsamte Arbeitsprozesse zieht sich die Fertigstellung großer Projekte in die Länge. Häufig wird dabei das Budget überschritten, da die Arbeitskräfte in ihrem Arbeitsfluss gehindert sind. Kommt es dann noch dazu, dass ungeplante Veränderungen und Komplikationen am Bau entstehen, endet ein Projekt oftmals in Unkosten für das Bauunternehmen. Dank Enterprise Ressource Planning lässt sich eine strukturelle Projektorganisation einfach umsetzen sowie das Budget unkompliziert überwachen und gegebenenfalls schon frühzeitig anpassen.
Kommunikationsmanagement
Kommunikation ist das A und O eines jeden Vorhabens. Eine mangelnde Kommunikation führt dazu, dass es eine verzögerte Übertragung von wichtigen Informationen und Berichten gibt. Dabei verursachen nicht oder schlecht kommunizierte Änderungen im Laufe des Projektes meist ein schwaches Leistungsmanagement und dienen als Auslöser für weitere Probleme.
Ein Master Data Management hilft dabei, einen zentralen, verlässlichen Datensatz an Informationen herzustellen. In einem zentralen Datensystem lassen sich auch kurzfristig Informationen sammeln, ändern und mit den entsprechenden Personen teilen. Jede*r Mitarbeiter*in ist somit auf dem aktuellsten Stand.
Vertragsmanagagement
Jede Dienstleistung geht mit dem Schreiben von Verträgen und Rechnungen einher. Dank digitaler Unterschrift lassen sich wichtige Dokumente und Verträge direkt vor Ort, bei den Kund*innen unterschreiben und verwalten. Baugenehmigungen und Baustellenabnahmen lassen sich unkompliziert absegnen und direkt im jeweiligen Projekt ablegen. Das spart dank geringen Verwaltungsaufwand nicht nur Zeit, sondern auch Papierressourcen. Darüber hinaus lassen sich die wichtigen Dokumente über ein zentrales Datenmanagement von überall aus aufrufen.
Projektsteuerung und Controlling
Änderungen während des laufenden Projekts können die gesamte Planung durcheinanderbringen. Vor allem kurzfristige Besprechungen gehen im Alltagstrubel des Öfteren unter und führt nicht selten zu fehlender Ausrüstung oder zu mangelhaften
Materialien. Oftmals ist keine vorrauschauende Planung vorhanden, wodurch wichtige Termine untergehen. In einer Bauprojektmanagement Software lassen sich alle Projekte zentral steuern und überwachen sowie kurzfristige Änderungen unkompliziert hinzufügen.
Möchte man den Weg der digitalen Transformation einschlagen gilt es einen Grundsatz zu beachten: Eine Digitalisierung macht nur dort Sinn, wo auch wirklich digitalisiert werden muss. Unüberlegt einfach irgendwelche Digitalisierungsprozesse in die Wege leiten, kostet Zeit und Ressourcen während häufig der lohnenswerte Gewinn ausbleibt. Sind jedoch die jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse analysiert, können Bauunternehmen von individuell zugeschnittenen digitalen Lösungen optimal profitieren. Langfristig lassen sich so Probleme wie gehinderte Arbeitsprozesse, mangelhafte Organisationsstrukturen oder fehlende Dateninformationen vermeiden.
Unser Expertenteam ermittelt anhand einer Bedarfsanalyse die individuellen Bedürfnisse Ihres Bauunternehmens und erarbeitet die zentralen Anforderungen, denen die digitale Lösung gerecht werden soll. Dabei stehen wir in engem Kontakt mit Entscheider*innen und Projektverantwortlichen Ihres Unternehmens, um Ihnen mit maßgeschneiderten Systemlösungen, den optimalsten Nutzen zu gewährleisten.