Kassensicherungsverordnung
Kassenmeldepflicht
Technische Sicherheitseinrichtung
Belegausgabepflicht
Digitale Kassensysteme erleichtern den Arbeitsalltag von Unternehmern und Gastronomen erheblich. Der digitale Fortschritt ist schön und gut, doch im Zuge dieser Digitalisierung stiegen auch die Möglichkeiten, die Kassensysteme zu manipulieren, um so unbemerkt ein bisschen mehr Geld in die eigene Tasche fließen zu lassen. Die daraus folgende Konsequenz? Das Finanzamt reagiert mit neuen Pflichten und Verordnungen, um den zunehmenden Sicherheitslücken in Kassensystemen entgegenzuwirken. Belegausgabepflicht, Kassenmeldepflicht, technische Sicherheitseinrichtungen und Kassensicherungsverordnung. Wie genau das Finanzamt seine Vorkehrungen bisher umgesetzt hat und was auf Sie als Händler*in zukommt erfahren Sie in diesem Magazinartikel?
Ab dem 31.03.2021 tritt die neue Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, in Kraft. Die KassenSichV ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV existiert bereits seit 2017, basierte aber bisher auf dem Kassengesetz (KassenG) zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Nun aber sollen in Deutschland alle Registrierkassen, deren Bauart die technischen Voraussetzungen aufweisen, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden.
Mit Hilfe dieser Sicherheitseinrichtungen lassen sich Transaktionen an Kassen auf einem internen Speicher sichern. Nach diesem Vorgang wird ein Code zurück an die Kasse gesendet. Jeder Verkaufsbeleg muss hierbei genau diesen Code aufweisen. Die gesammelten Daten wiederum müssen sich in einem unveränderbaren Protokoll sichern lassen und für das Finanzamt exportierbar sein.
Bereits seit Januar 2020 gilt für Händler*innen die Belegausgabepflicht. Bei jedem Verkauf müssen sie ihren Kund*innen einen Kassenbeleg ausstellen. Dieser muss entweder gedruckt oder in elektronischer Form übermittelt werden. Kund*innen sind aber dennoch nicht verpflichtet, den Beleg auch tatsächlich anzunehmen. Die Belege müssen nun neben den bisherigen Angaben auch die Seriennummern der Kasse oder der TSE, die Signatur der Transaktion sowie einen Prüfcode enthalten, sobald die Kasse mit einer TSE ausgestattet ist.
Für Händler*innen bleibt es aber nicht nur bei der Belegausgabeplicht. Im Laufe dieses und des darauffolgenden Jahres kommen noch weitere Fristen auf sie zu.
Bisher bestand mit der GoBD nur eine allgemeine Verwaltungsvorschrift. Diese bietet jedoch keine Rechtssicherheit sowie keinen klaren Standard. Die neue KassenSichV schreibt nun genau vor, wie Umsatzdaten manipulationssicher gespeichert und an das Finanzamt übermittelt werden sollen. Für Händler*innen bedeutet dies eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), mit der ihre Registrierkasse zukünftig ausgestattet sein muss. Jede Transaktion der Kasse wird dadurch mit einer Signatur versehen. Die Signaturen werden gemeinsam in einem verschlüsselten Journal auf einem Speichermedium gesichert.
Darüber hinaus muss die TSE über eine Schnittstelle verfügen, über welche die verschlüsselten Daten im standardisierten Format (gemäß DSFinV-K) an das Finanzamt übermittelt werden können. Die Einführung einer solchen technischen Sicherheitseinrichtung wird für Händler*innen bis zum 31.03.2021 verpflichtend. Wichtig dabei ist, dass die eingesetzte TSE allen Anforderungen entspricht und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist.
Verfügen die eingesetzten Registrierkassen über eine TSE, müssen die Händler*innen diese bei ihrem zuständigen Finanzamt anmelden. Für die Kassenmeldepflicht gibt es amtliche Vordrucke, genau genommen soll die Meldung über ein elektronisches Formular erfolgen. Die Kassenmeldepflicht tritt ab dem 31.03.2021 in Kraft. Dem Finanzamt müssen dabei folgende Informationen mitgeteilt werden:
Die neue KassenSichV gibt vor, dass die eingesetzte TSE bestimmte Anforderungen erfüllen soll. Hierfür muss die TSE beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüft und zertifiziert werden. Im vergangenen Jahr mangelte es jedoch an genauen Vorgaben zur Zertifizierung der Einrichtung. Deshalb einigten sich die meisten Bundesländer auf einen verpflichtenden Einsatz bis Ende März. Dies gewährte den Kassenherstellern ausreichend Vorlaufzeit für die Implementierung der TSE-Lösungen. Eine Ausnahme stellen hier GoBD-konforme Kassen dar, die sich die Händler*innen zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 anschafften. Da diese Kassen bauartbedingt nicht in der Lage sind, eine TSE einzurichten, gilt hier eine gesonderte Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.
Die Daten, die sich über die TSE in den Registrierkassen sammeln, müssen in Zukunft für das Finanzamt jederzeit via Export abrufbar sein. Es bietet sich die Möglichkeit, die Daten entweder lokal auf der TSE Hardware zu speichern oder sie regelmäßig und automatisiert auf einem externen Speicher zu exportieren. Durch Letzteres lässt sich mehr Speicherplatz auf der TSE generieren. Als Alternative bietet sich ein reiner Online Speicher. Ist weder ein Cloud Speicher noch ein Speicher in der Kassenverwaltung zur Verfügung, speichern sich alle Daten ausschließlich lokal auf der Kasse. Ist der Speicher voll, bleibt nur der Kauf einer neuen TSE übrig. Es lohnt sich also einen zusätzlichen Speicherplatz in Erwägung zu ziehen.
Die TSE an Tablet Kassen lässt sich nicht über den USB-Port des Tablets betreiben. Sie benötigen daher notgedrungen eine bestehende Internetverbindung oder eine andere Netzwerkverbindung, mit der die Sicherheitseinrichtung kommuniziert. Störungen im WLAN können demnach die Verbindung zwischen Kasse und Sicherheitseinrichtung verzögern und zu weiteren Problemen bei der Bedienung der Kasse führen. Gemäß der technischen Richtlinie des BSI TR-03153 muss die Kasse unmittelbar mit Beginn und Beendigung eines aufzuzeichnenden Vorgangs automatisch die Technische Sicherheitseinrichtung starten. Wird diese in der Cloud betrieben, dürfte mit Wirkung der KassenSichV die Tablet Kasse nicht mehr im Offline Zustand betrieben werden. Dies bedeutet für Händler*innen aber nicht, dass sie sich strafbar machen, sobald Ihre Netzwerkverbindung technische Probleme aufweist. Allerdings sind sie nach den Anforderungen des § 146a der Abgabenordung dazu verpflichtet, die Ausfallursache schnellstmöglich zu beheben. Definitiv nicht zulässig ist der geplante und regelmäßige Offline Betrieb der Kasse mit einer nachträglichen Übertragung der Belege an die TSE.
Da es für "einfache" aber GoBD- konforme Kassen, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, bereits eine Übergangsfrist gibt, dürfen diese seit Beginn 2020 nicht mehr verkauft werden. Alle Kassen, die ab Januar 2020 verkauft werden, müssen einen nach GoBD Format exportierbaren Datenspeicher aufweisen. Darüber hinaus müssen sie zudem einen exportierbaren Speicher der Technischen Sicherheitseinrichtung sowie über einen DSFinV-K Export verfügen. Insgesamt verlangt dies zwei Exportanschlüsse, die somit auch zwei Speicherkarten benötigen, denn der Speicherplatz der TSE ist für den DSFinV-K Export nicht kompatibel. Eine optimale Lösung ist dies jedoch nicht. Ist eine der Speicherkarten voll, steht der Betreiber erneut vor gewissen Herausforderungen.
Die KassenSichV betrifft auch bargeldlose Kassen, die zahlungsähnliche Vorgänge wie Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern annehmen. Dies betrifft auch Gutscheine, Gutscheinkarten, Bons und ähnliche Produkte.
Nicht von der KassenSichV betroffen sind dagegen die Kassen an Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungssysteme, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler, Waren- und Dienstleistungsautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Also kurz gesagt: Alle Kassen, die sich in einem Automaten befinden.
Mit der Ende März in Kraft tretenden Kassensicherungsverordnung greift das Finanzamt vehement durch. Für Händler und Online Shop Betreiber bedeutet dies teilweise eine große Umstellung. Für diejenigen, die durch die neue Verordnung nun ihr gesamtes Kassensystem umstellen müssen, bietet sich die Möglichkeit, direkt auf einen Online Shop mit einer Point of Sale (POS) Lösung umzusteigen. Dies lässt sich beispielsweise in Shopware zusammen mit Pickware individuell umsetzen. Gerne stehen wir Ihrem Unternehmen bei der Umsetzung zur Seite.
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