Kundenanforderungen gerecht werden
Kundenbeziehungen aufbauen und stärken
Workflows effizient gestalten
Im Zuge des digitalen Wandels verändern sich die Erwartungen von Kund*innen an Unternehmen permanent. Reine Customer Relation Management Systeme reichen nicht mehr aus, um den Anforderungen der Kund*innen gerecht zu werden. Einer Forrester-Studie zufolge, herrscht hier eine große Lücke zwischen Kundenservice und Kundenerwartungen. Dabei glauben rund 80 Prozent der Unternehmen, ihrer Kundschaft einen herausragenden Customer Service zu bieten, jedoch haben im Gegensatz nur acht Prozent der Kund*innen das Gefühl, genau diesen Service zu bekommen. Ein digitaler Kundenservice-Ansatz kann diese Lücke schließen und so Systeme, Workflows und Teams zusammenbringen. Um Kund*innen proaktiv auf einem hohen Qualitätsniveau zu betreuen und dies auch effizient betreiben zu können, gehen Unternehmen unterschiedliche Wege.
Der digitale Kundenservice ist ein wichtiger eigenständiger Bereich im Umgang mit Kund*innen geworden. Die Wichtigkeit eines gelungenen Contact Centers ist daran zu sehen, dass 57 Prozent aller Befragten angeben, dass sie das Interesse an einem Unternehmen verlieren, wenn sie digital nicht entsprechend bedient werden. Dabei gibt es verschiedene digitale Möglichkeiten die Betreuung des eigenen Kundenstamms zu optimieren.
Über ein digitales Kundenportal kann Kund*innen rasch und zu jeder Uhrzeit geholfen werden. Insight Engines helfen dabei, die Fragen und Probleme der Kund*innen schnell und ordnungsgemäß zu beantworten. Zuerst wird in der Eingabemaske das Problem eingegeben, danach wird dieses sofort analysiert und kategorisiert. Hierfür greift das Insight Engine auf bestehende Datenquellen wie vorhandene interne Wikis, Informationen oder SharePoints zu. So kann Kund*innen bereits beim Verfassen ihrer Anliegen mögliche Lösungen aufgezeigt werden, die ihnen im besten Fall weiterhelfen. Dadurch verhindert das System einen Mehraufwand des Unternehmens, da die Probleme der Kund*innen unmittelbar mit den vorhandenen Informationen gelöst werden können.
Zusätzlich verfügen Insight Engines über die Möglichkeit, FAQ’s zu indizieren und die Themen sowie die Stichwörter aus der Internetseite zu extrahieren. So können auf bestimmte Suchbegriffe sofort die Fragen als Suchergebnis angezeigt werden.
Über soziale Netzwerke können Marken eine ganz andere Beziehung zu ihren Kund*innen aufbauen, als dies über die klassischen Wege möglich ist. Um erfolgreiche Kundenbeziehungen aufzubauen, sollten folgende Regeln beachtet werden:
Gerade im Netz ist es sehr wichtig zu wissen wo und wie über Ihre Marke gesprochen wird. Hier ist es hilfreich immer auf die Mentions (Erwähnungen des Unternehmens/ der Marke im Netz) zu achten.
Durch die integrierten Chats sind die User*innen daran gewöhnt in den sozialen Netzwerken schnell und unkompliziert miteinander zu kommunizieren. An Unternehmen und Marken wird meistens der gleiche Anspruch gestellt. Deshalb ist es wichtig, auf Anfragen und andere Aktivitäten in Social Media zeitnah zu reagieren.
In Social Media sind persönliche und individuelle Reaktionen sehr wertvoll. Vorgefertigte Textbausteine und Standardantworten bewirken meist noch mehr Unverständnis bei den Kunden. Zudem kann kreatives Fingerspitzengefühl den Unmut vieler Kunden wieder besänftigen.
Live-Chats direkt auf der Internetseite zu integrieren hat einige Vorteile. Eine spezifische Kundenservice-Software ermöglicht, dass ungeduldige Online Kund*innen sofort bedient werden können. Diese bietet in ihrer Online-Präsenz ein kleines Pop-Up Fenster, das von jeder Seite aus per Button abrufbar ist. Besucher*innen der Internetseite können so in Echtzeit mit einem Ansprechpartner*innen des Unternehmens kommunizieren. Gleichzeitig können sie während des Chats die Internetseite des Unternehmens ansehen, da das Fenster nicht den ganzen Bildschirm füllt.
Mitarbeiter*innen des Unternehmens haben so die Möglichkeit, gezielt eine Lösung für das Problem der potenziellen Kund*innen zu finden. Bestehen die Antworten nicht aus Standard-Floskeln und helfen tatsächlich weiter, stärkt dies seine Zufriedenheit und verbessert nachhaltig die Markenbindung.
Wichtig ist, Live-Chats müssen auch wirklich live sein. Dauert eine Reaktion auf eine Anfrage zu lang, wirkt sich das negativ auf das Kundenerlebnis aus. Deshalb sollten Unternehmen sich vorher gut überlegen, ob sie sich einen Live-Chat auch tatsächlich leisten können.
Unternehmen müssen dabei aber nicht 24 Stunden täglich erreichbar sein. Mit einem Klick kann ein Live-Chat jederzeit wieder in ein gewöhnliches Kontaktformular geändert werden.
Ticket- System
Anfragen die außerhalb der Geschäftszeiten von Kund*innen gestellt werden, können mit einem integrierten Ticket-System zuverlässig geregelt werden. Die Kundin oder der Kunde erhält eine Bestätigung mit Ticketnummer per Mail, diese zeigt ihm, dass ihre oder seine Anliegen und Probleme ernst genommen werden.
Chatbots helfen dabei, die menschliche Arbeitskraft in einem Unternehmen zu unterstützen. Dort wo Nutzer*innen immer wieder die gleichen Fragen stellen, füllt ein Chatbot die Lücke zwischen Mensch und gesuchter Information – ganz automatisch. Er erkennt Schlüsselworte und bietet Kund*innen daraufhin die passenden Antwortmöglichkeiten. In mehreren Schritten hilft der Chatbot so bei der Klärung der jeweiligen Fragen.
Trotzdem dürfen Anwender*innen nicht zu viel von einem Chatbot erwarten, er kann eine fundierte Erstauskunft liefern aber einen menschlichen Kundenberater nicht ersetzen. Denn gerade bei komplizierteren Anliegen kommt der automatisierte Chatbot an seine Grenzen.
Betrachtet man einen Chatbot als eine Art innovative Form der FAQ-Liste, so eignet er sich bestens als Ratgeber auf der eigenen Internetseite.
Die Cloud bietet mehr als nur eine kostengünstige Möglichkeit, große Datenmengen unterzubringen oder zusätzliche Rechnerkapazitäten bereitzustellen. Mittlerweile können Unternehmen die Services der Cloud auch für ihr Kundenmanagement nutzen. Sogenannte Helpdesk-Dienste richten sich an Unternehmen jeder Größe und Branche, sie wollen die Leistungen der Kundenverwaltung durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse verbessern. Hierfür sammeln und strukturieren sie Kundenfeedback. Zudem können Clouds durch die Bereitstellung öffentlicher Wissensdatenbanken die Supportanfragen auf ein Minimum reduzieren. Die meisten Cloud-Tools besitzen darüber hinaus Collaboration-Werkzeuge, welche die Zusammenarbeit zwischen den Supportmitarbeitern vereinfachen und so für mehr Produktivität im Alltag sorgen.
Zur Standardausstattung einer professionellen Cloud gehören auch Reporting- und Analytics-Funktionen, diese liefern wichtige Erkenntnisse über die Leistung des Kundenserviceteams. Dabei sind beispielsweise die Kundenzufriedenheit oder die durchschnittliche Antwort- und Ticketbearbeitungszeit wichtige KPI’s (Key Performance Indicators). Mit der Analyse dieser können Unternehmen die kontinuierliche Optimierung des Kundenservices sicherstellen.
Anhand einer Customer Journey können Unternehmen ein Verständnis für die Präferenzen und das Verhalten ihrer Kunden entwickeln. Die Customer Journey zeigt alle Touchpoints auf, die ein*e Kund*in durchläuft. Von der Bedürfnisweckung über die Informationssuche bis hin zur letztendlichen Kaufentscheidungen sowie den darauffolgenden Maßnahmen zur Kundenbindung, wird die "Reise" in einer Customer Journey Map aufgezeigt.
Aufgrund der analysierten Verhaltensmuster der Kund*innen und deren Beweggründen für bestimmte Handlungen eignen sich Customer Journeys sehr gut um Kommunikationsprozesse zu optimieren. Dies ist besonders bei der Gestaltung neuer Kampagnen und deren idealer Anpassung an die individuellen Entscheidungsprozesse hilfreich.
Vor allem im Bereich des E-Commerce ist die Customer Journey sehr von Nutzen. Durch moderne Web-Controlling-Tools wie beispielsweise Google Analytics können die Bewegungen der Kund*innen nachvollzogen und durch gezieltes Online Marketing erfasst werden.
Ziel der Customer Journey ist es, die Kundenzufriedenheit an jedem einzelnen Touchpoint herauszufinden und anhand dieser Daten den Weg der Kund*innen zu optimieren und im besten Fall bis zur Kaufentscheidung auf der eigenen Internetseite zu behalten.
Die altbewährten E-Mail-Response-Management-Service Systeme, kurz ERMS, haben sich mittlerweile in Multi-Channel-Management gewandelt. Diese vereinen Anfragen aus mehreren Kommunikationskanälen. Dabei wird auch von Omni-Channel-Management gesprochen, hier sind aber tatsächlich alle Kommunikationskanäle, die für die Kundenbetreuung genutzt werden, abgebildet.
Das Multi- bzw. Omni-Channel-Response-Management bringt erhöhte Anforderungen an das beantworten der Anfragen mit sich. Denn jeder Kanal weist spezifische Anforderungen, vor allem an die Antwortgeschwindigkeit, auf. So sollten Live-Chats innerhalb einer Minute beantwortet werden, soziale Netzwerke wie Facebook und Twitter verlangen eine Reaktion in spätestens einer Stunde, wohingegen bei einer E-Mail eine qualifizierte Antwort innerhalb von 24 Stunden ausreicht.
Zudem bieten die Systeme auch verschiedene Möglichkeiten, die Beantwortung der Anfragen nach der Verfügbarkeit der Servicemitarbeiter, nach Eingangskanal wie Telefon, E-Mail, Chat oder Social-Media-Kanal oder nach Sprache und Kompetenzgrad der Servicemitarbeiter*innen zu sortieren. Je nach entsprechender Response-Management-Lösung bietet sich auch die Option einer inhaltlichen Analyse der eingehenden Anfrage und diese dann auf Basis der inhaltlichen Kriterien den Mitarbeiter*innen zuzuordnen.
Multi- bzw. Omni-Channel-Systeme erlauben darüber hinaus auch den Wechsel des Kommunikationskanals innerhalb eines Bearbeitungsvorgangs, so können Unternehmen beispielsweise sensible und persönliche Daten ihrer Kund*innen auf öffentlichen Plattformen schützen.
Egal für welchen Weg des digitalen Kundenservice sich ein Unternehmen entscheidet, um ein digitales Contact Center optimal zu nutzen, ist es besonders wichtig, sich im Vorfeld schon Gedanken darüber zu machen. Dabei müssen sich Unternehmen folgende Fragen stellen:
Welchen Anforderungen sollte mein Kundenservice gerecht werden?
Welche Möglichkeiten bieten sich bei der Umsetzung?
Welche Art des Kundenservice ist am Effizientesten für den Workflow des Unternehmens?
Häufig lassen sich die verschiedenen Contact Center miteinander kombinieren, wodurch sich individuelle Lösungen für Unternehmen ergeben.
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