Digital Asset Management
Praxisnutzen für KMUs
Vorteile, Nutzen, Funktionen
Unauffindbare Dateien, Insellösungen, Medienbrüche? Ein effizientes Datenmanagement im Unternehmen birgt so manche Herausforderung. Nicht selten führen holprige Prozesse bei der Verwaltung von Bildmaterial, Videos oder Dokumenten zu unnötigen Kosten und stressbeladenem Mehraufwand. Das Ergebnis: Frust auf allen Seiten, vor allem bei der Kostenplanung.
Wie Sie das mit Hilfe eines effizienten Digital Asset Managements (kurz: DAM) vermeiden und welcher konkrete Praxisnutzen mit einem professionellen System einhergeht, erfahren Sie in diesem Magazinartikel.
Das Ziel eines Digital Asset Managements ist es, Ihren Content bedarfs- und zielgruppenspezifisch zu verwalten. Eine Selbstverständlichkeit? Weit gefehlt, denn die Praxis vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen sieht auch in Zeiten von Industrie 4.0 nicht selten noch ganz anders aus.
Mediendateien, egal ob Bilder, Videos oder Grafiken, lagern meist unbeaufsichtigt in irgendwelchen tiefschichtigen, abteilungsgebundenen Ordnerstrukturen. Oder noch ungünstiger: sind zum Teil personengebunden. Das heißt: Ändert sich hier die Belegschaft, verschwindet meist auch Wissen über vorhandenes (Fremd-)Material, das dann im schlechtesten Fall mehrfach erworben werden muss. Hinzu kommen hohe Kosten bei falscher Verwendung und eine undurchsichtige Versionierung. Die Folgen:
Die gute Nachricht: Diese Eisberge lassen sich mit einem Digital Asset Management gekonnt umschiffen. Aber wie?
Ein Digital Asset Management System ist mehr als eine bloße Bilddatenbank. Vielmehr hilft es dabei, schneller und strategischer sämtliche Medieninhalte Ihres Unternehmens im Blick zu behalten – und das unabhängig von Ort oder Endgerät. Das macht es zu einem idealen Partner, wenn es um die sichere und zentrale Verwaltung von Bildern, Videos und Co. geht. Besonderer Benefit: Mit einem Digital Asset Management System lässt sich je nach individueller Anforderung eine Vielzahl möglicher Funktionalitäten abdecken:
Vermeiden Sie kostspielige Fehler aufgrund von veraltetem Content, unnötigen Datensilos oder ungeklärten Nutzungsrechten. Mit einem Digital Asset Management können Sie problemlos rechtliche Vorgaben einhalten und Falsch-Verwendungen jedweder Art vermeiden.
Mit einem Digital Asset Management haben Sie einen zentralen Speicherplatz für sämtliche Ihrer Assets. Dank intelligenter Suchabfrage lassen sich diese hier in Sekundenschnelle finden, bearbeiten und verbreiten. Darüber hinaus lassen sich Dubletten problemlos aufspüren, was Assets nicht nur aktuell und übersichtlich hält, sondern gleichzeitig Speicherplatz spart.
Unterstützen Sie die Workflows Ihrer Belegschaft mit einem gezielten Rechte- und Zugriffsmanagement, bei dem jede*r Mitarbeiter*in genau die Inhalte sieht, die relevant für eigene Tätigkeitsfelder sind. Definieren Sie beispielsweise Benutzerrollen und legen sie transparente Freigabe- und Bearbeitungsprozesse fest, um Ihre Assets nicht nur im Team, sondern beispielsweise auch mit Agenturen oder Kund*innen zu teilen.
Organisieren, verwalten und archivieren Sie Ihre Daten und arbeiten Sie abteilungsübergreifend an Kampagnen. Egal ob Cross-, Multi- oder Omnichannel-Marektingmaßnahmen – ein gut aufgesetztes Digital Asset Management sorgt für reibungslose Prozesse bei minimalem Aufwand. So können Feedback und Kommentare beispielsweise gebündelt bei dem jeweiligen Asset hinterlegt, Dokumente in den gewünschten Workflow-Status hinterlegt und Bearbeitungsschritte so konsequent nachvollzogen werden.
Durch die Vereinfachung täglicher Aufgaben plus der Möglichkeit einer performanten Integration in bestehende Systemlandschaften, bleibt durch ein Digital Asset Management mehr Zeit für das Wesentliche: Ihr Kerngeschäft. Das macht ein funktionales Digital Asset Management zum Kern Ihrer Marketing Aktivitäten. Heißt aber auch: Ist dieser „faulig“, leidet die Umgebung ebenfalls darunter.
Um ein Digital Asset Management wirklich sinnvoll im eigenen Unternehmen zu implementieren, gibt es einige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Neben einer genauen Definition unternehmensspezifischer Wünsche, Anforderungsprofile und Workflows, ist eine strukturierte Vorgehensweise entscheidend. Nur so kann eine gezielte Systemanforderung Schritt für Schritt realisiert werden. Beziehen Sie hierbei vor allem auch Ihre Mitarbeiter*innen von Anfang an mit ein. Es passiert leider immer noch oft genug, dass Systemlösungen genau an diesen vorbeientwickelt werden und man dann überrascht ist, wenn die eigene Belegschaft auf die Barrikaden geht. Darum gilt: Holen Sie gleich zu Beginn alle nötigen Interessengruppen mit an Bord und verschaffen Sie sich einen Überblick über Benutzungsweisen, abteilungsspezifische Prozesse und den technischen Ist-Zustand. Nur auf dieser Grundlage können später sinnvolle Schnittstellenanbindungen der einzelnen Systeme entwickelt werden.
Zusätzlich lohnt es sich hierbei, bestehende Prozessstrukturen gleich in diesem Zuge genauer in den Blick zu fassen. Muss wirklich alles digitalisiert werden? Welche Prozesse sind vielleicht wenig sinnvoll? Was lässt sich neu denken? Wovon können Sie sich getrost verabschieden. Hierbei kann es förderlich sein, einen geschulten Blick von außen zu Rate zu ziehen. Der alteingetretene Pfade leichter verlassen und neue Wege aufzeigen kann. So hilfreich ein fachlicher „Tunnelblick“ für die Expertise im eigenen Unternehmen sein kann, geht es um Prozessdigitalisierung steht er meistens nur im Weg. Daher gilt: Trauen Sie sich, Strukturen in Frage zu stellen und Altes neu zu denken. Prozessdigitalisierung sollte hier nämlich nicht in einem luftleeren Raum geschehen, sondern wohlüberlegt und gezielt.
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