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Viel getan, aber nichts erreicht – wie Fake Work unsere Arbeitsprozesse verlangsamt

Den ganzen Tag gearbeitet und trotzdem keine wichtigen Aufgaben geschafft? – Im Arbeitsalltag verbringen wir häufig Zeit mit Aufgaben, die wir zwar erledigen, die schlussendlich aber keinen großen Nutzen für den gesamten Arbeitsprozess darstellen. Dies führt dazu, dass man sich nach einem langen Arbeitstag müde und kaputt fühlt, sich aber trotzdem ärgert, dass so viel liegen geblieben ist. Denn mit der sogenannten Fake Work, können mehrere Arbeitsstunden oder auch Tage gefüllt werden. Die Frage ist nur, wie viel bringen uns diese vielen kleinen Aufgaben, die wir stets erledigen, wirklich? Sie nehmen wertvolle Zeit in Anspruch, sind aber am Ende nicht zielführend oder tragen erst nach sehr langer Zeit die gewünschten Früchte. Doch kein Grund, die Flinte ins Korn zu werfen, denn mit den passenden Tipps lässt sich selbst Fake Work produktiver gestalten.

Fake Work gleich keine Arbeit?


Fake Work oder auch Scheinarbeit genannt bezeichnet Arbeit, die wir als wertvoll ansehen, am Ende des Tages aber nicht zur Produktivität des gesamten Unternehmens beiträgt. Allerdings fühlt sie sich wie echte Arbeit an, der Tag ist voller Termine und am Abend sind wir kaputt ohne genau zu wissen, was man heute wirklich erreicht hat.

Mit dem Phänomen Fake Work befassten sich Brent D. Peterson und Gaylan W. Nielson bereits im Jahr 2009. In ihrem Ratgeber grenzen sie es ganz klar vom Begriff "Real Work" ab. Diese beschreiben sie als zielführende, sich an den Unternehmenszielen orientierende Arbeit. Mit dieser Art von Arbeit gelinge es Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig Erfolge zu erzielen. Wohingegen "Fake Work" das genaue Gegenteil davon beschreibt.

Bei Fake Work geht es aber nicht darum, ob Mitarbeiter den ganzen Tag beschäftigt waren oder nicht. Es geht vielmehr darum, welche wichtigen Aufgaben, Projekte oder andere ToDo’s sie erledigt haben. Diese unproduktive Arbeit kann viele unterschiedliche Formen annehmen. Oftmals ist dies nicht auf den ersten Blick ersichtlich, doch um Fake Work zu vermeiden, müssen Unternehmen erkennen, bei welchen Arbeitsaufgaben es sich möglicherweise um Fake Work handelt.

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E-Mails

Täglich senden Mitarbeiter eines Unternehmens unzählige E-Mails durch die Gegend. Dabei handelt es sich häufig nicht nur um wichtige Informationen, die an Kunden und Lieferanten geschickt werden. Gerade intern schicken sich Mitarbeiter unnütze E-Mails mit Inhalten, die eigentlich unrelevant sind. Im Umkehrschluss verbringen viele Mitarbeiter ihre Zeit damit, in ihrem meist ohnehin schon überladenen Postfach solche Mails herauszufiltern, zu lesen, um sie dann schlussendlich einfach wieder zu löschen.

Ergebnislose Telefonate

Es ist fast nicht wegzudenken, das Klingeln des Telefons. Gerade in Großraumbüros ist es ein akzeptierter Störfaktor, an den sich die meisten Mitarbeiter auf Dauer gewöhnen. Mal eben schnell anrufen – das hat sich zu einer beliebten Methode entwickelt, will man schnell an Informationen gelangen. Allerdings gibt es da auch jene Telefonate, die zwar "ganz nett" sind, aber schlussendlich zu keinem Ergebnis führen. Entweder ist die falsche Person am anderen Ende der Leitung, die einem die Informationen nicht geben kann, dies aber auch schnell zugibt. Oder aber genau diese vermeintliche Person merkt erst viel zu spät, dass sie gar nicht weiterhelfen kann. Solche Telefonate sind oft anstrengend, sinnlos und lassen sich zurecht unter Fake Work einordnen.

Hier lohnt es sich, über eines nachhaltiges Wissensmanagement nachzudenken, denn Informationen, die häufig gebraucht werden, lassen sich auch gesammelt in einem Firmen Wiki festhalten. Dabei kann jeder Mitarbeiter digital auf die Informationen zugreifen, um dort nach einer Antwort auf seine Fragen zu suchen. So lässt sich vermeiden, dass sich Kollegen bei unnötigen Fragen von ihrer Arbeit abhalten.

Multitasking

Mitarbeiter neigen dazu, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Multitasking kann eine Weile gut funktionieren, doch früher oder später geht die geteilte Aufmerksamkeit auf Kosten der Qualität sowie der Produktivität. Wer nicht konzentriert ist, der macht leichter und vor allem schneller Fehler. Diese wieder auszubessern erfordert am Ende mehr Zeit, als die reine Bearbeitung der einzelnen Aufgabe gebraucht hätte.

Doppelte Verantwortung

Es ist wichtig, innerhalb eines Arbeitsprozesses die Aufgaben klar und deutlich zu verteilen. Nicht selten stehen mehrere Personen in der Verantwortung. Dies kann dazu führen, dass gewisse Aufgaben doppelt erledigt werden. Zwar ist es am Ende besser, eine Arbeit lieber doppelt als gar nicht gemacht zu haben. Allerdings hätte sich die Zeit des Mitarbeiters auch sinnvoller nutzen lassen können. 

Berichte und Ergebnisse

Berichte und Ergebnisse über die eigene Arbeit sind nur dann sinnvoll, wenn diese auch wirklich gelesen werden und daraus profitiert wird. Einen Report einzufordern, der eine Führungskraft nicht interessiert, ist die blanke Aufforderung zur Fake Arbeit. Genauso gilt dies auch für Ziele und Zahlen. Klar, alle sollen auf dem laufenden Stand sein und die aktuellen Produktionszahlen wissen. Doch wer braucht diese Information wirklich und bei wie vielen Mitarbeitern liegt dieser Bericht einfach ungeöffnet im Postfach oder auf dem Schreibtisch?

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Tipps um Fake Work zu vermeiden:

Wer sich vorher genaue Ziele steckt, der arbeitet automatisch daran, diese auch zu erreichen. Eine klare Zieldefinierung am Arbeitsplatz hilft dabei, die Fake Arbeit zu reduzieren. Bevor es daran geht, einfach drauflos zu arbeiten und irgendwas zu erledigen, sollte geklärt sein, ob die bevorstehende Aufgabe auch wirklich zielführend ist. Ist es eine Arbeit an einem Projekt, sollte diese den gesamten Arbeitsprozess spürbar voranbringen. Wer seine Zeit dafür investiert, die gesteckten Ziele voranzubringen, der vermeidet damit Fake Work.


Für eine klare Zieldefinierung ist es zudem sinnvoll, sich ein gutes Zeitmanagement zurechtzulegen. Es ist wichtig, sich für relevante Aufgaben ein genaues Zeitfenster einzuräumen. In diesem wird dann nur an dieser Aufgabe gearbeitet. In der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe vorgesehen ist, lauert weniger die Gefahr, sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen, die sich dann als Fake Work herausstellen könnten. Ein digitales Prozessmanagement trägt dazu bei, die knappen Ressourcen mit deutlich weniger Anstrengung im Blick zu behalten. Dies erleichtert die Planung, Steuerung und zeitliche Umsetzung benötigter Maßnahmen innerhalb eines Projektes erheblich.


Wie schon bereits erwähnt, können sich Telefonate schnell in eine Art Fake Arbeit entwickeln. Doch nicht nur das Klingeln des Telefons sorgt für Ablenkung, auch Kollegen, die an den Arbeitsplatz kommen, Anfragen nach Hilfe oder ein kurzfristig organisiertes Meeting führen zu Unterbrechungen der eigentlichen Arbeit. Häufig entwickeln sich diese Ablenkungen und Einschübe zu Fake Work und stehen den tatsächlichen Aufgaben im Weg.


Ergebnisse und Leistungen sind nicht immer sofort sichtbar oder nachvollziehbar, wodurch es schwerer fällt, diese von Fake Work zu unterscheiden. Dank einer ToDo-Liste oder bereits vorher definierten Teilzielen lassen sich Arbeitsleistungen besser messen. Können sich diese Punkte am Ende des Tages nicht abhaken lassen, so hat man vermutlich die Arbeitszeit mit Fake Work verbracht.


Es ist nicht immer vorteilhaft, alles selbst zu erledigen. Widmet man sich Aufgaben, die in einen Bereich fallen, für den ein Kollege deutlich qualifizierter ist, lässt sich dies ebenso als Fake Work bezeichnen. Da der Kollege mit großer Wahrscheinlichkeit die entsprechende Aufgabe effizienter und somit zielführender bearbeiten kann.


Häufig entsteht Fake Work durch eine unstrukturierte Arbeitsweise. Dies kann einen einzelnen Mitarbeiter betreffen, aber auch das Ergebnis einer mangelnden Planung und Organisation im gesamten Projekt oder sogar der Abteilung sein. Unklare Arbeitsaufgaben führen schnell zu Fehlern, die dann wieder zeitaufwendig korrigiert werden müssen. Abhilfe kann hier eine digitale Systemlösung schaffen, denn ein individuelles Produktinformationsmanagement kann die Verwaltung, Pflege und Verwendung von Produktdaten erleichtern.


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Unser Fazit: Trotzdem ist nicht alles schlecht!

Fake Work und somit auch unproduktive Arbeit kann sich nicht zuletzt auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken. Es ist frustrierend, nach einem langen und anstrengenden Arbeitstag trotzdem keine nennenswerte Leistung erbracht zu haben. Denn Fake Work ist zwar Arbeit, die nicht zielführend ist, sie ist aber dennoch anstrengend und raubt wertvolle Energie. Sie führt schnell zu Selbstzweifeln und fördert die Angst, inkompetent und nicht gut genug für den eigenen Job zu sein.

Ein Unternehmen sollte aber keinesfalls alle Aufgaben, die auf den ersten Blick unwichtig erscheinen, einfach streichen. Oft haben bestimmte Meetings oder Telefonate einen versteckten nutzen, der sich erst später für das Unternehmen auszahlt. So arbeiten zufriedene und motivierte Mitarbeiter wesentlich effizienter und auch Kunden sind vermutlich nach einem langen Telefonat, in dem sich Zeit genommen wurde, um sich ihren Anliegen zu widmen, um einiges zufriedener. Sie bestellen erneut oder empfehlen die Produkte sowie das Unternehmen weiter. Mithilfe von individuellen Systemlösungen lassen sich einige Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens optimieren. Dabei können die verschiedenen digitalen Lösungen auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen und somit Fake Work reduzieren.

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