E-Mails richtig archivieren
Rechtsgrundsätze und Revisionssicherheit
Chaos im Postfach vermeiden
„Ich such nur mal eben schnell die entsprechende E-Mail raus!“ – Über eine Stunde ist vergangen und schier endlose Berge an E-Mails in der Inbox wurden gesichtet. Die richtige Mail jetzt zur Hand zu haben, ist dann der glückliche Verlauf. Im schlechtesten Fall liegt trotz fortgeschrittener Zeit nicht die richtige E-Mail vor. So oder so ähnlich können sich so manche Szenen im täglichen Geschäft eines Unternehmens abspielen. Die tägliche Flut an elektronischen Nachrichten kann schnell zu einer nicht mehr überschaubaren Masse werden. Um nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Ressourcen zu schonen, ist es für Unternehmen wichtig, eine sinnvolle E-Mail-Archivierung in ihrem Arbeitsalltag zu integrieren. Nicht zuletzt spielt dabei auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die für Unternehmen verpflichtende Revisionssicherheit eine zentrale Rolle. Worauf Unternehmen also achten sollten und wie Sie direkt einen besseren Überblick erhalten, erfahren Sie hier im PRinguin Magazin mit Meerwert.
Zwar ist Ordnung nur das halbe Leben, doch Zeit ist ja bekanntlich Geld. Denn laut einer Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) von 2015 erhalten Arbeitnehmer*innen in typischen Bürotätigkeiten durchschnittlich 600 Mails pro Monat in ihr Postfach. Geht man von einer ungefähren Bearbeitungszeit einer E-Mail von drei Minuten aus, so verwenden Arbeitnehmer*innen umgerechnet täglich eineinhalb Stunden mit der Bearbeitung der elektronischen Nachrichten. Bedenkt man nun noch die Arbeitszeit für ausgehende E-Mails, steht eines fest: Für einen zeiteffizienten Umgang mit der Vielzahl an elektronischen Nachrichten ist Ordnung und Struktur im Postfach zwingend erforderlich. Nur so lassen sich wichtige Dokumente schnell wieder finden und schlussendlich auch aufbewahren. Vor allem die richtige Archivierung von E-Mails kann Unternehmen auch aus rechtlicher Sicht zum Verhängnis werden.
Ordnung und Struktur schön und gut, nun kommt es auf die richtige Archivierung an! Denn nicht nur Rechnungen in elektronischer Form müssen rechtskonform gesichert werden. Unternehmen sind nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichtet, die gesamte geschäftsrelevante Kommunikation revisionssicher zu speichern. Darin inbegriffen sind also nicht nur Rechnungen, sondern unter anderem auch Angebotsanfragen, Auftragserteilungen, Lieferscheine und Retouren. Kurz gesagt: Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre E-Mails zu archivieren.
Die Unversehrtheit von Briefen lässt sich weit zurückführen, denn bereits offizielle Siegel mit Siegelwachs und Siegelstempel erzeugt, boten Schutz vor Manipulation. In Bezug auf die heutzutage bevorzugte elektronische Datenübermittlung bezeichnet die Revisionssicherheit die Richtigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von E-Mails innerhalb eines Archivsystems.
Kaum vorstellbar aber in vielen Unternehmen dennoch häufig noch das Mittel der Wahl: E-Mails zur Archivierung auszudrucken. Der Grundgedanke dahinter? Rechnungen kommen ja schließlich auch per Post, also reicht es doch, die wichtigen E-Mails einfach auszudrucken. Das ist ein fataler Fehler. Denn der Ausdruck einer E-Mail, unabhängig ob als PDF oder in Papierform, stellt lediglich eine Kopie der elektronischen Nachricht dar. Dies kann für Unternehmen teuer enden, denn die GoBD schreibt stets das Original zur sicheren Aufbewahrung vor. Grundsätzlich gilt: Wurde das Original digital versandt, so muss das Dokument auch auf diesem Wege aufbewahrt werden.
Auch ein Backup ersetzt nicht ein ordnungsgemäßes E-Mail-Archiv. Zwar ist ein Backup sehr sinnvoll und oftmals hilfreich, wichtige Daten bei einem Systemausfall oder Ähnlichem wieder herzustellen, es ersetzt jedoch nicht eine rechtskonforme Sicherung der elektronischen Nachrichten. Ein professionelles E-Mail-Archiv kann den wesentlichen Anforderungen in Bezug auf Manipulationssicherheit, Verfügbarkeit, Wiederauffindbarkeit, Kosteneffizienz und vor allem auch Rechtssicherheit gerecht werden.
Wir sind uns also einig, dass Unternehmen nicht um eine professionelle E-Mail-Archivierung herumkommen. Eine cloudbasierte E-Mail-Archivierung kann dabei viele Vorteile mit sich bringen. In erster Linie dient sie vor allem der Entlastung von Mailservern und deren Speicherkapazitäten. Dank einer cloudbasierten Lösung lassen sich alle archivierten E-Mails abrufen oder auch wiederherstellen, falls der Mailserver versehentlich mal gelöscht wurde. In der Cloud sind alle elektronischen Nachrichten zu 100 Prozent gesichert und lassen sich voll automatisiert verwalten. So können wichtige Dokumente in der automatischen Archivierung unverändert und auch unveränderbar gespeichert werden. Dies entspricht direkt der revisionssicheren Aufbewahrung, alle ein- und ausgehenden E-Mails lassen sich in der cloudbasierten Lösung automatisch und in ihrer originalen Form speichern. Eine E-Mail-Cloud Archivierung übernimmt also die vollständige Abwicklung der E-Mail-Archivierung. Dies bietet den Unternehmen eine gesicherte und rechtskonforme Speicherung der Dokumente und spart zudem Zeit, Speicherplatz und Mailserverressourcen.
Die archivierten E-Mails lassen sich jederzeit abrufen und bei Bedarf wiederherstellen.
Dank der automatischen Archivierung bleibt den Administrator*innen der verwaltungstechnische Aufwand erspart.
Die ein- und ausgehenden E-Mails lassen sich automatisch revisionssicher Archivieren.
Als erfahrene Digitalagentur und offizieller Hornetsecurity Bronze Partner unterstützen wir unsere Kund*innen stets im gesamten Prozess der Etablierung einer cloudbasierten E-Mail-Archivierung. Von der Einführung, Übertragung und Schulung zur Nutzung des neuen Systems stehen wir jederzeit zur Seite. Alle Informationen rund um die E-Mail-Archivierung für Unternehmen von Hornetsecurity lesen Sie hier.
Dann strukturieren Sie Ihr E-Mail-Postfach in 4 einfachen Schritten:
Personalisierte Ordner anzulegen ist bei jedem gängigen E-Mail-Programm einfach umzusetzen. Doch besonders hier gilt: viel hilft nicht gleich viel. Häufig legen Mitarbeiter*innen selbstständig eigne Ordner an, doch meist endet diese euphorische Umsetzung in einer unüberschaubaren Menge an verschiedenen Ordnersystemen. In der Regel reichen vier Ordner völlig aus, um eine sinnvolle Ordnung im Postfach zu generieren. Diese sind nach den folgenden Anforderungen benannt:
In manchen Fällen, bei hoher äußerlicher Abhängigkeit, lässt sich noch ein fünfter Ordner „Warten auf Antwort“ ergänzen.
Sind die entsprechenden Ordner angelegt, geht es an das richtige Sortieren. Nehmen Sie sich hierfür jede einzelne Mail vor, die sich in Ihrer Inbox befindet. Meist lässt sich schon am Betreff erkennen, welchen Inhalt die E-Mail besitzt und wie sie dementsprechend zuzuordnen ist. Liefert der Betreff keine genaue Auskunft, so ist es hilfreich, die ersten Zeilen der E-Mail zu überfliegen. Selten ist es notwendig, jede E-Mail vollständig durchzulesen. Dies spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Filter können Ihre neue Ordnerstruktur unterstützen! Mit Hilfe dieser können Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder mit einem entsprechenden Betreff direkt in bspw. den Ordner „Noch Lesen“ filtern. So reduziert sich die Anzahl an neuen E-Mails in der Inbox von ganz alleine. Grundsätzlich gilt es nun, die Inbox regelmäßig zu checken. Das große Ziel ist es, stets eine Null in der Inbox zu haben.
Ist die neue Struktur der E-Mail-Archivierung einmal etabliert, ist es wichtig, diese Struktur langfristig beizubehalten. Hilfreich hierbei ist es, sich neue Routinen anzueignen.
Wie bei allen Routinen, die sich neu etablieren müssen, gilt, sich unbedingt daran zu halten. Nur so kann sich eine langfristige Gewohnheit entwickeln, die sich am Ende spürbar lohnt!
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