reshelta: Das Management System für Frauenhäuser
Branche: Frauenhäuser
Mehrwert: Entwicklung einer multifunktionalen Anwendung für mehr Übersichtlichkeit und Entlastung im Arbeitsalltag
Die Aufgaben in Frauenhäusern sind vielfältig und oftmals mit hohem bürokratischen Aufwand verbunden, der ohne die entsprechenden strukturellen Strukturen schnell unübersichtlich werden kann. Benötigt wird daher ein zentrales System, das an alle Anforderungen des Alltags eines Frauenhauses optimal angepasst ist und Mitarbeiter*innen dabei unterstützt, den anfallenden Verwaltungsaufwand bestmöglich zu bewältigen. Ziel ist es folglich, dass Mitarbeiter*innen weniger Zeit für die Verwaltung investieren müssen und so mehr Zeit für das Wesentliche erhalten, die Betreuung gewaltbetroffener Frauen.
Neben den genannten Anforderungen, soll zusätzlich vor allem die Sicherheit personenbezogener Daten eine wichtige Rolle in der Planung und der Umsetzung des Projektes einnehmen.
Das Ziel war es, ein System zu schaffen, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen in den Vordergrund stellt, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht sowie wichtige Informationen kompakt präsentiert und mit einem Blick erfassbar macht.
Mitarbeiter*innen der Frauenhäuser wissen selbst am besten, wie ein solches System gestaltet sein soll, um ihnen den gewünschten und benötigten Mehrwert zu liefern. Daher haben wir in Zusammenarbeit mit Frauenhäusern das Management System reshelta konzipiert und nach ihren Vorstellungen entwickelt: Es soll in Zukunft Mitarbeiter*innen bei bürokratischen Aufgaben entlasten und ihnen so mehr Zeit und Raum für die Versorgung der Bewohner*innen ermöglichen. Darüber hinaus haben wir um reshelta herum eine eigene Markenidentität geschaffen, die Werte und Ziele von Frauenhäusern repräsentiert und diese bei der Umsetzung unterstützt.
Kombination aus dem englischen Wort shelter und der lateinischen Vorsilbe re- finden diese auch im Namen der Marke Ausdruck.
Das goldene "she" in der Wortmarke soll darüber hinaus den Wert der Frau graphisch repräsentieren, und wird schützend von den restlichen Buchstaben umrahmt. Deren genderneutrale mintgrüne Farbe steht stellvertretend für den Diversity Gedanken und bezieht alle mit ein.
Die Bildmarke greift außerdem Anfang und Ende der Wortmarke – die Buchstaben r und a – in Form von Kreisen auf. Die Symbolik ist wiederum ein Verweis auf den beschützenden Aspekt und bricht mittels der Verlängerung der Kreise zugleich die Analogie eines Eheringes auf.
Die listenförmige und filterbare Kontaktdatenverwaltung bietet eine geordnete Übersicht über sämtliche Kontakte eines Frauenhauses, die jederzeit mit einem einfach Schritt-für-Schritt Verfahren erweitert waren kann. Ein neuer Kontakt kann auch ohne die Eingabe personenbezogener Daten angelegt und jederzeit vervollständigt werden, sollte beispielsweise bei der Aufnahme der Bewohner*innen und Kinder keine Möglichkeit bestehen, die Daten vollständig zu erfassen.
Die über die Kontaktliste abrufbare digitale Akte fasst an zentraler Stelle alle personenbezogenen Daten zusammen und ermöglicht so einen vollumfänglichen 360°-Blick auf sämtliche Interessensgruppen. Welche Informationen in den einzelnen Akten hinterlegt werden, hängt davon ab, welcher Kategorie (Bewohner*in, Kind, Mitarbeiter*in) die Akte zugeordnet ist. Die genannten Kategorien können nach Bedarf jederzeit um Weitere ergänzt werden, um so die Kontaktliste individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Frauenhäuser anzupassen.
In den digitalen Akten der Bewohner*innen und Kinder lassen sich neben Stamm- und Kontaktdaten auch zugewiesenen Notizen, Aufgaben, Termine, Aufenthalte sowie Formulare und Dokumente finden. Außerdem findet sich eine Checkliste, anhand derer Mitarbeiter*innen erkennen können, welche Informationen in der jeweiligen Akte noch zu ergänzen sind.
Und sollte eine Akte als PDF-Dokument benötigt werden, ist es jederzeit möglich, diese mit nur einem Klick als solches zu exportieren.
Händisches Ausfüllen von Formularen kann ein zeitaufwändiges Unterfangen sein. Doch mit der integrierten Ausfüllhilfe der Formularverwaltung kann den Mitarbeiter*innen hier einiges an Arbeit abgenommen werden.
Dabei ist die Funktion einfach und nutzerfreundlich gestaltet: Nach dem Hochladen des gewünschten Formulars, kann man den einzelnen Feldern des Formulars via Drag-and-Drop die passenden Kategorien aus der Datenbank zuteilen. Mit der Option „PDF generieren“, die sich in den digitalen Akten finden lässt, erhält man nun binnen Sekunden ein fertig ausgefülltes PDF-Dokument.
Um einen optimalen Workflow zu generieren, können anfallende Aufgabe in die dafür vorgesehene Aufgabenverwaltung eingetragen und Mitarbeiter*innen zugewiesen werden. Zusätzlich gibt es die Option, individuelle Deadlines für die einzelnen Aufgaben festzusetzen.
Darüber hinaus wird den Aufgaben ein Status zugeordnet: „Zu erledigen“ „In Arbeit“ „Erledigt“. Danach lässt sich in der Aufgabenübersicht filtern, sodass direkt ersichtlich ist, welche Aufgaben noch nicht bearbeitetet wurden. Die einzelnen Aufgaben sind außerdem auch in der digitalen Akte der ihnen zugeordneten Personen zu finden.
Integrierte Zimmerverwaltung: Hier sieht man auf den ersten Blick, wie viele Zimmer reserviert, frei oder belegt sind.
In der Gesamtübersicht sind dazu alle Zimmer aufgelistet. Dank farblicher Kennzeichnung kann direkt festgestellt werden, welche davon belegt, reserviert, frei oder anderweitig blockiert sind. Ebenfalls in der Gesamtübersicht zu finden: detailliert Informationen zu den Räumen. Neben dem Zimmernamen selbst, finden sich hier die Namen der Bewohner*innen sowie die maximale Anzahl an Personen, die das jeweilige Zimmer bewohnen können.
Mit dem integrierten manuellen Zeiterfassungstool ist es Mitarbeiter*innen möglich ihre Arbeitszeit genau zu erfassen. Das Ganze ist an ein Über-Unterstundenkonto gekoppelt, sodass die exakte Stundenzahl immer im Blick behalten werden kann.
Neben Arbeitszeiten lassen sich auch problemlos Urlaubs- Krankheits- und Fortbildungstage eintragen, die in der Übersicht nach Mitarbeiter*in, Art oder Zeitraum gefiltert werden können.
Sind Sie selbst auf der Suche nach einem Tool zur Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Hier erfahren Sie mehr.
Im integrierten Kalender der Anwendung lassen sich Termine von Mitarbeiter*innen und Bewohner*innen eintragen, abrufen und verwalten. Dabei kann zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht gewählt und Termine nach beteiligten Personen und Terminkategorie gefiltert werden.
Zeitnah anstehende Termine sind zudem in einer separaten Listenansicht neben dem eigentlichen Kalender aufgeführt.
Frauenhäuser bieten ihren Bewohner*innen die Möglichkeit, sich benötigte Gegenstände oder Geld direkt vom Frauenhaus auszuleihen. Und auch hierfür hält die Anwendung ein integriertes Feature bereit: Die Ausleihverwaltung, basierend auf dem Prinzip dynamischer Notizen, liefert Mitarbeiter*innen einen sofortigen Überblick über verliehene Objekte.
Das Feature bietet die Option, personenweise oder gegenstandsweise – ganz nach Belieben der Nutzer*innen – Notizen anzulegen. Die einzelnen Notizen können jederzeit mit Elementen in Text- oder Bildform, beispielsweise zur genaueren Beschreibung der Gegenstände, erweitert werden.
Wir haben reshelta als eine sogenannte Single Page Application mittels vue.js erstellt. Konkret bedeutet das, dass es Nutzer*innen möglich ist, die Seite über einen Browser aufzurufen. Im Gegensatz zu Multi-Page Anwendungen wird jedoch nicht die gesamte Seite neu geladen, wenn User*innen dort eine Aktion ausführen. Stattdessen wird nur das genutzte, beziehungsweise veränderte, Feature aktualisiert.
So ermöglichen Single Page Apps dank ihrer raschen Responsivität eine flüssigere und damit auch nutzerfreundlichere Bedienung als herkömmlich programmierte Internetseiten.
Entwickelt wurde das Management System auf Basis von vue.js.
Die ansprechende und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche wurde mit dem Framework Quasar umgesetzt.
Die Single Page App verbraucht wenig Ladezeit und sorgt so für ein besseres Nutzererlebnis.
Mit einem Klick lassen sich ausgefüllte Formulare generieren oder digitale Akten in Dokumente umwandeln.
Für den bestmöglichen Schutz der Daten erfolgt das Hosting des Systems über einen Webserver in Deutschland.
Zugänge zu vertraulichen Inhalten können für nicht berechtigte Mitarbeiter*innen beschränkt werden.
In der Zusammenarbeit mit Frauenhäusern ist mit reshelta eine Anwendung mit einer Vielfalt an Features entstanden. Von Arbeitszeitenmanagement, über Aufgabenverwaltung bis hin zur Zimmerverwaltung: reshelta nimmt Mitarbeiter*innen eines Frauenhauses gezielt wiederkehrende, zeitaufwendige Aufgaben ab und unterstützt sie bei der datenschutzkonformen Verwaltung von Daten. Damit Mitarbeiter*innen ihre Zeit und Ressourcen in die persönliche Versorgung der Bewohner*innen investieren können.
