E-Rechnung für Unternehmen
Pflicht zur E-Rechnung ab 1. Januar 2025
E-Rechnung einführen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend. Aber Vorsicht, wer jetzt glaubt, eine Rechnung als PDF zu verschicken genügt, der ist auf dem falschen Dampfer. Wir verraten Ihnen, was es mit der Pflicht zur E-Rechnung auf sich hat und was es jetzt zu beachten gilt.
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Selbstständige im B2B-Bereich, die im Inland (bzw. Gebiete nach §1 Abs. 3 UstG) ansässig sind. Diese müssen ab dem 1. Januar 2025 technisch sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Mit Hilfe einer E-Rechnung lassen sich Rechnungsinformationen elektronisch übermitteln, automatisiert empfangen und weiterverarbeiten. Es handelt sich also um Datensätze in einem standardisierten maschinenlesbaren Format, das den europäischen Rechnungsstandard EN 16931 erfüllt.
Das unterscheidet die E-Rechnung von einer bloßen Bilddatei wie beispielsweise PDF. Das Ziel dabei ist ein durchgehender, elektronischer Rechnungsworkflow ohne Medienbrüche. Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z.B. im Standard XRechnung.
In puncto E-Rechnungspflicht gibt es zwar eine großzügige Übergangsregelung, die jeweiligen Stichtage ausreizen sollte man jedoch nicht, da mit einem erhöhten Aufkommen bei IT-Dienstleistern zu rechnen ist. Zusätzlich kann das Umstellen auf E-Rechnung je nach Unternehmensgröße durchaus aufwendig sein.
Folgende Fristen sollten Unternehmer*innen jetzt im Hinterkopf behalten:
Zugegeben, einer Pflicht ist natürlich wenig entgegenzusetzen. Nichtsdestotrotz sollte man diese aber nicht nur als notwendiges Übel sehen, denn die E-Rechnung birgt nach erfolgreicher Umstellung durchaus einige Vorteile, die zur Entbürokratisierung im Rechnungsworkflow beitragen.
So fördert die E-Rechnung beispielsweise verkürzte Durchlaufzeiten, ermöglicht meist eine schnellere Bearbeitung und spart Ressourcen in Form von Papier und Porto ein.
Hinzu kommt eine Steigerung der Datenqualität durch eine verringerte Fehleranfälligkeit sowie die Möglichkeit einer dezentralen Rechnungsbearbeitung. Kurz gesagt: mehr Flexibilität bei langfristig weniger Aufwand.
Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein bestimmtes Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 und der E-Rechtsverordnung des Bundes (E-RechV) entspricht.
XRechnung ist hierbei ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Da es sich bei der XRechnung um ein XML-basiertes Rechnungsformat handelt, gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein branchenübergreifender Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Er ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen digital und strukturiert auszutauschen, was zu einer effizienteren Abwicklung des Rechnungswesens führt. Die ZUGFeRD Rechnung ist, anders als die XRechnung, ein hybrides elektronisches Rechnungsformat: Eine Rechnung besteht hier aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format.
E-Rechnungen sind Teil einer digitalen Buchhaltung und bedürfen einer passenden Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie hier Ihre eigene Software und klären Sie zunächst, ob Ihre Software rechtskonforme E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erstellen kann. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, so gilt es hier ebenfalls zu klären, ob hier normkonforme E-Rechnungen erzeugt werden können. Je nachdem, wie hier die konkrete Lage ist, bedarf es einer technischen Nachrüstung sowie entsprechender Schulungen, um Mitarbeiter mit an Bord zu holen.
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