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Nützliche Tools für das Home Office

Mit einfachen Schritten zu mehr Effektivität im Home Office

Home Office als Chance

Tipps und Tricks für die Arbeit im Home Office

Die Corona-Krise stellt viele Unternehmen vor ein und dasselbe Problem: Die Arbeit soll, sofern es möglich ist, von zu Hause aus erledigt werden. Das ist einfacher gesagt, als getan, denn eine Verlagerung ins Home Office erfordert Planung und Struktur. Was muss beachtet werden? Wie kann man möglichst effizient im Home Office arbeiten? Wir haben ein paar nützliche Tipps für Sie gesammelt, um die Arbeit zuhause produktiver zu gestalten.

Ich gehe ins Home Office – Was muss ich beachten?

Schickt ein Unternehmen alle seine Mitarbeiter ins Home Office müssen mehrere Faktoren beachtet werden:

  • Zum Einen ist die Gewährleistung der IT-Sicherheit wichtig. Der Datenaustausch sollte bestenfalls über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) stattfinden, wofür der Zugang vom Unternehmen für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden muss.
  • Des Weiteren sollten Mitarbeiter, sofern es möglich ist, mit Geräten aus dem Büro ausgestattet werden oder ihnen der Zugriff von eigenen Geräten aus explizit erlaubt werden.
  • Auch der Aufbau des Arbeitsplatzes zuhause spielt eine Rolle: Um die Augen nicht zu überanstrengen oder Spiegelungen zu verhindern, ist die optimale Platzierung des Monitors seitlich neben dem Fenster. Auch eine ausreichende Beleuchtung ist sehr wichtig.

Nützliche Tools für das Home Office

Es gibt mehrere nützliche Tools, von denen man innerhalb einesTeams profitieren kann, um sowohl die interne Kommunikation als auch die persönliche Produktivität aufrecht zu erhalten oder gar zu steigern. Wir stellen Ihnen die nützlichsten Tools vor:

Slack

Für die interne Onlinekommunikation ist Slack von großem Vorteil, da es sowohl den Austausch innerhalb einzelner Teams als auch im gesamten Unternehmen ermöglicht. Zusätzlich können weitere Tools wie Zoom oder Google in Slack integriert werden. Von Slack ausgehend können z.B. Online Meetings gestartet oder Dateien in der Cloud gespeichert werden. Slack ist für kleinere Teams kostenlos, für größere jedoch auch eher kostengünstig.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist derzeit der wohl größte Konkurrent zu Slack. Die Software bietet mit der Möglichkeit für Chats, Videogespräche, sowie gemeinsame Dokumentenerstellung, alle notwendigen Funktionen für die Arbeit zuhause.

Asana

Mit diesem Tool können Projekte und To-Do's mit Kommentarfunktionen für einzelne Projekte geplant werden. Es bietet die Möglichkeit, Projekte anzulegen, Aufgaben zu verteilen und den jeweiligen Bearbeitungsstand zu überprüfen. Dabei hat jedes Teammitglied Zugriff auf den Projektstatus und anstehende Aufgaben.

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Zoom

Über Zoom sind Videokonferenzen zwischen mehreren Kollegen oder auch Kunden möglich. Zoom ist für verschiedene Situationen anwendbar, wie beispielsweise virtuelle Teamarbeit, Online-Präsentationen oder Online-Trainings. Meetings können im Vorfeld bereits geplant werden, und Kennwörter und Links zum Betreten von Meetings bereitgestellt werden. 

Skype

Auch Skype stellt als Klassiker der Video-Telefonie nach wie vor eine gute Alternative für einfache Video-Calls oder Konferenzen dar.

Google Drive

Bei Google Drive handelt es sich um einen Cloudspeicher-Dienst zur Sammlung oder Teilung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es können Ordnersysteme angelegt, sowie Dateien erstellt und hochgeladen werden. Dateien wie Textdokumente, Präsentationen oder Tabellen können gemeinsam von mehreren Personen online bearbeitet werden.

WeTransfer

Wenn Daten zu groß sind, um sie per Mail zu verschicken, bietet sich die Software WeTransfer an. Es ermöglicht die Teilung von Daten bis zu einer Größe von 2 GB. Nach dem Upload erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem Downloadlink.

Rescue Time

Da man zuhause eher mal zu Ablenkung und Prokrastination neigt, ist es wichtig, den Fokus auf die Arbeit halten zu können. Mit Rescue Time kann man selber überprüfen, wieviel Zeit man auf welchen Internetseiten verbringt und ablenkende Seiten wie Facebook oder YouTube blockieren. So wird die Produktivität im Home Office unterstützt.

Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Workflows?

Mit einfachen Schritten zu mehr Effektivität im Home Office

Bei der Arbeit zu Hause gibt es viele Störfaktoren, die die Effektivität beeinträchtigen können. Mit unserenTipps können Sie ihre eigenen Workflows optimieren und effizienter im Home Office arbeiten:

Wahl des Arbeitsplatzes

Um sich selbst vor Ablenkung zu schützen, sollte man den Arbeitsplatz sinnvoll wählen und ein Arbeitszimmer definieren, falls keins vorhanden ist. Wenn möglich, sollte es sich dabei nicht um das Schlaf- oder Wohnzimmer handeln.

Zeitplan aufstellen

Ein Zeitplan ist nützlich, um den Fokus aufrecht zu erhalten. Wann soll gearbeitet werden? Wann wird Pause oder Feierabend gemacht? Feste Arbeitszeiten und Pausen sind hilfreich, den gewohnten Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten. Den Zeitplan auch mit der Familie oder den Mitbewohnern zu teilen, kann Störungen einfacher verhindern.

Kleidung wie im Büro

'So tun als ob', lautet hier die Devise. Sich zu kleiden, als würde man ins Büro gehen, kann sich weitaus positiver auf die Produktivität auswirken, als der Schlafanzug oder die Jogginghose. Das führt zu einer gesteigerten Arbeitsmotivation und einer nachhaltigen Entspannungsatmosphäre. Denn was gibt‘s schöneres als nach einem langen Arbeitstag raus aus den Arbeitsklamotten und rein in die Jogginghose zu wechseln?

Ziele klar definieren

Sich im Voraus zu überlegen, was an einem Tag erreicht werden soll, steigert die Produktivität. To-Do-Listen für jeden Tag sind hier nützlich, da man sich so auf das Wichtigste konzentrieren kann, und einen Überblick über bereits erledigte oder noch anstehende Aufgaben bekommt.

Störfaktoren reduzieren

Wie bereits erwähnt, ist man zuhause von sozialen Medien, der Familie oder anderen Geräuschen schnell mal abgelenkt. Daher könnten Verhaltensregeln mit der Familie ausgemacht und soziale Medien zeitweise blockiert werden, um der Versuchung nicht zu unterlegen.

An- und Abwesenheit

Die Kommunikation innerhalb des Teams ist sehr wichtig, wenn man sich nicht mehr in unmittelbarer Nähe befindet. Daher sollten An- und Abmeldungen stets kommuniziert werden, damit Kollegen wissen, wer gerade erreichbar ist oder nicht.

Regelmäßige Pausen

Um fokussiert und konzentriert zu bleiben sind regelmäßige Pausen wichtig. Gesundheitsexperten raten sogar, die Arbeit alle 90 Minuten kurz zu pausieren.

Bewegung

Der Weg vom Schlafzimmer ins Arbeitszimmer ist zuhause nicht gerade weit. Daher sollte stets auf ausreichende Bewegung geachtet werden. Dazu gehört, die Sitzhaltung- oder Position hin und wieder zu wechseln, Übungen am Schreibtisch zu machen, wie Kopf- und Schulterkreisen, und noch vieles mehr.

Austausch

Im Home Office kann es schnell einsam werden. Daher sollte man feste Team-Meetings und Termine festlegen, während denen Fragen, Befindlichkeiten oder Tagesabläufe angesprochen und geklärt werden können. Das stärkt nicht nur das Team, sondern auch den Zusammenhalt trotz Entfernung.

Vermeidung von Überlastung im Home Office

Bei der Arbeit im Home Office kommen schnell verschiedene Stressfaktoren zusammen: Mangel an persönlicher Kommunikation, viel Arbeit, selbst verschaffter Leistungsdruck, schlechtere Organisation sowie Ablenkungsfaktoren wie die Familie oder Mitbewohner.

Was kann also vor Überlastung bei der Arbeit in den eigenen 4 Wänden schützen?

Struktur und Abgrenzung

Wie bereits erwähnt, sind eine gute Struktur und räumliche Abgrenzung sehr wichtig. Das heißt, ein Zeitplan sollte aufgestellt und eingehalten sowie der Arbeitsplatz genau definiert werden, um Freizeit und Beruf besser trennen zu können. Diese Einhaltung erfordert natürlich eine gute Organisation und Disziplin. Hierfür könnte es hilfreich sein, ähnliche Arbeitsstrukturen wie im Büro festzulegen: z.B. erst frühstücken und dann in normaler Arbeitskleidung die Arbeit beginnen, und Pausen ähnlich gestalten wie im Büro, also währenddessen am Besten keine Haushaltsangelegenheiten oder Ähnliches erledigen.

Definierte Arbeitsaufträge und Priorisierung

Zunächst sind aufgrund der mangelnden Kommunikation verbunden mit dem häufigen Gefühl, dass die Arbeit im Home Office nicht gut genug oder nicht sichtbar ist, genau definierte Arbeitsaufträge und eine klare Priorisierung wichtig. Das sollte in Absprache mit dem Arbeitgeber klar festgelegt werden.

Kommunikation

Zuhause verliert man schneller mal die Motivation oder den Spaß bei der Arbeit, da vor allem auch der persönliche Kontakt zu Arbeitskollegen ein hoher Motivationsfaktor ist. Das Fehlen des persönlichen Kontakts kann zudem Erschöpfung verursachen, weswegen der Austausch mit Teammitgliedern und Kunden sehr wichtig ist.

Fazit

Vom Arbeitsalltag im Büro in den Arbeitsalltag zuhause zu wechseln stellt für viele Leute eine Umgewöhnung dar. Wir hoffen, Sie können ihren Arbeitsalltag von zuhause aus mit unseren Tipps effizienter gestalten und ebenso produktiv arbeiten wie im Büro.

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