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Personalsuche digital denken

Smart Recruiting: Digitale Wege in der Personalsuche

Schon seit vielen Jahren ist der Fachkräftemangel eine der zentralen Herausforderungen des deutschen Mittelstandes. Laut KMU-Barometer des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn (Stand: Frühjahr 2024) wurde diese Herausforderung zeitweise von bis zur Hälfte der KMU als am bedeutsamsten genannt.

Egal ob Handwerk, IT oder Gesundheitswirtschaft: Engpässe in Sachen Personalgewinnung wirken sich nicht nur negativ auf die Produktivität eines Unternehmens aus, sondern auch auf dessen Innovationskraft.

Dabei birgt insbesondere die zielgerichtete Digitalisierung im Unternehmen zahlreiche Chancen, die Personalsuche deutlich zu vereinfachen. Aber was sind die besten Recruiting Tools 2025?

Ursachen des Fachkräftemangels

Natürlich, das Thema Fachkräftemangel ist komplex und setzt sich aus vielen Faktoren zusammen. Neben dem demografischen Wandel, der dazu führt, dass mehr Fachkräfte in den Ruhestand gehen als de facto nachkommen, sind vor allem Bildungs- und Qualifizierungsdefizite nennenswert. Denn: Viele Ausbildungsinhalte und Studienrichtungen entsprechen nicht den Bedürfnissen des Mittelstandes.

Hinzu kommt, dass kleine und mittelständische Unternehmen im Vergleich zu den großen Playern nicht selten ein Attraktivitätsproblem haben. Erstere können in Sachen höhere Gehälter, Corporal Benefits und Karrierechancen oft schlichtweg nicht mithalten. Das ist besonders bitter, denn eine effiziente Personalgewinnung spielt in der Regel eine entscheidende Rolle für ein erfolgreiches Unternehmenswachstum. Warum das so ist?

Ganz klar, untern Strich zählt der Mensch. Soll heißen: Mit guten Fachkräften kommt nicht nur Produktivität ins Unternehmen, sondern auch Innovationskraft. Wer hier über die nötige Mitarbeiterpower verfügt, hat es erheblich leichter, neue Geschäftsfelder zu erschließen und die eigenen Kapazitäten konsequent auszubauen. Zusätzlich profitiert oft auch das Arbeitsklima vom richtigen Recruiting, während es unter Fehlbesetzungen oder offenen Stellen meist eher leidet und an Motivation einbüßt.

Digitale Chancen erkennen!

Traditionelle Personalsuche nicht mehr ausreichend

Die zunehmende Verknappung des Arbeitskräfteangebots durch die oben genannten Faktoren, führt bei KMUs dazu, dass zusätzliche Anstrengungen im Feld der Personalgewinnung unternommen werden müssen. Zu nennen wären hier beispielsweise Bemühungen, um die körperliche sowie die qualifikatorische Arbeitsfähigkeit von Mitarbeiter*innen zu erhalten.

Gleichzeitig müssen aber auch Arbeitsmarktreserven aktiviert oder Fachkräfte aus dem Ausland rekrutiert werden. Das birgt natürlich wieder eigene Herausforderungen, wie unterschiedliche Qualifizierungsstandards oder Sprachbarrieren.

In der Praxis führt das wiederum oft zu langen Rekrutierungszeiten und aufwendigen Auswahlverfahren. Vor allem, wenn Prozesse und Arbeitsabläufe weitestgehend manuell und analog ablaufen. Traditionelle Rekrutierungsmethoden wie Postbewerbungen oder manuelle Interviews können sehr zeitaufwendig sein. Die Folge: Oft dauert es Wochen oder Monate, bis offene Stellen sinnvoll besetzt werden.

Hinzu kommt, dass traditionelle Personalsuche (z. B. auch lokale Jobmessen, klassische Stellenausschreibungen etc.) meist eine geringe Reichweite aufweist, was dazu führt, dass passende Kandidat*innen einfach nicht erreicht werden.

Gefördert wird durch solche Verfahren meist auch eine recht homogene Bewerberbasis, bei der Bewerber*innen, die möglicherwiese quereinsteigen oder aus anderen kulturellen Hintergründen stammen, nicht selten einfach übersehen werden.

Recruiting Tools 2025 - so geht's!

Fakt ist:

Viele potenzielle Bewerber*innen suchen online nach neuen Stellen und Karrieremöglichkeiten. Durch die Vernachlässigung digitaler Kanäle verpassen viele KMUs jedoch noch immer die Chance, talentierte Kandidat*innen zu erreichen. Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, mithilfe zielgerichteter Digitalisierung die Personalsuche zu vereinfachen.

Applicant Tracking Systems (ATS)

Eine davon sind sogenannte Applicant Tracking Systems. Es handelt sich hierbei um eine dynamische Softwarelösung, das den gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung automatisieren kann.

Ein ATS ermöglich es Ihrem Unternehmen unter anderem, Bewerbungen zentral zu verwalten, automatische Bestätigungen zu versenden und den Überblick über Auswahlprozesse zu behalten.

Der Vorteil ist eine verkürzte Time-to-Hire sowie eine verbessere Kommunikation und eine genauere Analyse der jeweiligen Bewerbungsquellen.

Social Media Recruiting

Soziale Medien sind bei einer effizienten Personalgewinnung kaum noch wegzudenken. Insbesondere LinkedIn und Xing, aber auch Facebook, bieten hier zahlreiche Möglichkeiten, die richtige Zielgruppe zu erreichen.

So lassen sich hier z. B. gezielt Kampagnen planen, die mithilfe vielfältiger Targeting-Optionen die für Sie richtige Zielgruppe ansprechen.

Das erhöht Ihre Reichweite und minimiert gleichzeitig unnötige Streueffekte, da Sie Ihre Stellenanzeigen passgenau kommunizieren und verbreiten können.

Künstliche Intelligenz im Personalwesen

Künstliche Intelligenz ist derzeit wohl eines der dominantesten Themen im Netz. Kein Wunder also, dass hier langfristig auch großes Potenzial für die Gewinnung von Fachkräften liegt.

So kann beispielsweise eine entsprechende Vorqualifizierung von Bewerbungen auf Basis vordefinierter Kriterien mittels KI vorgenommen werden.

Dadurch ließe sich insbesondere bei Personalverantwortlichen Zeit sparen, die sich dann nur mit wirklich vielversprechenden Bewerber*innen auseinandersetzen können.

Digitale Lösungen für KMUs!

Einsatz von Talent-Pools und CRM-Systemen

Schon mal über ein Talent Relationship Management System nachgedacht? Ein solches bietet nämlich die Möglichkeit, gezielt einen nachhaltigen Bewerber*innen-Pool aufzubauen. Relevante Informationen können hier gespeichert und mit passenden Stellen gematcht werden.

Remote Recruiting und virtuelle Interviews

Die wachsende Akzeptanz von Remote-Arbeitsmodellen hat virtuelle Interviews zur Norm gemacht. Tools für Videokonferenzen ermöglichen es Unternehmen, Talente aus der ganzen Welt zu rekrutieren.

Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, einen größeren Pool an Kandidaten zu erreichen, und senkt gleichzeitig die Kosten und den Zeitaufwand für Reisen.

Mobile Recruiting

Da immer mehr Bewerber*innen ihre Stellensuche über mobile Geräte durchführen, setzen Unternehmen zunehmend auf mobiloptimierte Bewerbungsprozesse und Recruiting-Apps.

Ihre Ansprechpartner*innen ...

Candidate Experience und personalisierter Ansatz

Der Fokus auf eine positive Candidate Experience wird immer wichtiger. Unternehmen versuchen, den Bewerbungsprozess so benutzerfreundlich und ansprechend wie möglich zu gestalten und eine persönliche Ansprache zu fördern.

Eine positive Erfahrung kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Kandidaten eine Stelle in Betracht ziehen und das Unternehmen weiterempfehlen.

Diversity, Equity & Inclusion (DEI) Technologien

Auswahlverfahren sind oft extrem subjektiv. Technologien zur Förderung von Vielfalt und Inklusion in den Rekrutierungsprozessen gewinnen hier zunehmend an Bedeutung. Das beinhalten z. B. Tools zur anonymisierten Bewerbung oder zur bewussten Steuerung von eigenen Diversitätszielen.

Nicht nur in eine Richtung denken

Gezielte digitale Maßnahmen, um neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen, sind aber nur eine Seite der sprichwörtlichen Medaille. Auf der anderen Seite stehen natürlich bereits vorhandene Mitarbeiter*innen, deren Arbeitsfähigkeit, wie bereits erwähnt, physisch und qualifikatorisch erhalten werden muss – insbesondere vor dem Hintergrund der demografischen Situation in Deutschland.

Das rückt neben dem Abbau von technischen Barrieren, z. B. durch gezielte Schulungen und Workshops, auch ein gewisses Mindset im Unternehmen in den Fokus. Denn oft müssen insbesondere beim Thema Digitalisierung anfängliche Skepsis und Akzeptanzprobleme überwunden werden. Eine transparente Implementierung von entsprechenden Prozessen und Software-Lösungen ist dabei entscheidend.

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PRinguin Tipp

Besonders wichtig ist es, die zentralen Vorteile für den konkreten Arbeitsalltag klar zu kommunizieren und Bedenken aktiv miteinzubeziehen, damit Mitarbeiter*innen sich hier nicht ‚überfahren‘ fühlen. Denn wer hier nicht gehört wird, wird früher oder später still - quiet quitting lässt grüßen.

Hier ist es oft zielführender, kleine Veränderungen herbeizuführen, statt gleich den ganz großen Aufriss zu machen. Denn digitale Transformation muss nicht immer groß sein. Sie kann auch in vielen kleinen Schritten die entsprechenden Weichen stellen, um das Arbeitsumfeld erheblich zu verbessern.

 So können automatisierte Prozesse dazu führen, das Stress verringert und Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Zum Beispiel indem verschiedene Kanäle, Systeme und Tools sinnvoll miteinander verknüpft werden und dadurch nicht mehr alles ‚händisch‘ irgendwo zusammengesucht werden muss.

Fazit: Automatisierung im Recruiting nutzen

Mit der Digitalisierung in Sachen Personalsuche ist es letztlich wie mit vielem: die richtige Mischung macht’s. Und die ist mithilfe von Digitalisierung extrem vielfältig. Sei es in Sachen flexible Arbeitsmodelle, digitale Kommunikationstools oder digitale Weiterbildungsmöglichkeiten – durch den Einsatz von digitalen Technologien können Fachkräfte im Unternehmen gezielt unterstützt werden. Das führt meist zu einem besseren Arbeitsumfeld, das zur Mitarbeiterbindung  und -entwicklung beiträgt.

Es wirkt zwar oft wie ein Gemeinplatz, wenn Mitarbeiter*innen als wichtigste Ressource im Unternehmen bezeichnet werden. Aber der Fachkräftemangel als zentrale Herausforderung von KMUs zeigt letztlich genau das.

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