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Management System für Frauenhäuser

E-Mailverwaltung

Terminverwaltung

Aufgabenverwaltung

Digitale Aktenführung

Webbasiertes Managament System

Zimmerverwaltung

Management System für Frauenhäuser

Das Management System wird speziell mit Frauenhäusern für Frauenhäuser entwickelt und bietet daher sowohl technisch als auch fachlich die beste Lösung für die Teams von Frauenhäusern, die Bewohner*innen und damit den Alltag in Frauenhäusern. Zentrales Kernelement bildet mit dem Management System der Abbau des täglichen Bürokratieaufwandes in Form von analogen Anträgen und Formularen. So soll das Management System für Frauenhäuser die Prozesse und Aufgaben effizienter gestalten und dem Team ermöglichen, zeitgleich miteinander und dennoch komplett unabhängig von Ort und Uhrzeit zu arbeiten. Das Management System für Frauenhäuser bietet eine einfache, nachhaltige und digitale Verwaltung für Frauenhäuser und ist dabei auf allen mobile Endgeräten flexibel und komplett ortsunabhängig einsetzbar.

Ihr Vorteil mit dem Management System für Frauenhäuser

Klare Strukturen

Sorgen Sie für klarere Strukturen im Team durch ein webbasiertes Management System, in dem alle Akten, Gesprächprotokolle und Notizen unabhängig von Ort und Uhrzeit erfasst werden können.

Flexibles Arbeiten

Arbeiten Sie mit dem webbasierten Management System für Frauenhäuser im Team zentral und zeitgleich miteinander und dennoch komplett unabhängig von Ort und Uhrzeit.

Individuelle Systemlösung

Erhalten Sie eine individuell für Frauenhäuser konzipierte und entwickelte Managementlösung, die alle wichtigen Prozess- und Arbeitsabläufe in Frauenhäusern abbildet und abdeckt.

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Digitales Management System für Frauenhäuser von der PRinguin Digitalagentur aus Bamberg

Elektronische Akte mit digitaler Aktenführung wird verpflichtend


Die elektronische Akte, auch e-Akte genannt, soll die bisherigen Akten aus Papier ablösen und in digitaler Form ersetzen. Vom Aufbau her ähnelt die elektronische Akte den bisherigen Akten in Papierform. Zusätzlich bildet sie in ihrer digitalen Form auch die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen ab sowie die Revisionssicherheit. Praktischer Vorteil der digitalen Aktenführung ist die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung der digitalen Akten durch verschiedene Akteure. Nach aktuellem Stand sind Bundesbehören gemäß des sogenannte „E-Government-Gesetz“ dazu verpflichtet ihre Akten elektronisch zu führen. Dies ist bis spätestens ab dem Jahr 2020 verpflichtend. Die einzelnen Bundesländer ziehen zeitnah mit entsprechenden gesetzlichen Regelungen nach. Ab 2026 soll so dann auch das Führen von elektronischen Akten in der Justiz verpflichtend sein. Die elektronische Akte ist auf dem Vormarsch und wird sich in Zukunft fest etablieren. Digitale Aktenführung ist nicht nur in der Bearbeitung praktisch, sondern sorgt auch für eine Effizienzsteigerung in der Pflege von Akten. So fallen in Zukunft zahlreiche Regale und Aktenschränke weg und schaffen mehr Platz in Büros und Kellern. Seien Sie mit dem Management System für Frauenhäuser optimal auf die elektronische Akte und die digitale Aktenführung vorbereitet.

Features des Management Systems für Frauenhäuser

Das Management System wird speziell mit Frauenhäusern für Frauenhäuser entwickelt und bietet daher sowohl technisch als auch fachlich die beste Lösung für die Teams von Frauenhäusern, die Bewohner*innen und damit den Alltag in Frauenhäusern. Folgende Features bietet das Management System für Frauenhäuser im Detail:

Digitale Aktenführung

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Formularverwaltung

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Aufgabenverwaltung

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Zimmerverwaltung

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Arbeitszeitenerfassung

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Terminmanagement

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Kontaktdatenverwaltung

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Ausleihverwaltung

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Abrechnungserstellung

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E-Mail Verwaltung

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Webbasiertes System

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Hosting & Wartung

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Digitale Aktenführung


Das System ermöglicht es, gewaltbetroffene Frauen und ihre Kinder bereits ab der Anfrage im Frauenhaus zu erfassen. Bei einer Ablehnung der Aufnahme der Betroffenen kann ein Ablehnungsgrund für die Statistik erfasst werden. Bei der anstehenden Aufnahme der Betroffenen ins Frauenhaus können Schritt für Schritt die relevanten Daten der Frauen und gegebenenfalls der Kinder sowie des Täters oder sonstiger relevanter Personen erfasst werden. Dabei wird darauf geachtet, dass zwar deutlich wird, welche ausgefüllten Felder insgesamt benötigt werden, die Daten aber auch unvollständig abgespeichert werden können, falls bestimmte Informationen nicht vorliegen oder die aktuelle Verfassung der betroffenen Frau eine spätere Datenerfassung ratsam erscheinen lässt.

Erfasst werden können neben persönlichen Daten wie Name, Geburtsname, Vornamen, Geburtsdaten und Familienstand auch mehrere Adressen, Daten zur finanziellen Situation und zur vorherigen Wohnsituation, zum Beispiel Mietvertrag oder Stromanbieter sowie weitere relevante Daten. Das Management System für Frauenhäuser bleibt für neue Daten flexibel, so dass Sie, sollten später weitere Datenfelder wie beispielsweise die Steueridentifikationsnummer benötigt werden, diese ohne großen Aufwand hinzufügen können. Neben der Datenerfassung können Sie auch Dokumentationseinträge in chronologischer Form erstellen. Hier können Dokumente und Fotos bei jedem Eintrag hinterlegt werden. Es können auch Notizen, beispielsweise zur aktuellen Situation im Frauenhaus oder zu Hintergrundinformationen, die keinen passenden Platz gefunden haben, erstellt werden. Sowohl Beratungsgespräche mit Frauen und Kindern, extern wie intern, können dokumentiert werden als auch handschriftliche Gesprächsnotizen von Ihnen als gescannte Dateien hochgeladen werden. Weitere Dateien und Dokumente sind jederzeit bei den jeweiligen Bewohner*innen im Management System für Frauenhäuser individuell hinterlegbar.

Formularverwaltung, Fragebögen und Anträge


Das System für Frauenhäuser bietet Ihnen die Möglichkeit, Formulare und Anträge im System zu hinterlegen, die entweder für alle Bewohner*innen verpflichtend oder optional auszufüllen sind.

Verpflichtende Formulare tauchen bei den Frauen und Kindern als benötigte Informationen auf, so dass keine Formulare vergessen werden. Die ausgefüllten Formulare können in digitaler oder eingescannter digitaler Form ebenfalls wieder hinterlegt werden. Für Standard-Formulare wird eine digitale Ausfüllhilfe bereitgestellt, die die passenden Felder bereits vorausfüllt, um manuellen Aufwand zu reduzieren. Wenn Sie beispielsweise den Vor- und Nachnamen einer betroffenen Person im System eingegeben haben, kann dies automatisch auf den Formularen eingetragen werden. Mögliche Formulare sind beispielsweise im Rahmen einer Aufnahme im Frauenhaus die Zustimmung zum Datenschutzhinweis und die Schweigepflichtsentbindung, später dann behördliche Formulare wie beispielsweise der Antrag auf Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz. In letzterem Fall kann der Antrag pro Kind gestellt werden. Die Daten des Kindes können automatisch übernommen werden, wenn diese im System einmal eingetragen wurden. Auch Fragebögen wie die Gefährdungseinschätzung können Sie im Management System für Frauenhäuser bearbeiten und ausfüllen.

Aufgabenverwaltung und Checklisten


Sie können fürs Frauenhausteam Checklisten im System hinterlegen, die abgearbeitet werden müssen, so dass während der täglichen Arbeit keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Beispielsweise könnte eine Checkliste den Aufnahmeprozess im Frauenhaus abbilden oder auch die Information bereithalten, ob eine Auskunftssperre bei der Krankenkasse, beim Arbeitgeber oder anderen Institutionen erfolgt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, es aber benötigt wird, können Sie ganz einfach eine Aufgabe aus der Checkliste erstellen. Die Aufgabe könnte dann beispielsweise "Auskunftssperre bei der Krankenkasse beantragen" lauten. Die Aufgaben können Sie einem oder mehreren Teammitgliedern zur Erledigung zuweisen und mit einer zusätzlichen Beschreibung und einer Deadline der Aufgabe versehen.

Haus- und Zimmerverwaltung


Sie können die im Frauenhaus vorhandenen Räume und Zimmer im Management System für Frauenhäuser mit Angaben zur Platzanzahl pflegen.

Pro Zimmer kann festgelegt werden, ob das Zimmer gerade unbewohnbar ist, reserviert ist, frei ist oder durch welche Personen das Zimmer gerade belegt ist. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über die aktuelle Belegung und Auslastung sowie die freien Plätze. Es ist auf einen Blick ersichtlich, in welchem Zimmer welche Personen wohnen. Pro Zimmer können außerdem weitere Informationen zu Schäden oder fehlenden Gegenständen erfasst werden.

Arbeitszeitenerfassung


Mit dem Management System für Frauenhäuser haben Sie eine einfache Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten der Frauenhaus Mitarbeiterinnen.

So können die Mitarbeiterinnen jeden Tag Start- und Endzeit sowie gegebenenfalls Pausenzeiten im System erfassen. Auch Krankheitstage oder Urlaubstage können im System erfasst werden. Die erfassten Daten können in bestimmten Zeiträumen, beispielsweise monatlich, in tabellarischer Form exportiert werden, um diese für die Lohnabrechnung zu verwenden. Auch eine Urlaubsplanung ist vorhanden, so dass Sie und die restlichen Teammitglieder geplante Urlaubstage in der Zukunft im Teamkalender je nach Berechtigung im System eintragen, darstellen und verwalten können.

Kalender- und Terminmanagement


Im Management System für Frauenhäuser können Sie Termine für Teammitglieder und Bewohner*innen im Frauenhaus verwalten.

Die Termine können jeweils den Frauen oder Kindern zugewiesen werden, wenn sie diese betreffen, oder auch zusätzlich oder ausschließlich einer Mitarbeiterin des Frauenhausteams zugewiesen sein. Sie können bei den Terminen neben Datum und Uhrzeit auch die geschätzte Dauer des Termins und der Ort des Termins festhalten. Außerdem können Kontakte aus der Kontaktverwaltung zugewiesen werden. Es gibt mehrere Ansichten der Termine im Kalender. Jede Mitarbeiterin des Frauenhauses hat eine Ansicht für ihre eigenen Termine, kann aber beispielsweise auch die Termine von den betroffenen Frauen und Kindern, die sie betreut, ansehen. Auch ein Teamkalender, bei dem Sie einen Überblick über die Termine der Kolleginnen erhalten, um beispielsweise passende Zeiträume für gemeinsame Termine zu finden, ist im Management System für Frauenhäuser integriert. Ebenso ist eine Exportfunktion vorhanden, beispielsweise für den Ausdruck des Kalenders in einer bestimmten Ansicht zum Aufhängen im Frauenhausbüro.

Kontaktdatenverwaltung


Das Management System für Frauenhäuser bietet Ihnen eine vollumfängliche Kontaktverwaltung, in der Sie alle Kontakte mit allen relevanten Daten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weiteren Informationen anlegen und pflegen können.

So können Sie in der Kontaktverwaltung beispielsweise Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, Polizist*innen und Sachbearbeiter*innen sowie weitere relevante Kontaktpersonen hinterlegen. Die Kontakte können zusätzlich mit einzelnen Betroffenen oder auch einem Termin verknüpft werden und werden dann in der jeweiligen Ansicht ebenfalls mit angezeigt. So sehen Sie direkt auf einen Blick in der Terminansicht, wenn beispielsweise eine betroffene Frau mit ihren Kindern einen Termin bei einem Kinderarzt hat, um welchen Kinderarzt es sich beispielsweise handelt, und haben zudem direkt die Telefonnummer griffbereit, falls sich beispielsweise eine Verspätung oder ein anderer Umstand ergibt.

 

Ausleihverwaltung


Sie haben im Management System für Frauenhäuser eine Inventarverwaltung mit Ausleihfunktion.

Wenn sich betroffene Frauen oder Kinder Gegenstände oder Geld vom Frauenhaus ausleihen, kann diese Ausleihe mit entsprechendem Datum im Management System erfasst werden. Die Rückgabe des Geldes oder der Gegenstände wird ebenfalls im System dokumentiert. Zusätzlich gibt es eine Erinnerungsfunktion, die Sie daran erinnert, wenn eine Ausleihfrist zu verstreichen droht oder abgelaufen ist.

Abrechnungserstellung


Das Management System für Frauenhäuser bietet Ihnen umfassende Funktionen zur Abrechnungserstellung.

So können in bestimmten Zeiträumen, beispielweise monatlich oder quartalsweise, Abrechnungen für die betroffenen Frauen und Kinder erstellt werden. Hierbei berechnet das System anhand von hinterlegten Tagessätzen und der Belegungsinformationen aus den Zimmern automatisch die Kosten und generiert daraus eine Rechnungsvorlage. Die dort angegeben Daten können aber manuell auch geändert werden, falls Sonderberechnungen erforderlich sind. Abschließend kann die Rechnung im Falle einer Selbstzahlerin an die betroffene Frau selbst oder an einen hinterlegten Kontakt, zum Beispiel eine Behörde oder ein Amt, gestellt werden.

E-Mail-Verwaltung und Zuordnung


Das Management System für Frauenhäuser bietet eine E-Mail-Verwaltung mit Möglichkeit der Zuordnung von E-Mails zu einzelnen Teammitgliedern und Bewohner*innen des Frauenhauses.

Die E-Mails können Sie im Management System aus mehreren Postfächern importieren und dann einem entsprechendem Kontakt zuweisen. Die E-Mails werden dann bei dem jeweiligen Kontakt angezeigt und können so schneller gefunden werden, gerade wenn ein E-Mail-Absender häufig an unterschiedliche Kontaktpersonen schreibt, beispielsweise bei einer Anwältin oder einer Behörde.

Webbasiertes System


Das Management System für Frauenhäuser bietet Ihnen eine einfache und ortsunabhängige Nutzung.

Das Management System wird auf Basis von Webtechnologien programmiert und kann mit aktuellen Browsern (z.B. Firefox, Chrome) aufgerufen werden. Eine Installation zusätzlicher Software auf dem jeweiligen Endgerät ist nicht nötig. Der Zugang zum System erfolgt nach einem mit Passwort gesicherten Login mit einem Benutzernamen und einem Passwort. Ebenfalls ist eine Nutzerverwaltung vorhanden, so dass Sie jedem Teammitglied im Frauenhaus einen eigenen Nutzerzugang mit individuellen Berechtigungen je nach auszuübender Tätigkeit freischalten können. Das Berechtigungsmanagement kann auch auf vertrauliche Dokumente, Formulare, Fotos und Dateien im Allgemeinen angewendet werden.

Hosting, Wartung & Service


Das Management System für Frauenhäuser erfüllt beim Thema Hosting, Wartung & Service die höchsten Anforderungen.

Das Management System wird für Sie auf einem Webserver in Deutschland gehostet und bietet damit die Möglichkeit eines datenschutzkonformen Einsatzes. Das System wird laufend technisch betreut und aktualisiert, so dass Sie sich entspannt um die wesentlichen Themen in Ihrem Arbeitsalltag kümmern können. Im Bedarfsfall steht Ihnen ein Support zur Verfügung, der Sie bei Fragen oder Problemen zeitnah unterstützt. Ebenfalls werden zusätzlich Schulungen für Mitarbeiter*innen der Frauenhäuser angeboten, falls zusätzlicher Bedarf besteht.

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