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Wissensmanagement optimieren

Wissendatenbank einführen

Vorteile einer Wissendatenbank im Unternehmen

Ein jedes Unternehmen hat eigene, firmenspezifische Wissensbestände, welche regelmäßig zum Einsatz kommen, in etwa im Umgang mit bestimmten Kunden oder bei der Durchführung von Projekten. Jedoch befindet sich das Wissen oft in verschiedensten Papierablagen, auf verschiedenen Rechnern, oder – noch weniger abrufbar – in den Köpfen der Mitarbeiter. Die getrennte Organisation sowie die Personengebundenheit gestalten die Weitergabe von relevanten Informationen oft schwierig und verlangsamen so nicht selten interne Prozesse.

Aus diesem Grund ist ein Wissensmanagement System eine sinnvolle Lösung für Unternehmen, die ihr wertvolles Wissen gezielt zusammenführen und archivieren möchten. Doch wie setzt man das Ganze um? Mithilfe einer internen Wissensdatenbank (engl. Knowledge Base) können alle relevanten Informationen strukturiert gesammelt und professionell verwaltet werden.

Wo liegt Unternehmenswissen vor?

Unter den Mitarbeitern eines Unternehmens kann einerseits explizites und andererseits implizites Wissen vorliegen.

Mit dem expliziten Wissensbegriff bezeichnet man bereits vorliegende Dokumente, Protokolle und Kennzahlen. Diese zeichnen sich durch einen erleichterten Zugriff aus, da diese Dokumente schon vorhanden und greifbar sind, aber noch einer Struktur zugeordnet werden müssen.

Das implizite Wissen hingegen ist das Know-How ("Wissen wie…") und die Knowledge ("Wissen von…") aller Fachkräfte, welche in den Langzeitgedächtnissen angereichert sind. Dieses Wissen muss noch gesammelt, klassifiziert und in eine zugreifbare Form umgewandelt werden. Dies geschieht gleichzeitig mit dem Prozess der Einrichtung einer internen Wissensdatenbank.

Wissensmanagement mit der PRinguin Digitalagentur aus Bamberg

Leitfaden zur Einführung

1. Beurteilung der Ausgangssituation

An erster Stelle steht die Identifizierung des Bedarfs nach einer Wissensdatenbank im Unternehmen. Wenn Sie merken, dass Prozesse der Einschulung und das "Updaten" zu spezifischen Abläufen effizient gekürzt werden können, ist die Einrichtung einer Wissensdatenbank der richtige Schritt.

Danach muss das vorhandene Wissen nach Kategorien erfasst werden, sprich „Wer weiß was aus welchem Bereich?“. Somit wird die Personengebundenheit gelöst, sodass explizites und implizites Wissen zusammenkommt. Dies stellt die erste grobe Sammlung dar.

2. Konzeptentwicklung und Zielsetzung

Der nächste Schritt sollte auf Basis der gesamten Wissenssammlung erfolgen. Hier stellen Sie sich die Frage „Welche Wissensbestandteile sind in welchem Format wertvoll?“ und arbeiten gleichzeitig die Ziele der internen Wissensdatenbank heraus.

Es wird festgelegt, welche Fachinformationen einen Mehrwert für das Unternehmen haben und demnach in der Wissensdatenbank gebraucht werden. Hier können folgende Fragen zur Erkenntnis helfen: Welche Guidelines und Anleitungen werden häufig benötigt? Mit welchen Informationen könnte das Onboarding neuer Mitarbeiter kürzer und dennoch effizienter ausfallen? Anhand von welchen Dokumenten können sich Angestellte über kundenspezifische Abläufe informieren? Dabei sind auch Misserfolge zu beachten, diese können im Rahmen einer "Lessons Learned" Sektion ebenfalls im Wiki auftauchen.

Außerdem sollten gewünschte Anforderungen an das System bestimmt werden.

3. Umsetzung

Nachdem das Wissen gesammelt und nach Kategorien organisiert wurde, ist es Zeit sich für ein System zu entscheiden und es umzusetzen. Dabei sollten die Aspekte der Usability, Sicherheit, Stabilität und Zugänglichkeit besonders beachtet werden.

Ausschlaggebend ist zudem das Format der Wissensdatenbank. Ob App oder Verwaltungssoftware im Intranet, beachten Sie bei der Umsetzung die jeweiligen Vor- und Nachteile sowie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Sind Ihre Mitarbeiter bereits mit einem gut funktionierenden Intranet vertraut, sollten Sie sich vermehrt auf Softwares konzentrieren, die Ihr bereits bestehendes System erweitern.

Schließlich werden sämtliche vorhandenen Wissensbestandteile einer Struktur folgend in die Datenbank übertragen. Nach und nach können alle Mitarbeiter das Wiki erweitern und mit aufkommenden Informationen, Schulungen, Guidelines und weiterem Wissen füllen.

4. Reflexion

Erfolgsmessung sollte zu jeder Veränderung im Unternehmen dazugehören - auch das Firmen Wiki ist keine Ausnahme. Hierbei ist es signifikant bereits vor der Implementierung des Systems Indikatoren zur Messung oder Datenerhebung (zum Beispiel durch Befragungen) festzulegen.

Als Hilfe können Sie sich folgende Fragen stellen: Ist die Produktivität im Unternehmen gestiegen? Haben Mitarbeiter das Gefühl informierter zu sein? Wird die Wissensdatenbank regelmäßig genutzt? Wird sie regelmäßig aktualisiert und erweitert?

Waren die Maßnahmen erfolgreich, kann das System weiterhin genutzt werden und wird mit der Zeit zu einem umfangreichen Wissensmanagement Tool heranwachsen.

Sind trotzdem noch Lücken zu sehen, sollte der Informationsaustausch unter Angestellten auch außerhalb der Datenbank gefördert werden, in etwa durch mehr Teamsitzungen oder Workshops.

Sie benötigen ein Wiki? Wir helfen gerne!

Funktionen und Vorteile eines Firmen Wikis

Onboarding

Die Einschulung neuer Beschäftigter oder neuer Teammitglieder kann in allen Bereichen effizienter gestaltet werden.

Navigation

Geordnete Guidelines, Servicebeschreibungen, Erfahrungen und Know-How zu verschiedenen Bereichen sind kategorisiert aufzufinden.

Zentralität

Das gesamte relevante Firmenwissen findet sich an einem zentralen Ort wieder und steht für alle Mitarbeiter bei Bedarf zur Verfügung.

Ressourcen Life Cycle

Bereits bewährte Lösungen, Schulungen und Handbücher können erneut benutzt werden und sind langlebiger.

Verkürzte Kommunikation

Gleichzeitig werden unnötige Kommunikationswege sowie Umwege eingespart, wodurch die zusätzliche Zeit sinnvoller genutzt werden kann.

Effizienz

Dank der Bewährtheit früherer Abläufe und der Suche nach kompakten Informationen werden kürzere, effizientere Entscheidungsfindungen ermöglicht, das bedeutet schnellere Leistungen des Unternehmens.

Mit Struktur auf dem richtigen Weg

Der fundamentale Aspekt eines Firmen Wikis ist, dass implizit vorhandenes Wissen der Beschäftigten zum expliziten Wissen vom Unternehmen umgewandelt werden soll. Das setzt eine kooperative Zusammenarbeit aller Quellen voraus, sodass jeder an relevanten Stellen ergänzen kann.
Damit dies funktionieren kann, ist eine transparente Systematik, die für alle Mitarbeiter ersichtlich und verständlich ist, von hoher Bedeutung. Auf dieser baut schließlich die gesamte Organisation des Firmenwissens auf.
Daneben sollte ein systematisierter Aufbau des Wissens anhand von logischer Kategorisierung und dem Einsatz von Schlagwörtern vorhanden sein. Besonders empfehlenswert erweisen sich Schlagwörter, wenn ein Suchwerkzeug eingebaut werden soll. Dieses bietet zusätzlich eine praktische Erleichterung zur Suche nach spezifischen Themen.

Fazit

Ein internes Firmen Wiki kann sich mit der Zeit zu einer idealen Schnittstelle der gesamten Belegschaft entwickeln. Wissensmanagement Systeme dieser Art tragen zahlreiche Vorteile in sich, die sich vor allem in Form einer effizienten Zeiteinsparung sowie eines relevanten Skill- und Knowledge-Sharings äußern.
Dabei sind die Nutzbarkeit, die Qualität sowie die Suchfunktionalität abhängig von der regelmäßigen Erweiterung und Aktualisierung und des Pflegens bereits vorhandener Informationen. Das bedeutet eine Wissensdatenbank ist ein abteilungsübergreifendes Projekt, an dem alle Mitarbeiter mitwirken und davon profitieren können.

Gerne stehen wir von PRinguin Ihnen für die weiteren Beratung zum Wissensmanagement bereit.

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