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Online Seminare sicher gestalten - Praktische Tipps zur Planung, Bewerbung und Durchführung

Tonausfälle? Kaum Interessenten? Referenten zum Einschlafen? Ein gutes Online Seminar hängt von vielen Faktoren ab. Insbesondere Schnellschüsse gehen hierbei oft nach hinten los und erzielen nicht den gewünschten Erfolg. Das Ergebnis: langatmige Präsentationen und Frust auf allen Seiten. Das muss nicht sein. Wie es anders geht erfahren Sie in unserem Magazinbeitrag.

Am Anfang war die Planung

Mit einem Online Seminar ist es wie mit jedem guten Marketing Werkzeug: Von der Planung hängt alles ab. Warum? Weil sie notwendige Wegweiser setzt, die dabei helfen, alle Beteiligten sicher ins Ziel zu bringen. Stellen Sie sich zunächst also die Frage, was und wen Sie mit Ihrem Seminar(programm) eigentlich erreichen möchten. Das hilft Ihnen im nächsten Schritt dabei, relevante Themen einzugrenzen und inhaltlich so aufzubereiten, dass sie von der entsprechenden Zielgruppe als relevant wahrgenommen werden.

Darüber hinaus sollten die Positionierung im eigenen Marketing Mix sowie im Sales Funnel geklärt und zugrundeliegende KPIs (z.B. Zahl der Anmeldungen, Teilnehmerzahl, Produktanfragen, Leads etc.) definiert werden. Das erleichtert Ihnen nicht nur die inhaltliche und designtechnische Ausgestaltung Ihres Online Seminars, sondern auch entsprechende Bewerbungsmaßnahmen und Nachfassaktivitäten.

Klopf, klopf … die Einladung

Damit Ihnen hier die Tür nicht schon am Anfang vor der Nase zugeschlagen wird, sollten Sie in Ihrer Einladung zum Online Seminar ein paar Dinge beachten:

Formulieren Sie die wichtigsten Inhalte kurz und knapp, damit Ihr Empfänger auf einen Blick weiß

a) warum er seine Kontaktdaten hinterlassen sollte, um sich anzumelden,

b) was genau er vom Online Seminar erwarten kann und

c) welchen Mehrwert es ihm bietet.


Lassen Sie Ihrer Beschreibung eine kurze Liste folgen, in der Sie die wichtigsten Fakten zusammenfassen:

  • Titel
  • Datum
  • Uhrzeit
  • evtl. Sprecherinformationen

Fügen Sie Ihrer E-Mail ein bis zwei Anmeldebuttons hinzu, damit Ihr Empfänger sich schnell und einfach anmelden kann.


Informieren Sie darüber, ob es eine Aufzeichnung auch bei Nicht-Teilnahme geben wird.

ACHTUNG: Das treibt die Anmeldungen zwar oft nach oben, die Teilnehmerzahl aber oft auch nach unten.


TIPP: Probieren Sie hier am besten unterschiedliche E-Mail Designs. Gerade in der Anfangszeit hilft das Sammeln von möglichst vielen Erfahrungswerten und das kontinuierliche Testen von E-Mail und Design Formaten.

Ihre Einladung ist erfolgreich? Schön, dann sagen Sie das auch. Bestätigungsmails lassen sich meist direkt im jeweiligen Online Seminar System erstellen und beinhalten in der Regel den Teilnahmelink, die Einwahldaten per Telefon, die Systemvoraussetzungen und die Stornierungsoptionen. Außerdem kann eine kurze (!) Beschreibung des Seminars, ein Referentenbild und falls nötig ein personalisierter Link zu vorbereitenden Unterlagen hinzugefügt werden. Ein bewährtes Mittel sind auch entsprechende Erinnerungsmails, die eine Woche sowie einen Tag vor dem Online Seminar als Reminder verschickt werden.

Sie haben Fragen! Wir beraten Sie gerne!

Content im Landeanflug … die Landingpage

Eine Landingpage ist das Schaufenster zu Ihrem Online Seminar. Gut gestaltet weckt sie Interesse und macht Lust auf mehr. Aber Vorsicht, das Anmeldeformular bitte möglichst kurzhalten. Das wirkt weniger abschreckend und erhöht die Chance einer erfolgreichen Anmeldung. Formularerweiterungen sind hingegen dann sinnvoll, wenn bestehende Leads oder Kontakte mit einem Online Seminar gezielt weiterqualifiziert werden sollen (Stichwort: Progressive Profiling).

Je nach Tool sind darüber hinaus die Personalisierungsmöglichkeiten der Landingpage und der E-Mails sehr unterschiedlich. Achten Sie hier im Vorfeld darauf, was und wen Sie erreichen möchten. Bestenfalls treten hier entsprechende Corporate Design Elemente sowohl in den E-Mails (Einladungs-, Bestätigungs- und Erinnerungsmails) als auch auf Landingpage und im Warteraum zum Online Seminar auf.

Stimmung erzeugen … das Setting

Technische Probleme, ein lärmendes Umfeld ein unpassendes Poster im Hintergrund. Ein Online Seminar bietet viele Möglichkeiten unangenehm aufzufallen. Damit Sie hier gewappnet sind, ein paar Tipps vorneweg:

Richtiges Equipment

Machen Sie sich im Vorfeld mit benötigten Funktionalitäten vertraut. Testen Sie Mikrophon, Webcam (idealerweise auf Augenhöhe) sowie Soundqualität und verwenden Sie mindestens zwei Bildschirme.  

Richtige Umgebung

Achten Sie auf eine ruhige, ungestörte Umgebung und einen professionellen Hintergrund (z.B. Rollup, Produktposter, faltbarer Foto-Hintergrund). Falls vorhanden verwenden Sie Schall- und Lärmschutzisolierungen und ein „Bitte nicht stören“-Schild.

Richtiges Auftreten

Achten Sie auf einen angemessenen Dresscode und stehen Sie, wenn möglich. Berücksichtigen Sie auch, dass Gestik und Mimik online weniger wirkungsvoll sind und der Einsatz Ihrer Stimme (Stimmlage, Tempo, Lautstärke) klar an Bedeutung gewinnt.

Richtige Planung

Erstellen Sie einen Zeitplan, der Ihnen und Ihren Referenten schon im Vorfeld Sicherheit gibt und zeitliche Engpässe vermeidet.

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Checkliste Zeitplan: So gehen Sie vor

  1. Ca. 30 Minuten vor Beginn: Moderator und Referent(en) treffen sich um letzte Details zu besprechen bzw. um einen technischen Check durchzuführen
  2. Ca. 15 Minuten vor Beginn: Der Moderator startet die Bildschirmübertragung mit dem Intro-Slide (Titel, Datum und Startzeit des Online Seminars). Parallel werden TeilnehmerInnen im Chat begrüßt und auf das Thema eingestimmt.
  3. Ca. 5 Minuten vor Beginn: Moderator und Referent beginnen mit der Übertragung der Webcam. Das stärkt den Live-Charakter des Online Seminars und verdeutlicht, mit welcher Nähe Teilnehmer Fragen stellen können.

Aufführen ohne Vorführen: So präsentieren Sie richtig

Es gibt viele Möglichkeiten ein Online Seminar interessant und abwechslungsreich zu gestalten. Eine gängige Methode ist das Einbinden interaktiver Elemente, die die starre Vortragsstruktur gezielt aufbrechen. So lässt sich die Abwechslung durch eingebundene Videos oder Dateien zum Download erhöhen, ebenso wie durch Kurzumfragen mit Einfach- oder Mehrfachauswahl und einer live Auswertung der Ergebnisse. Schon zu Beginn, im Warteraum, kann man außerdem die Wartezeit für die Teilnehmer verkürzen, indem man die Bildschirmübertragung frühzeitig startet und die Designfreiheit von Folien nutzt. Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer beispielsweise mit vier bis fünf rotierenden Slides mit Statistiken und spannenden Fakten zum Thema, stellen Sie ein Rätsel oder führen Sie eine Kurzumfrage durch.

Beim Foliendesign selbst sollten Sie darauf achten, dass Ihr Online Seminar nicht zum betreuten Lesen wird. Packen Sie nur das Wichtigste auf Folie und vermeiden Sie eine zu statische Präsentation. Wo es passt lassen sich Inhalte oft genauso gut durch aussagekräftige Bilder oder Videos vermitteln. Das Ziel ist es hier den Spagat zu schaffen, zwischen der Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer und der Vermittlung Ihres Know-Hows.

Damit Sie einen professionellen Eindruck vermitteln überprüfen Sie im Vorfeld am Besten auch die Webcams und stellen Sie sicher, dass bei allen das Format (im Normalfall 16:9) gleich eingestellt ist. Machen Sie außerdem nicht den Fehler, das Audio zu vernachlässigen, denn eine gute Soundqualität ist Voraussetzung für ein gelungenes Online Seminar. Wichtig ist hier der Soundcheck im Vorfeld und ein eventueller Testdurchlauf mit Kollegen. Holen Sie darüber hinaus am Ende immer Feedback ein, beispielsweise in Form einer kurzen Evaluation als Follow-Up. Ein guter Ausgangspunkt ist hier ein Umfang von ca. vier bis fünf Fragen, die in einem Mix aus Multiple Choice und offenen Fragen gestellt werden:

  1. Wie bewerten Sie den Inhalt des heutigen Online Seminars?
  2. Nutzen Sie bereits [Produkte / Dienstleistungen wie Ihre]? Falls ja, welche?
  3. Haben Sie Interesse, mehr über unser Produkt / unsere Dienstleistung zu erfahren?
  4. Haben Sie sonstige Anmerkungen zu unserem Online Seminar? [Lob, Kritik, Wünsche, Verbesserungsvorschläge]

Das Einholen von Feedback direkt im Anschluss an das Online Seminar funktioniert hier meist am besten, da die Eindrücke dann noch frisch und die Motivation, Rückmeldung zu geben, noch am höchsten ist. Teilnehmer bekommen in diesem Fall sofort nach Verlassen des Online Seminars die Umfrage im Browser angezeigt

Ein letzter Tipp:

Online Seminare verursachen je nach Umfang durchaus Aufwand. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Content in irgendeiner Form festhalten. Dies kann z.B. durch eine Aufzeichnung geschehen. Selbst wenn man diese nicht bereitstellt lassen sich daraus weitere Content Formate wie beispielsweise ein Magazinbeitrag, ein Blogartikel, ein E-Book oder eine Social Media Strecke bedienen.

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