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Social Intranet als Chance

Digitale Unternehmenskommunikation

Flexible Organisation

Digitale Unternehmenskommunikation - Chancen des Social Intranets 

Die Betrachtung von Kommunikation eines erfolgreichen Unternehmers (Corporate Communication) sollte grundsätzlich immer zweigeteilt sein: Zum einen richtet sich die Aufmerksamkeit der Kommunikation auf externe Stakeholder, wie Kunden oder Medien, um nach außen hin ein gutes Image, sowie eine professionelle, zufriedenstellende Leistung zu garantieren. Zum anderen beginnt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern, im Rahmen der internen Kommunikationsmaßnahmen. In beiden Fällen sollen Werte, Ziele und Unternehmensidentität (Corporate Identity) nach außen sowie innen vermittelt werden.

Doch in den letzten Jahren hat sich die interne Kommunikation enorm gewandelt: Wo früher noch Post und E-Mails versandt wurden, wird heute über digitale Lösungen in Echtzeit kommuniziert. Diese Form der Unternehmenskommunikation birgt großes Potenzial in sich. Richtig eingesetzt garantiert sie ein effizienteres und offenes Unternehmensklima.

Dafür notwendig ist die Organisation von formellen und informellen Kommunikationsprozessen, die mit diesem Wandel im Rahmen des Change Managements einhergehen sollte. Denn je mehr Mitarbeiter in den Informationsaustausch eingebunden sind, desto positiver das Betriebsklima und desto effektiver und motivierter arbeiten sie. Folglich können im sogenannten Domino Effekt die Unternehmensziele näher verfolgt und die Leistungsfähigkeit gesteigert werden.

Die interne Kommunikation erfüllt dabei mehrere Zwecke gleichzeitig

1. Dialog: Sie stellt einen Austausch zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Führungskräften her.

2. Informations- und Wissenstransfer: Sie ermöglicht die Bereitstellung und den Austausch relevanter Informationen.

3. Mitgliederbindung: Sie steigert die Mitarbeitermotivation und Identifikation mit dem Unternehmen durch Einbindung in Prozesse und Pläne.

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Digitalisierte Unternehmenskommunikation 

Mit zunehmender Digitalisierung und der Verdrängung von klassischen Kommunikationsmitteln besteht die Nachfrage nach einem effektiven Tool zur Organisation der internen Kommunikation, welches dem digitalen Wandel gerecht wird. 
Eine Variante, die diese Herausforderung mit Erfolg bewältigt, ist das Intranet, ein firmeninternes zugriffsbeschränktes Rechnernetz. Es umfasst dabei unterschiedliche interne Stakeholder, wie Führungskräfte und Mitarbeiter.
Seitdem soziale Netzwerke das Internet revolutioniert haben, finden sich ähnliche Merkmale, wie die Echtzeit-Kommunikation, in sogenannten Social Intranets wieder und prägen geschäftliche Organisationen.
Für eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation sollte das anpassbare Intranet besonders nach folgenden Kriterien zielgerichtet gestaltet werden.

Kriterien der Social Intranet Gestaltung

Informationsmanagement

Das Teilen, sowie Abrufen von Informationen sollte für jeden Mitarbeiter in Sekundenschnelle und standortunabhängig über das Intranet möglich sein.

Zusammenarbeit

Die Durchführung und Planung von Projekten und Prozessen sollte innerhalb des Intranets möglich sein, wie etwa über einen Task Manager und via Zeittracker.

Interne Communities

Ein Intranet sollte den themenbezogenen Austausch und die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern mithilfe von Communities fördern.

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Weniger Schubladendenken, mehr themenrelevante Organisation

Die Sozialen Netzwerke haben die Kommunikation vorangetrieben. Ähnliche Anreize finden sich auch im Social Intranet wieder und prägen die geschäftliche Organisation. Besonders der Aspekt der Communities ist durch die spezialisierte Form des Social Intranets und dessen sozialen Funktionen möglich. Ein traditionelles Intranet bildet hier lediglich mittels einer Sammlung von Seiten die Struktur eines Unternehmens ab, z.B. nach Abteilungen.

Das Social Intranet hingegen verwirft dieses Schubladendenken und fördert besonders die Verbindung, den Kontakt und den Austausch unter Kollegen anhand der Unterteilung nach projektspezifischen Gruppen – und nicht nach Abteilungen. Somit hat nicht jeder Mitarbeiter seinen eigenen Zuständigkeitsbereich. Vielmehr ist ein themenrelevanter Austausch sowie eine effiziente Wissensteilung in Gruppen möglich. Damit erhält jeder Nutzer die Gelegenheit, eigenständig Inhalte zu erstellen und zu veröffentlichen (Micro-Blogging) und zusätzlich mit Inhalten anderer zu interagieren und diese zu kommentieren.

Das Resultat: Längere Kommunikationswege (z.B. über E-Mails) lassen sich verkürzen und optimieren.

Darüber hinaus werden die jeweiligen Kommunikationsströme und Interaktionsmuster sichtbar und verbreitete Informationen lassen sich auf ihre Quellen zurückführen. Dies bietet vor allem führenden Personen im Unternehmen eine Übersicht wer, mit wem, woran und wie viel arbeitet.

Worin liegen die Vorteile der Funktionen?

Nutzerprofile

Jeder Mitarbeiter besitzt eine Profilseite, welche die wichtigsten Informationen über die Person beinhaltet.

Kontaktliste

Ein digitales Kontaktbuch erlaubt eine  schnelle und einfache Kontaktaufnahme zu Kollegen.

Filesharing

Das Hochladen, Speichern und Teilen von Daten erfolgt schnell und unkompliziert.

Kommentieren

Die Kommentarfunktion bietet die Möglichkeit unter Beiträgen Ihrer Mitarbeiter Anmerkungen, Kritik oder Lob zu hinterlassen.

Taggen

Per Tag markierte Personen werden auf direktem Weg in ihren Benachrichtigungen auf Kommentare hingewiesen, die sie betreffen.

Privatnachrichten

Eine Chatfunktion erlaubt private Echtzeit-Kommunikation ohne auf einen Drittanbieter zurückgreifen zu müssen.

Wissensmanagement

In Kombination mit dem Filesharing entwickelt sich im Laufe der Zeit eine Ansammlung an unternehmens-spezifischen Guidelines und How-To‘s.

Zusammenarbeit

Mithilfe von überschaubaren To Dos und Tasks lässt sich Team- und Projektarbeit effizienter planen und koordinieren.

Newsfeed

Um alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, können relevante Neuigkeiten in einem Feed gepostet werden, der für jeden sichtbar ist.

Kalender

Das Bereitstellen eines Kalenders gibt allen Mitarbeitern einen Überblick über bevorstehende Termine sowie Projekte inklusive deren Deadlines.

Suchfunktion

Eine integrierte Suchleiste erleichtert das Suchen und Finden von Dokumenten und Projekten.

Flexibilität

Jedes Tool steht für Ihre individuellen Wünsche bereit und kommt nur dann zum Einsatz, wenn im Unternehmen die Nachfrage besteht. Damit wird eine optimale Arbeitsfläche garantiert. 

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Positive Effekte für Ihr Unternehmen

Gemeinschaft aufbauen:

Der gewährleistete Austausch verstärkt die interpersonalen Interaktionen zwischen Mitarbeitern und schafft ein positives Unternehmensklima, unter anderem durch eine ausgeprägte Feedbackkultur. Dies ist wiederum wertvoll zur Aufrechterhaltung der positiven Mitarbeitermotivation.

Zudem ist vor allem die Entstehung abteilungs- und standortübergreifender Verbindungen bemerkenswert, welche eine ausbaufähige gemeinsame Grundlage bieten, in etwa für zukünftige Projekte.

Innovationskraft fördern:

Die Möglichkeit von Austausch und Diskussionen unter allen Mitarbeitern bietet eine ideenreiche Basis für neue kreative Wege und Impulse, die die Entwicklung des Unternehmens vorantreiben.

Ziele verfolgen:

Anhand eines integrierten Task Management Systems lassen sich wichtige Projekte verfolgen, Mitwirkende hinzufügen, und Aufgaben klar verteilen. Dies sorgt für eine strukturierte Organisation mit optimierten Prozessen und macht dem Mitarbeiter zu einem mitwirkendem Mit-Unternehmer.

Wissensdatenbank aufbauen:

Durch die Sammlung von themenspezifischen Dateien und unternehmensspezifischem Know-How entsteht eine maßgeschneiderte interne Wissensdatenbank auf welche die Firmenangestellten jederzeit zugreifen können, um ihr Wissen aufzufrischen. 

Fazit

Ist im Arbeitsalltag eine verstärkte Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den verschiedenen Abteilungen gewünscht und soll diese weiter gefördert werden, so bringt die Implementierung des Social Intranets zahlreiche Vorteile mit sich. Es bietet eine hervorragende Form der Optimierung von Corporate Communication. Interne Stakeholder Ihres Unternehmens lassen sich vernetzen und mit zahlreichen Funktionen ausstatten. Folgedessen ist eine effektive Zusammenarbeit möglich.

Nutzen Sie die hohe Flexibilität und passen Sie die Funktionen an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eine positive User Experience, die für ein hohes Maß an Motivation und Leistungsfähigkeit sorgt. Anstatt zwischen mehreren unabhängigen Plattformen zu navigieren und zurechtfinden zu müssen, ermöglicht ein zentraler Ort der Organisation von interner Kommunikation informationelle und soziale Vorteile. Denn erst die firmenspezifischen Inhalte machen die Plattform für Nutzer richtig relevant und bauen einen digitalen Arbeitsplatz auf. Diese Veränderung zeichnet sich durch ein hohes Maß an mobiler Effizienz sowie der daraus neuen Antriebskraft und resultierenden Produktivitätssteigerung aus.

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